1 - À Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compete a programação, organização, coordenação e direção integrada das atividades de carácter administrativo e jurídico, bem como a formação e gestão dos seus recursos humanos, no âmbito dos respetivos serviços, designadamente:
a) Planear, programar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;
b) Promover a execução de todas as tarefas que se insiram nos respetivos serviços, de acordo com as disposições aplicáveis e critérios de boa gestão;
c) Dar apoio aos órgãos do município;
d) Propor e colaborar em estudos e seleção de dados suscetíveis de tratamento informático;
e) Promover as tarefas administrativas à boa gestão do pessoal;
f) Desencadear as ações inerentes ao processo eleitoral;
g) Secretariar as reuniões da Câmara Municipal a Assembleia Municipal;
h) Assegurar a implementação do sistema de controlo interno na divisão;
i) Conceber, propor e implementar novas metodologias conducentes à obtenção de ganhos de eficácia, eficiência e satisfação dos utilizadores dos serviços;
j) Assegurar e promover o relacionamento funcional com as outras áreas orgânicas da Câmara;
k) Promover a melhoria do funcionamento dos serviços, no que respeita à estrutura, métodos de trabalho e equipamentos
l) Superintender o arquivo municipal;
m) Organizar e promover ações regulares de formação e aperfeiçoamento profissional de todo o pessoal do Município;
n) Gerir e garantir o sistema de gestão de qualidade dos serviços municipais;
o) Assegurar as demais funções que por lei ou por deliberação de câmara lhe sejam cometidas.
2 - A Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compreende os seguintes serviços, com as correspondentes competências:
a) Serviço de Administração Geral, que compreende as seguintes áreas de ação:
Expediente, onde podemos identificar as seguintes competências:
i) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e de outros documentos dentro dos prazos respetivos;
ii) Preparar o expediente relativo a eleições e referendos;
iii) Efetuar o expediente relativo à passagem de certidões da competência da Câmara Municipal, bem como o expediente relativo à autenticação dos documentos;
iv) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
v) Superintender e assegurar o serviço de telefone;
vi) Tratar da documentação inerente aos recintos para espetáculos a solicitação dos interessados;
vii) Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do serviço;
viii) Assegurar a receção, registo, classificação, expedição e arquivo de todos os documentos referentes à atividade dos órgãos do Município;
ix) Organizar e dar sequência aos processos administrativos que lhe sejam distribuídos;
x) Promover e assegurar os atos administrativos decorrentes da aplicação dos normativos da diretiva de serviços e licenciamento zero;
xi) Organizar os processos para concessão de licenças de queimadas;
xii) Organizar os processos para realização de provas desportivas e emitir as respetivas licenças;
xiii) Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo;
xiv) Organizar os processos para obtenção de cartas de caçador;
xv) Elaborar bases de dados específicas para cada ato administrativo, facilitando atos de consulta e pedidos de documentação;
xvi) Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do sector;
xvii) Colaborar na organização do processo de recenseamento militar e assegurar o expediente respeitante a assuntos militares;
xviii) Organizar os processos de atribuição de subsídio ao arrendamento e Habitalanhoso;
xix) Colaborar nos processos de atribuição de bolsas de estudo.
Balcão Único de Atendimento
i) Prestar apoio aos munícipes no seu relacionamento com os órgãos e serviços da Autarquia, tendo a rápida e adequada resposta às suas pretensões, no âmbito do princípio de uma Administração aberta e participada
ii) Promover a utilização de sistemas automatizados e interativos de atendimento e de divulgação aos munícipes das atividades/competências dos órgãos e serviços municipais, potenciando e facilitando a descentralização do atendimento aos interessados e a prestação de serviços públicos;
iii) Atender o público em todas as áreas inerentes ao desenvolvimento das competências municipais, designadamente obras particulares, taxas, licenças, recursos humanos, ação social, resíduos urbanos, desporto e educação, e garantir o acesso mediado em determinados procedimentos;
iv) Prestar informações aos munícipes;
v) Efetuar a receção de reclamações;
vi) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência, requerimentos, e outros documentos dentro dos respetivos prazos, bem como assegurar a expedição de todo o correio da autarquia;
vii) Garantir o encaminhamento correto dos processos para as áreas técnicas respetivas;
viii) Elaborar chamadas telefónicas e receber chamadas telefónicas;
ix) Anotar as solicitações que lhe sejam efetuadas e comunicá-las aos respetivos serviços;
x) Prestar apoio ao emigrante, dentro das seguintes linhas de ação:
Emissão de Certificados de Residência dos Cidadãos Comunitários;
Pedido de Pensões no Estrangeiro;
Equivalência e Reconhecimento de Habilitações Literárias adquiridas no Estrangeiros;
Troca de Cartas de Condução obtidas no estrangeiro;
Ajuda na legalização de Veículos Automóveis (Isenção do Imposto);
Qualquer tipo de apoio administrativo (correspondência recebida do estrageiro e elaboração de minutas para resposta aos mesmos).
xi) Exercer as demais funções que se enquadrem no seu âmbito ou lhe sejam superiormente determinadas.
b) Apoio ao Órgão Executivo - secção de apoio administrativo
À Secção de Apoio Administrativo do Órgão Executivo compreende o apoio administrativo a prestar ao órgão executivo do município a quem compete, designadamente:
i) Preparar a agenda e expediente das reuniões do órgão executivo;
ii) Certificar assuntos constantes das atas do órgão;
iii) Assegurar e secretariar as reuniões;
iv) Fotocopiar documentos de apoio às reuniões de Câmara e envio de elementos para os membros do Executivo;
v) Ações de relacionamento com as Juntas de Freguesia, Associação Nacional de Municípios e outros organismos;
vi) Diligenciar, administrativamente e sob direção superior, o seguimento das deliberações, interna e externamente;
vii) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço.
c) Arquivo Municipal
Aos serviços do Arquivo Municipal compete, designadamente:
i) Organizar e gerir o arquivo Geral Municipal;
ii) Catalogar e arquivar todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;
iii) Promover a informatização e digitalização do arquivo bem como gerir o seu processo de externalização;
iv) Definir as regras de organização e classificação dos arquivos administrativos, intermédios e histórico, em articulação com o núcleo documental Maria da Fonte;
v) Definir o plano de incorporações para os diversos serviços da Autarquia;
vi) Promover a atualização sistemática do plano de classificação do arquivo;
vii) Zelar pela manutenção e conservação dos documentos em arquivo e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;
viii) Promover a eficaz aplicação do regulamento municipal do Arquivo;
d) Recursos Humanos e Formação
Aos serviços de Recursos Humanos compete, designadamente:
i) Gerir o quadro de pessoal e elaborar o balanço social;
ii) Gerir os perfis de competências;
iii) Assegurar a gestão de carreiras;
iv) Organizar e manter atualizados os processos individuais;
v) Gerir o sistema de assiduidade;
vi) Processar as remunerações, abonos e suplementos;
vii) Apoio técnico e administrativo ao processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores, bem como o processo de indigitação e eleição da comissão paritária;
viii) Recolher e tratar dados para fins estatísticos e de gestão, designadamente quanto à assiduidade, trabalho extraordinário, ajudas de custo e comparticipação na doença;
ix) Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesas com pessoal;
x) Proceder ao levantamento e análise das necessidades de formação;
xi) Elaborar o plano anual de formação e proceder à sua divulgação, execução e avaliação;
xii) Envio de informação de recursos humanos às entidades tutelares;
xii) Gerir os procedimentos concursais.
e) Apoio Jurídico e Contraordenações
Os serviços de Apoio Jurídico e Contraordenações compreendem as seguintes áreas de ação, com as respetivas competências determinadas:
i) Prestar assessoria e consultadoria jurídica aos órgãos e aos serviços municipais;
ii) Elaborar informações, emitir pareceres técnico -jurídicos e efetuar estudos jurídicos;
iii) Dar parecer e acompanhar processos graciosos e contenciosos, nomeadamente os que incidam sobre petições diversas, reclamações, recursos, sindicâncias, inquéritos e estatuto disciplinar;
iv) Propor a adequada metodologia e acompanhar os processos litigiosos de expropriação, requisição, constituição de encargo, ónus, responsabilidade ou restrição que sejam pela lei consentidos para o desempenho regular das atribuições do município, até à sua conclusão, em articulação com a área de Património;
v) Assegurar e concorrer para o aperfeiçoamento técnico jurídico dos atos administrativos municipais;
vi) Após solicitação dos órgãos e ou pessoas competentes, fazer o adequado tratamento dos pareceres jurídicos externos considerados necessários, bem como elaborar os que forem pedidos por entidades exteriores, desde que haja permissão legal;
vii) Elaborar respostas e ou fornecer elementos solicitados pelos Tribunais, ou por entidades ou autoridades administrativas, que requeiram esclarecimentos jurídicos relativos à atividade da autarquia;
viii) Assegurar, em articulação com os advogados, o patrocínio nas ações propostas pela Câmara Municipal, ou contra ela, bem como a defesa dos titulares dos órgãos ou funcionários quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções.
ix) Assegurar a elaboração de respostas ou fornecimento de elementos solicitados pelos Tribunais, ou entidades públicas, ou autoridades administrativas, tutelares ou não, que requeiram esclarecimentos jurídicos relativos à atividade da autarquia, tendo em atenção os respetivos prazos;
x) Promover o apoio e o tratamento de todo o expediente que diga respeito ao patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara ou contra ela, bem como aos mandatários ao serviço do Município;
xi) Promover a tramitação e apoio jurídico no âmbito dos processos que possam caber dentro da responsabilidade da área de Contencioso e Contra - Ordenações e que, pela sua natureza, se devam incluir na área de Contencioso, designadamente em matéria de reclamações e queixas, em que os serviços competentes na matéria não consigam dar-lhes a devida solução, em função da sua complexidade jurídica;
xii) Conferir os mapas de cobrança de taxas dos mercados e feiras e emitir as respetivas guias de receita.
f) Serviço de Gestão da Qualidade, ao qual compete:
i) Apresentar propostas de ações estratégicas no âmbito de atuação municipal;
ii) Apresentar o Plano de Ação Global de Auditoria e os respetivos relatórios periódicos das ações de auditoria;
iii) Dirigir e dinamizar as ações de auditoria interna nos domínios do Sistema de Controlo Interno em articulação com o Presidente da Câmara;
iv) Promover reuniões de coordenação com os responsáveis das Divisões Municipais, sempre que se revelem necessárias no âmbito das ações de auditoria interna, no sentido de aperfeiçoar e corrigir procedimentos e emitir recomendações técnicas;
v) Assegurar o controlo e a monitorização Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;
vi) Fomentar novos modelos de gestão dos serviços, orientados para os resultados, através da simplificação de procedimentos e da reengenharia de processos;
vii) Apoiar na definição de objetivos anuais da qualidade, sua concretização e seguimento;
viii) Dinamizar a autoavaliação da qualidade e apoiar cada serviço na identificação de necessidades de melhoria, no estabelecimento de planos de ação e seu seguimento;
ix) Propor a utilização de metodologias e de ferramentas da qualidade adaptadas à especificidade de cada serviço;
x) Efetuar inquéritos de satisfação dos munícipes e outros interlocutores da Autarquia e elaborar relatórios de análise dos mesmos.