Art.º 12 · Despacho n.º 4201/2022 — Divisão de Administração Geral

1 -À Divisão de Administração Geral, a cargo de um chefe de divisão municipal, compete, genericamente:
1. a)Assegurar a atividade administrativa da Câmara, quando, nos termos do presente Regulamento, esta função não estiver cometida a outros serviços;
2. b)Proceder à gestão administrativa do pessoal ao serviço da câmara, assegurando o cumprimento e divulgação de todas as normas que imponham deveres ou confiram direitos aos trabalhadores;
3. c)Propor critérios de seleção e recrutamento dos trabalhadores e de contratação de pessoal;
4. d)Proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual e dinamizar a sua implementação;
5. e)Processar todos os vencimentos e abonos complementares;
6. f)Manter atualizados os processos e cadastros de pessoal.
2 -No âmbito da Divisão de Administração Geral, são organizados os seguintes serviços:
1. a)Serviço de Expediente, ao qual compete:
1 -Assegurar o serviço de expediente, nomeadamente a receção, o registo, a classificação, a distribuição, a expedição e o arquivo da correspondência e da documentação interna;
2 -Assegurar a difusão das decisões e diretivas dos órgãos e serviços municipais, pelos meios adequados;
3 -Organizar os atos inerentes aos processos eleitorais;
4 -Proceder a licenciamentos diversos, com exceção dos licenciamentos urbanísticos e dos licenciamentos de publicidade e esplanadas;
5 -Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões, autenticações e notificações;
6 -Assegurar a prestação dos serviços auxiliares de limpeza e vigilância das instalações;
7 -Assegurar o serviço de telefone.
1. b)Serviço de Atendimento Personalizado, ao qual compete:
1 -Atender o público, receber as suas petições, prestar informações e dar o normal encaminhamento dos pedidos formulados para os serviços competentes para a normal prossecução dos mesmos.
2 -Obter junto dos vários serviços municipais, as informações necessárias para que, de uma forma centralizada, seja prestado um completo esclarecimento ao cliente/munícipe.
1. c)Serviço de Gestão de Recursos Humanos, ao qual compete:
1 -Planear, programar, coordenar e controlar as atividades relativas à gestão de recursos humanos da CME designadamente: o recrutamento e seleção, a formação e a avaliação de desempenho e a gestão administrativa do pessoal de acordo com as normas regulamentares e as orientações estratégicas definidas pela Câmara Municipal ou pelo seu Presidente;
2 -Elaborar o Balanço Social e outros instrumentos de apoio à gestão em articulação com as restantes áreas;
3 -Analisar a informação resultante do processo de avaliação de desempenho, de modo a promover o processo de valorização das competências dos recursos humanos;
4 -Elaborar o mapa de pessoal anual da CME em articulação com as restantes áreas;
5 -Analisar e colaborar na elaboração de regulamentos e providenciar pela atualidade e exequibilidade das disposições legais e regulamentares em vigor;
6 -Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
7 -Preparar e instruir os processos relativos aos procedimentos concursais;
8 -Organizar e preparar os processos relativos aos contratos de trabalho;
9 -Organizar os processos de mobilidade;
10 -Instruir os processos de aposentação;
11 -Em colaboração com o Serviço de Saúde e Segurança no Trabalho, organizar os processos de acidente em serviço;
12 -Assegurar os procedimentos relativos a estágios curriculares e profissionais, assegurando a ligação com as entidades externas e controlando a sua execução;
13 -Proceder ao registo do cadastro de todos os trabalhadores da CME;
14 -Fornecer elementos estatísticos acerca da gestão de pessoal;
15 -Promover o processamento mensal de vencimentos e abonos dos trabalhadores;
16 -Organizar os processos respeitantes a abono de família, estatuto trabalhador-estudante, subsídios e abonos complementares e ADSE;
17 -Tratar e controlar os processos relativos a trabalho extraordinário;
18 -Assegurar o controlo de assiduidade do pessoal e respetivo gozo de licenças;
19 -Promover a verificação de faltas nos termos da lei;
20 -Proceder à inscrição obrigatória dos funcionários nas instituições previstas na lei;
21 -Elaborar mapas de quotizações para as instituições de previdência social, sindicatos e outras entidades;
22 -Gerir o processo de elaboração do mapa de férias anual e acompanhar a sua execução.
1. d)Serviço de Gestão de Capital Intelectual, ao qual compete:
1 -Realizar o levantamento de necessidades de formação e colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal da CME e elaborar, para aprovação, o plano anual de formação bem como dinamizar a sua implementação;
2 -Planear e organizar as ações de formação internas e externas tendo em vista a valorização profissional dos trabalhadores e a elevação dos índices de preparação necessários ao exercício de funções e à melhoria do funcionamento dos diferentes serviços;
3 -Proceder à avaliação anual da formação e elaborar o respetivo relatório;
4 -Efetuar a análise do conteúdo dos postos de trabalho e perfis funcionais;
5 -Gerir o processo de implementação e aplicação contínua do Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho (SIADAP), garantindo a sua correta aplicação.
1. e)Serviço de Notariado, ao qual compete:
1 -Prestar o apoio técnico e administrativo ao exercício das funções do oficial público;
2 -Instruir, sanear e elaborar escrituras públicas, contratos escritos, e outros atos formais, para os quais não é legalmente exigida a forma de documento autêntico, com exceção dos contratos de pessoal e dos que devam ser assinados no exterior, assegurando o cumprimento das decisões dos órgãos municipais competentes, bem como de todas as obrigações legais;
3 -Comunicar a constituição e os estatutos das empresas municipais, bem como as respetivas alterações, ao Ministério Público e assegurar a respetiva publicação no Diário da República e num dos jornais mais lidos do concelho;
4 -Remeter aos serviços competentes da administração central, ou outras entidades públicas, as informações, os documentos, as certidões ou a fotocópias exigidos por lei;
5 -Organizar o arquivo e registo interno de toda a documentação, nomeadamente no que respeita a livros de notas, maços de documentos, contratos escritos, selo e emolumentos;
6 -Certificar e autenticar documentos, no âmbito da sua competência;
7 -Assegurar, com a colaboração das unidades orgânicas envolvidas, todos os procedimentos administrativos e formalidades relativas à obtenção de visto do Tribunal de Contas, em matéria de fiscalização prévia e concomitantes;
8 -Manter atualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do município, quando resultantes dos atos notariais;
9 -Exercer outras funções que lhe sejam legalmente atribuídas.
1. f)Serviço de Património, ao qual compete:
1 -Efetuar a gestão do Património edificado que não esteja sob a direta dependência de outro departamento;
2 -Proceder ao tratamento e sistematização da informação que assegure o inventário e cadastro de todos os bens móveis e imóveis, do domínio público ou privado do Município, atualizando permanentemente os seus elementos;
3 -Inventariar e atualizar as participações sociais em entidades societárias e não societárias;
4 -Elaborar o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis e proceder à verificação e comparação sistemática entre as fichas de carga e os mapas de inventário;
5 -Efetuar o registo interno de todos os bens, com base nas fichas de imobilizado, etiquetando, designadamente, mobiliário e equipamento existente nos serviços ou deslocados para outros organismos;
6 -Efetuar a verificação e comparação física dos bens do ativo imobilizado com os respetivos registos, procedendo às regularizações a que houver lugar;
7 -Efetuar reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos do imobilizado, quanto aos montantes de aquisição e das amortizações acumuladas;
8 -Efetuar o cálculo das quotas de amortização e reintegração correspondentes ao deperecimento das imobilizações corpóreas e incorpóreas, nos termos previstos na legislação aplicável;
9 -Assegurar a avaliação dos imóveis a adquirir ou a alienar;
10 -Promover a inscrição de matrizes prediais na Conservatória do Registo Predial, de todos os bens imóveis propriedade do Município;
11 -Instruir os processos de desafetação de bens do domínio público municipal;
12 -Propor a celebração de contratos de seguros, organizando e mantendo atualizada a carteira de seguros da Autarquia;
13 -Manter atualizado o respetivo arquivo de documentos e processos.

Artigo 12.º — Divisão de Administração Geral

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