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Artigo 12.º — Competências funcionais da Divisão Administrativa e Financeira

Vigente desde: 27/06/2018
  1. 1 -Cabe à Secção de Relação com o/a Cidadã/o:
    1. a)Assegurar o atendimento geral, agilizado e qualificado aos fregueses;
    2. b)Receber e/registar reclamações e/ou sugestões, presenciais ou telefónicas, redigindo-as sempre que os utentes não possam fazer;
    3. c)Rececionar e prestar informações genéricas a utentes e efetuar o respetivo encaminhamento interno ou externo;
    4. d)Manter atualizada base de dados de reclamações e/ou sugestões e garantir que todos os cidadãos têm resposta tempestiva e adequada.
    5. e)Rececionar requerimentos destinados a emitir atestados e justificações administrativas, registar os mesmos e produzir os documentos em suporte informático adequado, mantendo os processos devidamente arquivados;
    6. f)Proceder ao registo e licenciamento de canídeos e gatídeos;
    7. g)Proceder às inscrições nas atividades desenvolvidas pela freguesia;
    8. h)Gestão corrente do Posto dos CTT;
    9. i)Atendimento no âmbito de protocolos estabelecidos com outras entidades;
    10. j)Arrecadar a receita relativa às taxas da Freguesia, emitindo o respetivo documento de suporte contabilístico;
    11. k)Proceder diariamente ao fecho de caixa e remeter os valores à tesouraria para depósito;
    12. l)Afixar os editais e outras informações de interesse público (mupis e vitrines);
    13. m)Cooperar com as restantes secções;
    14. n)Garantir o arquivo da sua área;
  2. 2 -Cabe à Secção de Recursos Humanos:
    1. 2.1 -No âmbito da Gestão dos Recursos Humanos:
    2. a)Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores ao serviço da freguesia;
    3. b)Recolher e tratar da assiduidade dos trabalhadores, justificação de faltas, e trabalho extraordinário;
    4. c)Executar administrativamente os procedimentos concursais de recrutamento ou mobilidade;
    5. d)Instruir processos de aposentação, cessação de contratos, pedidos de licenças e estatuto de trabalhador-estudante;
    6. e)Preparar o plano de formação dos trabalhadores;
    7. f)Participar os acidentes de trabalho à companhia de seguros nos prazos legais;
    8. g)Elaborar e atualizar o mapa de pessoal;
    9. h)Elaborar o mapa de férias e controlar as mesmas;
    10. i)Gestão e resolução das ausências imprevistas;
    11. j)Processar os vencimentos dos trabalhadores e abonos dos eleitos locais, e comunicar os respetivos descontos a CGA, ADSE, Segurança Social, Autoridade Tributária, entre outras;
    12. k)Atendimento personalizado aos trabalhadores;
    13. l)Gestão de candidaturas a entidades públicas e/ou parceiras a acolher trabalhadores e/ou formandos em atividades ocupacionais ou estágios profissionais e/ou académicos;
    14. m)Acolhimento aos trabalhadores;
    15. n)Prestar a informação trimestral dos recursos humanos à DGAL, através do SIIAL;
    16. o)Cooperar com as restantes secções;
    17. p)Garantir o arquivo da sua área;
    18. q)Articular com a secção de Contratação Pública a aquisição de bens ou serviços associados.
    19. 2.2 -No âmbito da Formação e Condições de Trabalho:
    20. a)Preparar, em articulação com as restantes unidades orgânicas, o plano de formação dos trabalhadores;
    21. b)Promover o cumprimento dos objetivos do plano de formação e do calendário do mesmo;
    22. c)Gerir todas as tarefas associadas ao processo de higiene, segurança e saúde no trabalho;
    23. d)Promover auditorias internas às condições de trabalho dos trabalhadores e propor intervenções preventivas e corretivas;
  3. 3 -Cabe à Secção de Finanças:
    1. 3.1 -No âmbito da Gestão de Ativos e Património:
    2. a)Elaborar e manter atualizado o cadastro e inventário de todos os bens móveis e imóveis;
    3. b)Propor para abate os bens, mediante indicação da secção onde estiverem localizados;
    4. c)Proceder aos abates dos bens mediante aprovação dos órgãos competentes;
    5. d)Cumprir as regras e procedimentos previstos no regulamento de inventário e cadastro dos bens da freguesia;
    6. e)Cooperar com as restantes secções;
    7. f)Garantir o arquivo da sua área.
    8. 3.2 -No âmbito da Contabilidade:
    9. a)Elaborar o projeto de documentos previsionais, bem como preparar as propostas de modificações, de acordo com as orientações do órgão executivo;
    10. b)Efetuar a escrituração da contabilidade e assegurar os registos contabilísticos atempadamente e a sua correta classificação, de acordo com as normas legais;
    11. c)Cumprir as fases de despesa e da receita e emitir os documentos respetivos;
    12. d)Proceder ao controlo orçamental e elaborar os relatórios financeiros que se mostrem necessários;
    13. e)Gerir, do ponto de vista de procedimentos e controlo financeiro, os contratos de delegação de competências celebrados com a Câmara Municipal de Lisboa ou outras entidades;
    14. f)Elaborar a conta de gerência e garantir que as mesmas são remetidas às entidades previstas legalmente, nos prazos previstos;
    15. g)Prestar a informação financeira através do preenchimento de formulário no SIIAL;
    16. h)Realizar as reconciliações;
    17. i)Cooperar com as restantes secções;
    18. j)Garantir o arquivo da sua área;
    19. k)Articular com a secção de contratação pública a aquisição de bens, serviços ou empreitadas.
    20. 3.3 -No âmbito da Tesouraria:
    21. a)Efetuar o pagamento em cheque, numerário ou transferência bancária das despesas autorizadas;
    22. b)Registar os pagamentos e recebimentos nas contas correntes das instituições bancárias;
    23. c)Proceder à reconciliação das contas correntes das instituições bancárias com os extratos bancários;
    24. d)Emitir os mapas de movimento diário de tesouraria, bem como conferir e preparar os depósitos de numerário/cheques;
    25. e)Registar em diário as despesas pagas por Fundo de Maneio;
    26. f)Remeter à contabilidade todos os documentos de recebimentos e pagamentos;
    27. g)Cooperar com as restantes secções;
    28. h)Garantir o arquivo da sua área;
    29. i)Articular com a secção de Contratação Pública a aquisição de bens, serviços ou empreitadas.
  4. 4 -Cabe à Secção de Apoio Jurídico:
    1. a)Dar pareceres jurídicos, elaborar os estudos e prestar as informações jurídicas sobre as matérias que lhes sejam submetidas;
    2. b)Informar e propor à Junta de Freguesia tudo quanto for pertinente à melhor adequação da atividade da Junta aos ditames da ordem jurídica;
    3. c)Elaborar os regulamentos e as normas que lhes forem solicitados;
    4. d)Acompanhar os processos judiciais em que a Junta de Freguesia seja parte;
    5. e)Instruir os procedimentos pré-contratuais relativos a Ajustes Direitos e Concursos Públicos em articulação com a Secção de Contratação Pública;
    6. f)Dar apoio jurídicos aos júris dos procedimentos;
    7. g)Promover a instrução dos procedimentos pertinentes junto do Tribunal de Contas e preparar as competentes respostas às solicitações do mesmo Tribunal, em articulação com as Secção necessárias.
    8. h)Elaborar contratos de trabalho;
    9. i)Instruir os procedimentos de contratação de prestadores de serviços em articulação com a Secção de Contratação Pública;
    10. j)Estudar e manter atualizada a aplicação da legislação sobre pessoal;
    11. k)Instruir os procedimentos disciplinares e propor a aplicação das respetivas penas;
    12. l)Acompanhar os processos contraordenacionais da competência da Junta de Freguesia.
  5. 5 -Cabe à Secção de Compras e Contratação Pública:
    1. a)Colaborar na execução e revisão do Regulamento Interno de Contratação Pública, assim como propor melhorias que visem a sua adequação a novas exigências legais e/ou necessidades internas;
    2. b)Rececionar requisições internas dos diversos serviços com as necessidades de aquisição de bens, serviços e empreitadas;
    3. c)Preparar e acompanhar os processos de aquisição de bens, serviços e empreitadas, nos termos da legislação relativa à contratação pública e de acordo com Regulamento Interno de Contratação Pública;
    4. d)Proceder às notificações de adjudicação e emitir requisições externas para os fornecedores;
    5. e)Elaborar e controlar os contratos de aquisição de bens e serviços, empreitadas de obras públicas, concessão de serviços ou contratos de locação de bens móveis;
    6. f)Diligenciar para a receção e conferência do bem ou serviço seja efetuada pelo responsável da área a que se destina;
    7. g)Cooperar com as restantes secções;
    8. h)Garantir o arquivo da sua área;
    9. i)Garantir a publicitação dos contratos nas plataformas legalmente definidas e no site na Junta de Freguesia.
  6. 6 -Cabe à Secção de Expediente e Arquivo as seguintes funções de correspondência e expediente:
    1. a)Registar e digitalizar a correspondência recebida para despacho do presidente da Junta de Freguesia, e registo do mesmo;
    2. b)Gestão da conta de correio eletrónico e registo do correio eletrónico recebido e enviado, em articulação com a secção de Relação com o/a Cidadã/o;
    3. c)Garantir que toda a comunicação interna, como despachos ou outra documentação interna, está devidamente registada no sistema de gestão documental;
    4. d)Arquivo sequencial da documentação recebida e expedida;
    5. e)Organizar o processo de protocolos da freguesia com entidades diversas, mantendo atualizadas as informações relativas à origem e destino dos documentos;
    6. f)Desenvolvimento de todas as tarefas inerentes ao recenseamento eleitoral e atos eleitorais;
    7. g)Cooperar com as restantes secções;
    8. h)Garantir o arquivo da sua área.
  7. 7 -Cabe ao Arquivo Geral:
    1. a)Avaliar todos os documentos produzidos pelos vários serviços;
    2. b)Organizar e conservar a informação relacionada com a gestão da atividade da Junta - independente do tipo de suporte em que estiver registado (físico ou eletrónico), a fim de serem facilmente localizados;
    3. c)Assegurar a aplicação dos critérios de gestão documental;
    4. d)Proceder à preservação e eliminação de documentos de acordo com a tabela de seleção e conservação de documentos;
    5. e)Assegurar condições de consulta ao arquivo geral;
    6. f)Proceder ao envio regular de documentos para o Arquivo definitivo;
    7. g)Cooperar com as restantes secções;
    8. h)Garantir o arquivo da sua área.
  8. 8 -Cabe à Secção de Gestão de Instalações e Frota:
    1. a)Gerir os espaços da freguesia, garantindo a limpeza, conservação e manutenção das instalações e equipamentos existentes;
    2. b)Providenciar que os espaços estejam em condições gerais de utilização para o fim a que se destina;
    3. c)Requerer intervenções corretivas à Secção de Espaço Público e Mobilidade/Manutenção e Conservação;
    4. d)Gerir e manter a frota automóvel afeta ao espaço público;
    5. e)Garantir que a frota se encontra em totais condições de operacionalidade, assim como são cumpridos todos os requisitos legais, nomeadamente em termos de seguros e inspeções periódicas;
    6. f)Assegurar a gestão, manutenção e limpeza de viaturas e articulação com os motoristas;
    7. g)Cooperar com as restantes secções;
    8. h)Garantir o arquivo da sua área.
  9. 9 -Cabe à Secção de Sistemas de Informação:
    1. a)Configurar, gerir e administrar os recursos dos sistemas físicos e aplicacionais instalados, de forma a otimizar a utilização e partilha das capacidades existentes e a resolver os incidentes de exploração, e elaborar as normas e a documentação técnica;
    2. b)Garantir o bom funcionamento das aplicações informáticas existentes e a adquirir, estabelecendo pontos de contacto com os fornecedores responsáveis pelas mesmas;
    3. c)Instalar componentes de hardware e software, designadamente, de sistemas servidores, dispositivos de comunicações, estações de trabalho, assegurando a respetiva manutenção e atualização;
    4. d)Apoiar os utilizadores, colaborando na elaboração de planos de formação nos domínios das Tecnologias de Informação e Comunicação;
    5. e)Assegurar a aplicação dos mecanismos de segurança, confidencialidade e integridade da informação armazenada, processada e transportada nos sistemas de processamento e redes de comunicação utilizados;
    6. f)Assegurar a integração e gestão dos sistemas de comunicações, compreendendo as redes de voz e dados, rede fixa, rede móvel, e sistemas de vigilância;
    7. g)Cooperar com as restantes secções;
    8. h)Garantir o arquivo da sua área;
    9. i)Articular com a secção de Contratação Pública a aquisição de bens, serviços ou empreitadas.

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