Art.º 34 · Despacho n.º 198/2020 — Divisão Administrativa (DA)

1 -A Divisão Administrativa designada abreviadamente por DA, dirigida por um/a Chefe de Divisão, diretamente dependente do Presidente da Câmara, tem como missão assegurar todos os procedimentos e tarefas de caráter administrativo relacionados com a gestão do Município, que lhe sejam cometidas pela respetiva dirigente e executar outras funções que lhe sejam cometidas por despacho do Presidente da Câmara ou Vereadores, procedimentos esses efetuados através das competentes secções e serviços.
2 -Para a prossecução da sua missão, compete à DA, através dos seus Serviços e Seções, desempenhar nomeadamente as seguintes funções:
1. 2.1 -Serviço de Apoio Administrativo:
2. a)Assegurar o apoio administrativo ao responsável hierárquico, bem como à unidade orgânica em que se insere;
3. b)Minutar e processar textos e ofícios relacionados com o expediente dos processos que corram pela respetiva divisão;
4. c)Organizar o arquivo da unidade orgânica;
5. d)Proceder à recolha e tratamento de dados destinados à elaboração de informação para planeamento e gestão corrente;
6. e)Proceder à análise e verificação da instrução de processos da competência da Divisão;
7. f)Organizar e manter atualizados os ficheiros da Divisão;
8. g)Cumprir os procedimentos internos, contribuindo para a sua melhoria contínua, suportada por uma avaliação crítica sistemática e pela formulação de propostas de alteração;
9. h)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
10. 2.2 -Serviço Jurídico e de Contraordenações:
  O Serviço Jurídico, tem por missão zelar pela legalidade da atuação do município, prestando assessoria jurídica, assim como pugnar pela adequação e conformidade normativa dos procedimentos administrativos e dos atos, contratos e demais instrumentos jurídico institucionais do município, conferindo-lhes a confiança e certeza jurídicas.
  Compete ao Serviço Jurídico as seguintes funções:
11. a)Prestar apoio técnico-jurídico aos órgãos do Município e aos serviços municipais;
12. b)Participar na elaboração de normas, regulamentos, despachos, ordens de serviço e outros instrumentos técnico-administrativos;
13. c)Assegurar a instrução de inquéritos e processos disciplinares por determinação do Presidente ou da Câmara Municipal;
14. d)Apoiar a instrução e desenvolvimento dos processos de contraordenação;
15. e)Acompanhar os processos de contencioso judicial ou extrajudicial do Município;
16. f)Emitir pareceres jurídicos e informações relevantes;
17. g)Assegurar e concorrer para o aperfeiçoamento técnico-jurídico dos atos administrativos municipais, designadamente através da elaboração de pareceres e da análise da conformidade legal das propostas de deliberação a submeter ao órgão executivo;
18. h)Proceder ao tratamento, classificação e organização de legislação, jurisprudência e doutrina de relevância municipal e promover a sua divulgação atual e oportuna junto dos serviços;
19. i)Assegurar a colaboração e resposta aos Tribunais, serviços do Ministério Público, Provedoria de Justiça, Inspeções-gerais e demais entidades públicas, em articulação com as unidades orgânicas envolvidas;
20. j)Obter, por solicitação da Câmara Municipal ou do Presidente, os pareceres jurídicos externos considerados necessários;
21. k)Assegurar, em articulação com os serviços municipais, a elaboração e revisão da regulamentação municipal;
22. l)Instruir e acompanhar, em todos os seus trâmites, os processos de expropriação por utilidade pública;
23. m)Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei, regulamento ou despacho superior.
24. 2.3 -Secção de Recursos Humanos:
  Compete-lhe, designadamente:
25. a)Manter atualizado e organizados os processos individuais dos trabalhadores da autarquia, de acordo com a legislação em vigor;
26. b)Assegurar e manter atualizado o cadastro de pessoal, bem como o registo e controlo de assiduidade;
27. c)Executar as ações administrativas relativas ao recrutamento e cessação de funções do pessoal;
28. d)Lavrar contratos de pessoal e termos de posse;
29. e)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente os relativos a abonos de família e prestações complementares, ADSE, Caixa Geral de Aposentações e Segurança Social;
30. f)Processar vencimentos e remunerações complementares;
31. g)Elaborar o mapa de férias do pessoal, bem como informar os serviços do número de dias de férias a que cada um tem direito a gozar em cada ano;
32. h)Organizar os processos de acidentes em serviço;
33. i)Elaborar anualmente o balanço social;
34. j)Apoiar a instrução de processos de inquérito, disciplinares e outros;
35. k)Executar mapas, estatísticas ou informações sobre todo o serviço desta secção;
36. l)Remeter todas as informações pedidas por Entidades da Administração Central;
37. m)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou despacho superior.
38. 2.4 -Secção de Apoio Geral e Atendimento Público:
  A Secção tem como missão assegurar o atendimento personalizado dos munícipes/utentes, no âmbito da contratação de serviços no domínio das atribuições do Município, com o fim de garantir uma prestação de serviços de excelência e desencadear todas as medidas e procedimentos que lhe são inerentes, cumprindo os prazos legal e regulamentarmente estabelecidos.
  Para a prossecução da sua missão, compete-lhe através dos seus Serviços as seguintes funções:
39. 2.4.1 -Serviço de Expediente, Arquivo e Modernização
40. a)Executar as atividades e tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos, dentro dos prazos respetivos;
41. b)Assegurar as funções legalmente cometidas à Câmara Municipal, respeitantes aos atos eleitorais;
42. c)Registar, afixar e arquivar avisos e editais, bem como outros documentos que careçam do mesmo tratamento;
43. d)Assegurar as comunicações telefónicas com o exterior;
44. e)Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos, que lhes sejam remetidos pelos serviços do Município;
45. f)Gerir e manter em boa ordem os arquivos municipais;
46. g)Seleção e destruição de documentos que se encontrem legalmente ultrapassados;
47. h)Efetuar todos os demais procedimentos e tarefas que lhe forem impostas por lei, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
48. 2.4.2 -Serviço de Águas, Taxas e Licenças:
49. a)Assegurar a recolha e tratamento de informação, no que respeita a tarifas relativas a consumo de água e tarifas conexas e correspondente faturação;
50. b)Desencadear os procedimentos necessários à realização de leituras e proceder à emissão da respetiva faturação;
51. c)Efetuar o tratamento da correspondência devolvida, nomeadamente, no que concerne a faturas e avisos de corte;
52. d)Desenvolver o expediente necessário aos processos de restituição, anulação ou acertos de débitos reclamados, depois de devidamente comprovados;
53. e)Efetuar os procedimentos administrativos necessários à celebração, modificação e denúncia de contratos de fornecimento de água, de recolha de águas residuais domésticas e resíduos sólidos urbanos;
54. f)Prestar informações e os esclarecimentos necessários aos munícipes bem como realizar a análise técnico-administrativa e respetivo encaminhamento das reclamações inerentes ao serviço;
55. g)Proceder à elaboração de planos de pagamento em prestações após aprovação dos respetivos pedidos;
56. h)Prestar esclarecimentos aos utilizadores, via telefone e encaminhamento e resposta das solicitações, inerentes ao serviço, recebidas através de correio eletrónico;
57. i)Proceder ao reporte de informação à ERSAR - Entidade Reguladora;
58. j)Realizar todos os procedimentos administrativos previstos nos Regulamentos do Serviço de Abastecimento Público de Água, de Águas Residuais e Recolha de Resíduos;
59. k)Acompanhar a elaboração de Regulamentos e suas alterações com implicação ao nível da liquidação e cobrança de receita;
60. l)Analisar os pedidos de redução ou isenção de taxas, de reembolsos e de pagamentos em prestações das matérias da competência do serviço de taxas e licenças;
61. m)Análise, gestão e atualização dos licenciamentos anuais relativos a publicidade e ocupação do espaço público, jogos de fortuna e azar e outros que decorram de normas regulamentares ou legais;
62. n)Liquidar taxas, licenças e demais rendimentos do município;
63. o)Efetuar a análise e acompanhamento de todo o expediente, relacionados com os processos inerentes ao serviço;
64. p)Efetuar o acompanhamento e atualização das rendas das lojas e bancas do Mercado Municipal e processamento da respetiva faturação;
65. q)Efetuar a análise dos procedimentos administrativos relativos ao Cemitério Municipal;
66. r)Efetuar a análise e acompanhamento dos licenciamentos diversos de competência municipal;
67. s)Colaborar com outros serviços, no sentido de dar resposta aos pedidos solicitados;
68. t)Processar a faturação anual do Desporto Escolar;
69. u)Efetuar todos os demais procedimentos e tarefas que lhe forem impostas por lei, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
70. 2.5 -Serviço de Apoio aos Órgãos:
71. a)Assegurar o apoio administrativo e de secretariado aos Órgãos Municipais;
72. b)Recolher e coordenar os assuntos tratados nas reuniões da Câmara Municipal e nas sessões da Assembleia Municipal, elaborando as respetivas minutas e atas;
73. c)Providenciar o tratamento dos documentos e envio da ordem de trabalho no prazo legalmente estabelecido;
74. d)Elaborar os editais das deliberações dos órgãos municipais e proceder à respetiva publicitação;
75. e)Providenciar a digitalização das atas e respetiva publicitação na página oficial do Município;
76. f)Manter atualizada a pasta de partilha destinada às atas dos órgãos municipais;
77. g)Efetuar todos os demais procedimentos e tarefas que lhe forem impostas por lei, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
78. 2.6 -Balcão Integrado de Atendimento:
79. a)Promover a modernização da prestação de serviços públicos, através do atendimento digital assistido com o objetivo de desburocratizar e simplificar procedimentos;
80. b)Assegurar o atendimento ao público nas suas diversas áreas, garantindo um atendimento integrado (presencial e digital);
81. c)Assegurar a gestão de todo o atendimento, garantindo o correto encaminhamento dos processos resultantes das ações de atendimento;
82. d)Rececionar reclamações e sugestões apresentadas pelos munícipes/utentes, presencialmente;
83. e)Prestar todas as informações aos munícipes;
84. f)Apoiar os munícipes no atendimento digital assistido, garantindo a correta utilização dos meios informáticos que tenham à sua disposição;
85. g)Efetuar os procedimentos inerentes ao Espaço do Cidadão, no âmbito do protocolo celebrado com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P., nomeadamente: Apoiar os munícipes na utilização dos meios informáticos que tenham à sua disposição, garantindo a sua correta utilização, no atendimento digital assistido; Prestar serviços de outros organismos da Administração Pública, nomeadamente: ACT; ADSE Direta e Serviços Atendimento; IGAC; DGC; SEF; ISS; ISS CNP; CGA; IMT; Portal do Cidadão; Conferência da receita e envio dos mapas para contabilidade e digitalização e envio (via CTT) dos documentos ADSE;
86. h)Efetuar todos os demais procedimentos e tarefas que lhe forem impostas por lei, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
87. 2.7 -Serviço de Execuções Fiscais:
88. a)Proceder à cobrança coerciva de dívidas referentes a receitas municipais não pagas dentro do prazo de pagamento voluntário;
89. b)Proceder à instrução dos processos de execução fiscal, analisando em conformidade legal as respetivas certidões de dívida, procedendo à sua autuação e tramitação, de acordo com as formalidades previstas no Código de Procedimento e de Processo Tributário e Lei Geral Tributária;
90. c)Assegurar o atendimento dos executados e encaminhamento para os serviços emissores de dívida;
91. d)Proceder ao envio das certidões de dívida para a Autoridade Tributária para efeitos de cobrança coerciva, ao abrigo do protocolo estabelecido com aquela entidade;
92. e)Efetuar todos os demais procedimentos e tarefas que lhe forem impostas por lei, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
93. 2.8 -Secção de Contratação Pública:
94. 2.8.1 -Compete ao Serviço de Aprovisionamento:
95. a)Executar todo o expediente relativo à aquisição de bens e serviços (requisições, correspondência, consultas, concursos, procedimentos, adjudicações, hastas públicas, entre outros);
96. b)Rececionar as faturas, providenciar o seu registo e conferência;
97. c)Controlar e providenciar para que os depósitos de livros, impressos e material de expediente se encontrem sempre devidamente abastecidos, elaborando contas correntes de todas as aquisições e consumos;
98. d)Elaborar e manter atualizado um ficheiro de todos os fornecedores do Município com indicação dos respetivos ramos de atividade;
99. e)Transmitir ao sector do património toda a informação relevante para o necessário tratamento, nomeadamente com vista à inventariação de todas as aquisições que façam parte do imobilizado corpóreo da autarquia;
100. f)Proceder ao movimento de entradas através de guias de remessa e notas de devolução;
101. g)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei ou por despacho superior.
102. 2.8.2 -Compete ao Serviço de Gestão de Stocks:
103. a)Dar saída dos bens armazenados através das requisições emitidas pelos respetivos serviços e visadas pelos responsáveis;
104. b)Controlar, através do sistema informático a situação dos stocks de forma a que não se verifiquem roturas;
105. c)Ter em especial atenção tudo o que dispõem as Normas de Controlo Interno;
106. d)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou despacho superior.
107. 2.8.3 -Compete ao Serviço de Empreitadas:
108. a)Executar todo o expediente relativo à aquisição de empreitadas (requisições, correspondência, consultas, concursos, procedimentos, adjudicações, entre outros);
109. b)Colaborar na elaboração dos programas de concurso e cadernos de encargos destinados à adjudicação de estudos técnicos, elaboração de projetos e de empreitadas de obras públicas;
110. c)Promover a junção dos elementos indispensáveis à instrução dos processos de concurso para a adjudicação de projetos e empreitadas de obras públicas;
111. d)Analisar e informar as propostas dos concorrentes quanto a procedimentos que não impliquem a constituição de júri para o efeito, em colaboração com o serviço respetivo;
112. e)Ter em especial atenção tudo o que dispõem as Normas de Controlo Interno;
113. f)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou despacho superior.
114. 2.8.4 -Compete ao Serviço de Contratos Públicos:
115. a)Executar as tarefas inerentes à celebração dos atos notariais, designadamente as escrituras;
116. b)Elaborar relações e resumos dos mesmos atos e remetê-los às entidades competentes;
117. c)Elaborar ficheiros por índices dos outorgantes;
118. d)Elaborar e ter em dia todos os livros do serviço;
119. e)Fazer a necessária ligação com o setor do património no sentido de manter em dia os registos dos imóveis adquiridos ou alienados pela Câmara Municipal;
120. f)Preparar e elaborar todos os contratos nos quais intervenha o Oficial Público designado pelo Presidente da Câmara;
121. g)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou despacho superior.
3 -À DA compete, ainda, praticar todos os atos não explicitamente referidos mas necessários e inerentes ao cabal e completo desempenho da sua missão e que visem a prossecução dos objetivos que anualmente lhe forem fixados.

Artigo 34.º — Divisão Administrativa (DA)

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