Art.º 9 · Despacho n.º 4403/2019 — Atribuições comuns aos diversos serviços

1 -São atribuições comuns dos diversos serviços previstos na presente organização e estrutura, a exercer pelos titulares dos respetivos dirigentes e chefias intermédias, sem prejuízo do disposto nos n.os 1 e 2 do artigo 15.º da Lei n.º 49/2012, de 29 de agosto, as seguintes:
1. a)Racionalizar os recursos colocados à sua disposição, designadamente os recursos humanos, técnicos, financeiros e materiais;
2. b)Elaborar propostas de melhoria dos serviços e das metodologias de trabalho a apresentá-las superiormente;
3. c)Submeter a despacho superior, devidamente instruídos e informados, os assuntos que dependam da sua resolução e das várias unidades orgânicas da sua dependência;
4. d)Colaborar na elaboração dos instrumentos de gestão previsional, planos de atividades, orçamento e dos relatórios e contas;
5. e)Garantir a informação atempada aos serviços competentes de todas as incidências relativas aos seus trabalhadores, designadamente faltas, férias, licenças, resultados da avaliação do desempenho, formação e dispensas;
6. f)Garantir o cumprimento das decisões, despachos e deliberações dos órgãos nas matérias relativas aos respetivos serviços;
7. g)Promover ações de desburocratização dos procedimentos, cumprindo a legislação aplicável em vigor;
8. h)Identificar as necessidades de formação específica adequada dos trabalhadores da sua unidade orgânica e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;
9. i)Implementar, monitorizar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços e trabalhadores na sua dependência, com vista à introdução de ações corretivas atempadas, garantindo a execução dos planos de atividades e a prossecução dos objetivos definidos;
10. j)Garantir a coordenação das atividades e a qualidade técnica da prestação dos serviços na sua dependência;
11. k)Assegurar o normal desenvolvimento da tramitação dos processos, zelando pelo cumprimento dos prazos, da legislação, normas e regulamentos aplicáveis e procedimentos legalmente instituídos;
12. l)Promover a motivação dos trabalhadores, designadamente através da sua responsabilização e autonomização, acompanhamento profissional, reafectação funcional e aquisição de competências;
13. m)Cumprir e fazer cumprir os Regulamentos, Normas e Posturas Municipais;
14. n)Garantir que os trabalhadores têm a informação necessária para a execução da sua atividade, esclarecendo-os sempre que isso se mostrar necessário;
15. o)Controlar a assiduidade, pontualidade e cumprimento do horário de trabalho por parte dos trabalhadores de si dependentes;
16. p)Emitir certidões de documentos arquivados na respetiva unidade orgânica, exceto quando contenham matéria confidencial ou reservada, e assegurar a restituição de documentos aos interessados;
17. q)Manter informados os superiores hierárquicos acerca da atividade dos serviços que dirige;
18. r)Assegurar a organização e controlo dos arquivos e ficheiros dos serviços que dirigir;
19. s)Coordenar, avaliar e supervisionar o pessoal e a atividade das unidades orgânicas sob a sua dependência, e assumir as respetivas competências sempre que se encontrar ausente ou não existir a respetiva chefia;
20. t)Manter organizado o seu arquivo;
21. u)Colaborar na elaboração dos diferentes instrumentos de planeamento, programação, orçamentação e de gestão da atividade dos serviços;
22. v)Elaborar e submeter à apreciação superior um relatório anual das atividades desenvolvidas;
23. w)Supervisionar a preparação de todos os processos relativos à unidade orgânica que dirige, para que possam ser emitidos os pareceres técnicos necessários e enviá-los a despacho superior;
24. x)Visar requisições para o fornecimento dos bens e serviços necessários ao funcionamento regular da respetiva unidade orgânica;
25. y)Conceber e desenvolver a arquitetura dos sistemas e tecnologias de informação, assegurando a sua gestão e continuada adequação aos objetivos da organização, bem com a desmaterialização administrativa procedimental;
26. z)Articular com os outros serviços a uniformização de procedimentos e ações de modernização administrativa, tendo em vista uma melhoria contínua dos serviços prestados ao munícipe;
27. aa)Articular e colaborar com a Comunidade Intermunicipal da Região de Coimbra em todas as atividades, projetos que se desenvolvam na área das suas competências, assegurando que são cumpridas todas as exigências e prazos estabelecidos;
28. bb)Promover regularmente reuniões de coordenação com as subunidades orgânicas e ou com os trabalhadores;
29. cc)Participar nas reuniões para que seja convocado pelo diretor de departamento ou pelo executivo;
30. dd)Providenciar pela existência de condições de higiene, segurança e bem-estar na sua unidade orgânica;
31. ee)Zelar pelas instalações, equipamentos e outros bens à sua responsabilidade;
32. ff)Participar na definição e implementação das políticas e dos programas da qualidade e da modernização, tendo em vista a melhoria contínua do desempenho e da qualidade do serviço prestado;
33. gg)Integrar, designadamente, júris de concursos, grupos de trabalho e conselhos consultivos para os quais seja designado;
34. hh)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior relativos à unidade orgânica que chefia.

Artigo 9.º — Atribuições comuns aos diversos serviços

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