Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
- a)Sistema de arquivo organizacional: conjunto da informação gerida pela organização, pelos espaços de armazenamento de documentos e de informação e pelo conjunto de outros elementos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, recursos humanos e materiais).
- b)Arquivo: conjunto orgânico de documentos de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem a Universidade de Évora, assim como por outras entidades ou pessoas singulares no decorrer das suas funções ou atividades. Estes documentos, independentemente da sua data, forma ou suporte material, foram conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos informativos para os mais variados efeitos.
- c)Gestão documental: conjunto de operações e procedimentos técnicos tendentes à racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.
- d)Arquivo Corrente: conjunto de documentos necessários à atividade do organismo que os produziu ou recebeu.
- e)Arquivo Intermédio: conjunto de documentos que, tendo deixado de ser de utilização corrente, ainda é utilizado, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.
- f)Arquivo Definitivo ou Histórico: conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, é considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
- g)Fundo: conjunto de documentos de uma única proveniência.
- h)Documento: unidade de informação, independentemente do seu suporte, com valor administrativo, judicial, probatório ou informativo.
- i)Manutenção: conjunto de ações que asseguram as condições existentes, consideradas adequadas e suficientes para a estabilidade dos documentos.
- j)Preservação: conjunto de ações indiretas que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos.
- k)Conservação: conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções pontuais, e que devolvem ao documento um nível superior de estabilidade físico-química permitindo o seu manuseamento e/ou manipulação durante o processo de transferência de suporte.
- l)Responsável de arquivo (RA): o técnico responsável por gerir a documentação e informação e por prestar apoio aos utilizadores da respetiva unidade orgânica ou serviço.