Ao Serviço de Atendimento e Apoio ao Cidadão incumbem as seguintes funções:
- 1 -No âmbito do Balcão Único de Atendimento, Espaços Cidadão e Lojas do Munícipe:
- a)Receber, conferir e registar os requerimentos, formulários, reclamações e demais documentos entregues pelos cidadãos, agentes económicos e instituições presencialmente;
- b)Prestar as informações e esclarecimentos solicitados pelos cidadãos e agentes económicos;
- c)Tratar as solicitações que possam ser efetuadas no imediato, no sentido da rápida e adequada satisfação dos cidadãos, agentes económicos e instituições presencialmente;
- d)Registar e submeter no Balcão do Empreendedor (BdE) os formulários eletrónicos relativos às atividades económicas, no âmbito do atendimento presencial;
- e)Receber dos cidadãos, agentes económicos e instituições as taxas, tarifas ou outros pagamentos entregues presencialemente;
- f)Assegurar a gestão e organização dos EC, em articulação com a AMA, IP e mediar o atendimento dos serviços online disponibilizados pela Administração Central aos cidadãos;
- g)Informar, esclarecer e prestar todo o apoio necessário aos cidadãos e agentes económicos relativamente aos requisitos necessários para realização dos serviços disponíveis nos EC presencialmente;
- h)Disponibilizar os serviços prestados pelo BUA, nas Lojas Munícipe localizadas junto aos EC, de modo a assegurar canais alternativos de atendimento e critérios de aproximação, acessibilidade e comodidade para os cidadãos e agentes económicos;
- i)Promover a informação ao consumidor, nomeadamente em relação à defesa dos seus direitos e promovendo o recurso à mediação de conflitos, bem como colaborar com entidades e associações de defesa do consumidor;
- j)Garantir o suporte ao BackOffice, sempre que necessário.
- 2 -No âmbito da Receção e Telefone:
- a)Assegurar o serviço de receção do edifício dos Paços do Concelho, gerindo e controlando o acesso de pessoas externas aos serviços;
- b)Garantir a interligação telefónica, através do número geral do município, entre os serviços da Câmara Municipal e o exterior, procedendo ao encaminhamento de chamadas quando solicitado;
- c)Acolher, prestar as primeiras informações, encaminhar e acompanhar os cidadãos para os serviços adequados, registando as entradas para as reuniões técnicas e/ou reuniões com o Órgão Executivo;
- d)Registar os agendamentos para as reuniões com os técnicos do município, bem como com a presidência, por marcação presencial ou telefónica, e assegurar a sua confirmação ao cidadão;
- e)Manter atualizada e divulgar a lista de contactos internos;
- f)Gerir a informação afixada ou publicada no espaço da receção e garantir a sua atualização;
- g)Assegurar a abertura e encerramento do sistema de gestão de atendimento de senhas, bem como a alimentação de papel da dispensadora de senhas;
- h)Gerir a caixa de sugestões e opiniões;
- i)Gerir e controlar o chaveiro do edifício;
- j)Registar no formulário eletrónico, disponível no site do município, pedidos de recolha de monos, comunicação de ninhos de vespas velutinas e comunicação de leituras de água, a pedido dos munícipes presencialmente no espaço da receção ou por telefone;
- k)Prestar apoio ao BUA e EC.
- 3 -No âmbito do BackOffice:
- a)Atender as chamadas da Linha +Atendimento, assegurando o serviço de call back;
- b)Assegurar o serviço de Webchat, respondendo a todas as questões colocadas;
- c)Prestar as informações ou esclarecimentos solicitados pelos cidadãos, agentes económicos e instituições, telefonicamente ou por email, através da linha +Atendimento ou do email [email protected];
- d)Analisar e validar os registos dos utilizadores dos serviços online, bem como notificar os mesmos, caso esteja em falta algum elemento/informação, sendo concedido um prazo para o efeito;
- e)Gerir a informação a disponibilizar no atendimento multicanal integrado (presencial, telefónico e online), em articulação com os serviços municipais, assegurando a sua atualização, uniformização, clareza e coerência;
- f)Assegurar os serviços de registo e encaminhamento de toda a correspondência institucional rececionada (correio postal e eletrónico), incluindo a sua classificação, de acordo com a Tabela de Seleção, bem como garantir a respetiva digitalização;
- g)Criar, para cada registo de entrada, o respetivo processo digital, sempre que não tenha sido criado automaticamente pelo sistema informático e quando aplicável;
- h)Efetuar o saneamento e apreciação liminar das solicitações recebidas do BUA, Lojas Munícipe e Serviços Online, verificando a identificação do requerente, do pedido ou da localização (quando aplicável), bem como dos elementos instrutórios exigíveis e indispensáveis ao conhecimento da pretensão e cuja falta não possa ser oficiosamente suprida;
- i)Notificar o requerente para o aperfeiçoamento do pedido, caso esteja em falta algum elemento, sendo concedido um prazo para o efeito, ou se for o caso, notificar de rejeição liminar;
- j)Encaminhar, na aplicação de gestão documental, os registos não sujeitos a saneamento e apreciação liminar por parte deste serviço, designadamente assuntos de águas e saneamento, urbanização e edificação, recursos humanos e financeiros para os serviços a que se destinam;
- k)Assegurar e promover a correta manutenção/criação das entidades (novas, correções e duplicações) da base de dados do Município;
- l)Assegurar a expedição via CTT de todo o correio postal para o exterior;
- m)Guardar os documentos físicos rececionados por ordem cronológica;
- n)Gerir os pedidos de Licença especial de ruído e de Autorização prévia para utilização, em espaços rurais, de fogo-de-artificio ou outros artefactos pirotécnicos. Esta gestão compreende a análise liminar do pedido, a solicitação de informações técnicas necessárias ao serviço competente, o cálculo de taxas administrativas, a apreciação da isenção de taxas, caso tenha sido solicitada, colher os pareceres e despachos necessários, emitir os correspondentes títulos e zelar pelo arquivamento dos pedidos;
- o)Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões, licenças, autenticações e notificações;
- p)Garantir o suporte ao BUA, sempre que necessário.