O Gabinete de Apoio aos Serviços é dirigido por um Coordenador de Unidade, equiparado a dirigente intermédio de 3.º grau, que coadjuva a Direção dos Serviços, a quem compete coordenar e exercer as competências específicas no âmbito de procedimentos de gestão académica transversal aos Serviços Académicos, nomeadamente:
- a)Assessoria técnica/administrativa à Direção dos Serviços:
- i)Assegurar a gestão e tramitação dos processos relativos ao registo na Direção Geral de Ensino Superior (DGES) e publicação no Diário da República relativamente à criação e reestruturação de ciclos de estudo;
- ii)Assegurar o registo, atualização e arquivo da informação relativa a cursos acreditados e de formação não conferente de grau e respetivos planos de estudo;
- iii)Preparar os documentos relativos à aquisição de material;
- iv)Gerir o fundo de maneio;
- v)Assegurar a organização e tramitação dos procedimentos para atribuição de Doutoramentos Honoris Causa;
- vi)Assegurar a gestão, regularização e arquivo dos processos relacionados com os pedidos de regimes especiais de propinas, valores de propinas devidos, em dívida e reembolsos;
- vii)Assegurar a gestão corrente de sugestões e reclamações;
- viii)Assegurar a gestão do Arquivo dos Serviços Académicos;
- ix)Garantir a execução de quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo Diretor de Serviços;
- b)Assessoria de Gestão de tecnologias de informação:
- i)Proceder à análise de informação registada no SIIUÉ, propondo indicadores, mecanismo de alerta e Dashboard que permitam de forma eficaz monitorizar a gestão académica e disponibilizar informação para suporte à decisão;
- ii)Proceder à análise crítica da informação registada no SIIUÉ e das necessidades decorrentes dos procedimentos académicos de forma a propor, através de desenho de estrutura de dados, sugestões de melhoria do SIIUÉ;
- iii)Proceder ao apuramento estatístico de dados requeridos por órgãos internos, por outras instituições e pela DGES, assim como o apuramento estatístico para o RAIDES ou outros;
- iv)Assegurar a distribuição interna de informação académica para atualização do Portal da Universidade de Évora, bem como gerir a informação académica no Balcão de Atendimento SAC Online e no Diretório dos SAC em GESDOC, assegurando a interface da informação constante no SIIUÉ;
- v)Garantir a execução de quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo Diretor de Serviços;
- c)Atendimento não presencial (telefónico e de correio eletrónico):
- i)Assegurar o atendimento telefónico, num sistema de call center, de todos os contactos telefónicos estabelecidos com os Serviços Académicos, assegurando e monitorizando o fluxo de chamadas e a capacidade de resposta, bem como a sua eficácia e qualidade;
- ii)Proceder à gestão de correio eletrónico na plataforma de sistema de gestão de correio eletrónico, assegurando a eficácia e a qualidade de reposta aos remetentes e o reencaminhamento para as Divisões ou Gabinetes quando houver necessidade de análise personalizada da situação académica do aluno;
- d)Gestão do expediente e arquivo:
- i)Proceder às entradas, saídas e encaminhamento dos documentos no sistema de gestão documental;
- ii)Executar as tarefas inerentes à receção, recolha, distribuição e arquivo do expediente após registo no sistema de gestão documental;
- iii)Assegurar o arquivo do expediente no processo dos estudantes e registar o local de arquivo no SIIUÉ.