Art.º 11 · Despacho n.º 14843/2024 — Áreas na dependência direta do Coordenador da CMA

1 -Na direta dependência do Coordenador da CMA, estão as seguintes áreas funcionais:
1. a)Arquivo Municipal;
2. b)Modernização Administrativa;
3. c)Informática e Novas Tecnologias de Informação;
4. d)Auditoria Interna.
2 -Na área funcional do Arquivo Municipal, compete, designadamente à CMA:
1. a)Superintender o sistema de gestão documental, propondo a adoção de planos adequados para a gestão da documentação e informação orgânica, independentemente da sua data e suporte original;
2. b)Garantir o controlo ambiental e condições adequadas para a boa conservação do património arquivístico, sob sua custódia;
3. c)Organizar e promover soluções informáticas para a gestão integrada e continuada do sistema de arquivo e de gestão documental;
4. d)Promover a transferência regular da documentação/informação dos diversos serviços da Câmara Municipal para o Arquivo Municipal;
5. e)Arquivar a documentação e informação remetida pelos diversos serviços da Câmara Municipal;
6. f)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
7. g)Facultar o acesso ao Arquivo Municipal de acordo com a lei em vigor;
8. h)Garantir a defesa e salvaguarda do espólio, coleções e documentos com valor histórico e patrimonial da Câmara Municipal da Lourinhã e de outras Organizações, públicas ou privadas;
9. i)Promover o conhecimento dos fundos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes no Município da Lourinhã, através do seu recenseamento e da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos.
10. j)A gestão integrada/continuada de toda a documentação e informação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal, independentemente da sua data, formato e suporte originais;
11. k)Proceder à recolha e tratamento dos arquivos e espólios documentais pertencentes a outras entidades com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e/ou informativo, desde que solicitado para esses efeitos;
12. l)Garantir o fornecimento aos utentes internos e externos de reproduções dos documentos à sua guarda, salvo quando estiver em causa o direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação, nos termos da lei;
13. m)Divulgar e difundir todo o património documental da Câmara Municipal da Lourinhã, tanto a nível nacional como internacional.
3 -Na área funcional da Modernização Administrativa, compete à CMA:
1. a)Estudar e propor soluções para a simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos;
2. b)Estudar e propor soluções conducentes à modernização dos sistemas informativos, administrativos e operacionais;
3. c)Assegurar a compatibilização entre os procedimentos definidos e a sua informatização;
4. d)Propor a simplificação dos procedimentos administrativos e a sua uniformização;
5. e)Promover o estabelecimento de regras de articulação entre os vários serviços municipais que permitam uma comunicação fluida e eficaz;
6. f)Elaborar estudos no sentido de se reduzir os tempos de resposta às solicitações dos munícipes;
7. g)Implementar métodos de gestão pública mais eficaz, eficiente e orientada para o cidadão;
8. h)Fazer diagnósticos e levantamentos de procedimentos administrativos e operacionais dos serviços, sempre que solicitados superiormente;
9. i)Elaborar manuais de procedimento para todos os serviços operacionais e instrumentais;
10. j)Assegurar a eficácia da articulação administrativa e documental entre as várias unidades orgânicas;
11. k)Assegurar a coordenação das equipas e o desenvolvimento dos trabalhos no âmbito dos processos de modernização administrativa;
12. l)Colaborar nos processos eleitorais.
4 -Na área funcional de Informática e Novas Tecnologias de Informação, compete à CMA:
1. a)Gerir o sistema informático da autarquia, nomeadamente:
  a. Assegurar a gestão do sistema exercendo funções de administrador da rede e da base de dados;
  b. Assegurar o funcionamento do Sistema;
  c. Propor medidas de substituição e modernização dos equipamentos e de expansão do Sistema;
  d. Estabelecer com os fornecedores e serviços contratados ligações necessárias com vista à eliminação de erros e à alteração dos programas nos prazos que permitam cumprir as normas legais ou regulamentares;
  e. Propor a aquisição e executar/acompanhar a implementação de novas aplicações, equipamentos ou soluções informáticas, em articulação com os serviços destinatários em função da matéria;
  f. Dar apoio a todos os serviços em questões de funcionalidade do Sistema;
  g. Efetuar cópias de seguranças diárias da informação contida nos servidores;
  h. Promover o uso da internet e correio eletrónico interno dos serviços;
  i. Colaborar com todos os serviços na utilização dos equipamentos, aplicações e restantes funcionalidades;
  j. Executar a informatização dos serviços, elaborar pareceres e estudos de diagnóstico e propor medidas para o tratamento informático das atividades dos serviços;
  k. Manter níveis de stocks de todos os suportes e consumíveis informáticos;
  l. Promover a formação dos funcionários da Autarquia, ou dar parecer, no sentido de poderem utilizar com a máxima eficiência as aplicações informáticas com que trabalham;
  m. Organizar a documentação técnica e administrativa do Setor e zelar pelo licenciamento de software adquirido.
2. b)Gerir as telecomunicações fixas e móveis dos serviços afetos à Câmara Municipal, incluindo estabelecimentos de Educação e Ensino da sua competência;
5 -Na área funcional de Auditoria Interna, compete à CMA:
1. a)Desenvolver as atividades que especificamente lhe forem distribuídas em função das especialidades que a integram, com o objetivo de se assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada, eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos documentos;
2. b)Avaliar de forma independente a organização, funcionamento dos serviços e controlo interno, identificando as áreas que requeiram atenção especial e as que apresentem problemas ou insuficiências que careçam de solução;
3. c)Propor medidas corretivas e apresentar sugestões para melhorar o funcionamento dos serviços e eliminar ou atenuar as principais deficiências detetadas e os riscos que lhe estão associados.
6 -Além das competências previstas nos números anteriores, compete-lhe ainda as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores;

Artigo 11.º — Áreas na dependência direta do Coordenador da CMA

Histórico de Alterações