Art.º 5 · Despacho n.º 1793/2019 — Departamento de Apoio ao Administrador

1 -O Departamento de Apoio ao Administrador compreende os seguintes Gabinetes e Divisões:
1. a)Gabinete de Apoio Jurídico;
2. b)Gabinete da Qualidade e Auditoria;
3. c)Gabinete de Comunicação;
4. d)Gabinete de Sustentabilidade;
5. e)Divisão de Fiscalização, Manutenção e Segurança;
6. f)Divisão de Sistemas de Informação;
7. g)Divisão de Recursos Humanos.
2 -O Departamento de Apoio ao Administrador exerce as suas atribuições nos domínios da gestão transversal dos Serviços, competindo-lhe:
1. a)Definir os objetivos de atuação, tendo em conta os objetivos gerais estabelecidos pelos Serviços;
2. b)Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços do departamento, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;
3. c)Garantir a coordenação das atividades e a qualidade técnica da prestação dos mesmos;
4. d)Gerir com rigor e eficiência os recursos humanos, patrimoniais e tecnológicos afetos ao departamento;
5. e)Analisar os sistemas de informação e de controlo interno associados à gestão de despesa e de receita e identificação das áreas de risco;
6. f)Analisar e avaliar, em termos de economia, eficiência e eficácia, as atividades do serviço, detetando e caracterizando os fatores e as situações condicionantes ou impeditivas da realização dos objetivos superiormente definidos;
7. g)Promover a elaboração dos planos de atividades dos Serviços;
8. h)Pronunciar-se sobre a evolução da execução dos planos anuais e plurianuais de atividades em articulação com a execução dos orçamentos anuais e plurianuais, propondo as medidas de natureza corretiva que se imponham;
9. i)Promover a elaboração do relatório de atividades e contas dos Serviços;
10. j)Preparar e difundir informação técnica e documentos de trabalho, na perspetiva da simplificação administrativa e dos métodos de trabalho, com vista à desburocratização dos modos de funcionamento dos Serviços e da sua relação com os utentes e as partes interessadas;
11. k)Acompanhar as ações de planeamento, programação material e financeira dos projetos de investimentos em infraestruturas, orçamentação, controlo e avaliação da respetiva execução financeira;
12. l)Garantir o cumprimento do regulamento de proteção de dados e promover auditorias no âmbito do referido regulamento;
13. m)Outras funções que lhe sejam cometidas.
3 -O Departamento de Apoio ao Administrador, é apoiado por um secretariado, com as seguintes atribuições:
1. a)Organizar a agenda do Administrador;
2. b)Apoiar em termos administrativos o Administrador e o diretor de departamento;
3. c)Assegurar a comunicação do Administrador com interlocutores internos e externos;
4. d)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;
5. e)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
6. f)Organizar o arquivo geral do departamento e assegurar o seu funcionamento;
7. g)Gerir o parque de viaturas, orientar e controlar as datas de inspeção das viaturas;
8. h)Gerir os registos das deslocações, gastos e manutenção das viaturas;
9. i)Prestar apoio nas deslocações dos diversos departamentos e do Administrador.

Artigo 5.º — Departamento de Apoio ao Administrador

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