Despacho

Despacho n.º 6378/2021

Regulamento dos Serviços da Reitoria

Capítulo I - Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação e missão

1 -Estabelece-se neste regulamento a organização e competências dos Serviços da Reitoria, abreviadamente designados por SR.
2 -Os SR prestam apoio aos Órgãos de Governo da Universidade de Évora, visando assegurar uma articulação eficaz entre si, as Unidades Orgânicas e todas as entidades, internas e externas, que se relacionam com esta Instituição de Ensino Superior.

Artigo 2.º

Organização

1 -Os SR têm uma estrutura orgânica composta por Gabinetes ou Divisões que funcionam na dependência direta do Reitor, ou em quem este delegar.
2 -Os SR são dirigidos por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do Reitor ou em quem este delegar.
3 -Integram os SR as seguintes divisões:
1. a)Divisão de Comunicação;
2. b)Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade.
3. c)Divisão de Planeamento e Garantia da Qualidade;
4 -Os SR integram ainda as seguintes unidades:
1. a)Gabinete do Reitor;
2. b)Gabinete do Administrador;
3. c)Secretariado de apoio.

Capítulo II - Estrutura, atribuições e competências

Secção I - Das divisões

Artigo 3.º

Divisão de Comunicação (DivCom)

1 -A Divisão de Comunicação funciona na dependência direta do Reitor, é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua ação no âmbito da promoção da Imagem da Universidade, ao nível institucional, bem como na sua relação com a sociedade, competindo-lhe designadamente:
1. a)Preparar e projetar a imagem da Universidade, de acordo com diretivas superiormente definidas;
2. b)Conceber uma estratégia e plano de divulgação da imagem da Universidade;
3. c)Promover a difusão interna e externa da informação, coordenando a contribuição das várias Unidades Orgânicas e Serviços;
4. d)Apoiar publicações e edição de obras de cariz institucional,
5. e)Apoiar, promover e organizar a participação da Universidade em eventos, nomeadamente em congressos, seminários, exposições e fóruns de âmbito interno, nacional e internacional;
6. f)Apoiar os órgãos de governo da instituição em matéria de relações públicas, atos sociais e protocolares;
7. g)Desenvolver e acompanhar as relações com outras instituições de ensino, autarquias e organizações da região;
8. h)Acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Universidade;
9. i)Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades da divisão em articulação com o da Universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
10. j)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria da divisão;
11. k)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
2 -A estruturação, organização e funcionamento da Divisão de Comunicação constam de regulamento a aprovar pelo Reitor.

Artigo 4.º

Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade (DIC2E)

1 -A Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade (DIC2E) funciona na dependência direta do Reitor, ou em quem este delegar, é coordenado por um Chefe de Divisão, com cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua ação no âmbito da promoção do empreendedorismo e transferência de conhecimento para a sociedade. É composta por três Unidades de Apoio, competindo-lhes designadamente:
1. a)Dar apoio técnico a todos os processos necessários para garantir os direitos de propriedade intelectual derivados da atividade da Universidade;
2. b)Organizar os processos de pedido/registo de patentes;
3. c)Promover a transferência de conhecimento e a inovação, incluindo apoio às iniciativas interligadas com a criação de spin-offs;
4. d)Preparar acordos de licenciamento e transferência de tecnologia;
5. e)Prestar apoio técnico na elaboração de protocolos e de contratos de I&D Aplicada (prestação de serviços especializados);
6. f)Apoiar atividades associadas ao empreendedorismo;
7. g)Promover a criação de start-ups universitárias;
8. h)Gerir o Portal do Emprego e realizar estudos de empregabilidade;
9. i)Apoiar atuais estudantes e diplomados da Universidade de Évora na sua inserção profissional, promovendo atividades e procurando parcerias que o fomentem;
10. j)Assegurar a atualização e manutenção da Base de Dados relativa a ex-alunos e diplomados da Universidade de Évora;
11. k)Implementar o Programa Alumni;
12. l)Fomentar a ligação à comunidade, apresentando propostas de parceria com empresas no âmbito de estágios;
13. m)Promover ações que visem a difusão de oferta de estágios junto dos alunos e recém-diplomados da Universidade de Évora, apoiando os estudantes e os diretores de Curso nos procedimentos a realizar.
14. n)Apoiar o processo de participação da Universidade de Évora em redes, consórcios e alianças estratégicas na área da cooperação internacional, em linha com as áreas âncora definidas para a Universidade;
15. o)Apoiar o processo de elaboração, estabelecimento e assinatura de protocolos de cooperação interinstitucional nos vários domínios de atuação.
2 -A Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade compreende ainda a Unidade de Gestão dos Laboratórios da Universidade de Évora (UELab).
3 -A estruturação, organização e funcionamento da Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade constam de regulamento a aprovar pelo Reitor.

Artigo 5.º

Divisão de Planeamento e Garantia da Qualidade (DPGQ)

1 -A Divisão de Planeamento e Garantia da Qualidade (DPGQ) funciona na dependência direta do Reitor, é coordenado por um Chefe de Divisão, com cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua atividade no âmbito do processo global do planeamento, supervisão da implementação dos instrumentos de planeamento e avaliação competindo-lhe neste âmbito:
1. a)Gerir e monitorizar o Sistema Interno de Garantia da Qualidade e o seu processo de melhoria contínua nas várias vertentes em uso na Universidade, organizando os processos de acreditação a submeter às entidades competentes;
2. b)Apoiar a organização dos processos de avaliação/acreditação dos ciclos de estudo e avaliação institucional da Universidade a realizar pela A3ES;
3. c)Produzir os indicadores de monitorização da qualidade, de suporte ao sistema interno de garantia da qualidade e ao ciclo de planeamento da Universidade;
4. d)Efetuar estudos prospetivos de apoio à tomada de decisão, procedendo à recolha de dados estatísticos e ao tratamento da informação relevante para o processo de planeamento e reflexão estratégica, acompanhando o respetivo desenvolvimento até à fase de execução e promovendo a sua permanente avaliação, bem como propondo as necessárias medidas corretivas;
5. e)Apoiar o processo de elaboração do plano e do relatório de atividades da Universidade;
6. f)Elaborar a proposta do QUAR da Universidade;
7. g)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria da divisão;
2 -Compete ainda à DPGQ assegurar o controlo geral de elaboração dos horários da Universidade e verificação da DSD antes da aprovação final.
3 -A DPGQ apoia a Reitoria e a Administradora na elaboração de despachos, circulares e ordens de serviço, ou outras comunicações que sejam solicitadas.
4 -A estruturação, organização e funcionamento da Divisão de Planeamento e Garantia de Qualidade constam de regulamento a aprovar pelo Reitor.

Secção II - Das outras unidades

Artigo 6.º

Gabinete do Reitor

O Gabinete do Reitor presta apoio direto ao Reitor, sendo composto por um secretariado, coordenado por um Chefe de Gabinete designado pelo Reitor, e que pode ser equiparado, para efeitos remuneratórios, a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que tem por missão auxiliá-lo no âmbito das funções que lhes estão cometidas, competindo-lhe, designadamente, as seguintes atividades:

a)Apoio direto ao Reitor, em todas as suas funções e atribuições;
b)Coordenação da informação de interesse para a Reitoria;
c)Análise, instrução e despacho de expedientes oficiais e correspondências tramitadas no Gabinete do Reitor;
d)Gestão da agenda do Gabinete;
e)Articulação das relações e ligações entre a Reitora e os órgãos Institucionais, bem como com todos os stakeholders externos;
f)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 7.º

Gabinete do Administrador

O Administrador tem um Gabinete composto por um secretariado e coordenado por um Chefe de Gabinete, designado pelo Administrador e que pode ser equiparado, para efeitos remuneratórios, a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que tem por missão auxiliá-lo no âmbito das funções que lhe estão cometidas, cabendo-lhe designadamente:

a)Executar as atividades inerentes à assessoria e secretariado do administrador e do conselho de gestão, bem como a interligação entre o administrador e as diversas unidades e serviços, nas respetivas áreas de atuação;
b)Organizar os procedimentos relativos à realização de reuniões de trabalho, nomeadamente, convocatórias, ordens de trabalho e documentação anexa, atas e deliberações;
c)Registar e promover a divulgação dos documentos que emita;
d)Organizar a agenda do Administrador e atividades conexas;
e)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
f)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 8.º

Secretariado de Apoio

O Secretariado de apoio depende diretamente do Diretor de Serviços da Reitoria ou, na ausência deste, do Chefe de Gabinete do Administrador ou do Reitor, e incumbe-lhe apoiar administrativamente o Conselho Geral, a Equipa Reitoral, o Senado, o Gabinete Jurídico, o Conselho de Avaliação, o Provedor do Estudante e o Provedor do Trabalhador Não Docente e Não Investigador competindo-lhe designadamente:

a)Proceder às entradas, saídas e encaminhamentos dos documentos no Sistema de Gestão Documental;
b)Executar as tarefas inerentes à receção, distribuição e arquivo do expediente após registo no Sistema de Gestão Documental;
c)Preparar a documentação necessária à organização do expediente a submeter a despacho;
d)Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada pertinente;
e)Quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas.

Artigo 9.º

Grupos de trabalho e equipas de projeto

Por despacho do Reitor, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto para realização de atividades de caráter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração neles delimitados.

Capítulo III - Disposições finais

Artigo 10.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.

16/06/2021. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.

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Artigo 4.º

Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade (DIC2E)

1 -A Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade (DIC2E) funciona na dependência direta do Reitor, ou em quem este delegar, é coordenado por um Chefe de Divisão, com cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua ação no âmbito da promoção do empreendedorismo e transferência de conhecimento para a sociedade. É composta por três Unidades de Apoio, competindo-lhes designadamente:
1. a)Dar apoio técnico a todos os processos necessários para garantir os direitos de propriedade intelectual derivados da atividade da Universidade;
2. b)Organizar os processos de pedido/registo de patentes;
3. c)Promover a transferência de conhecimento e a inovação, incluindo apoio às iniciativas interligadas com a criação de spin-offs;
4. d)Preparar acordos de licenciamento e transferência de tecnologia;
5. e)Prestar apoio técnico na elaboração de protocolos e de contratos de I&D Aplicada (prestação de serviços especializados);
6. f)Apoiar atividades associadas ao empreendedorismo;
7. g)Promover a criação de start-ups universitárias;
8. h)Gerir o Portal do Emprego e realizar estudos de empregabilidade;
9. i)Apoiar atuais estudantes e diplomados da Universidade de Évora na sua inserção profissional, promovendo atividades e procurando parcerias que o fomentem;
10. j)Assegurar a atualização e manutenção da Base de Dados relativa a ex-alunos e diplomados da Universidade de Évora;
11. k)Implementar o Programa Alumni;
12. l)Fomentar a ligação à comunidade, apresentando propostas de parceria com empresas no âmbito de estágios;
13. m)Promover ações que visem a difusão de oferta de estágios junto dos alunos e recém-diplomados da Universidade de Évora, apoiando os estudantes e os diretores de Curso nos procedimentos a realizar.
14. n)Apoiar o processo de participação da Universidade de Évora em redes, consórcios e alianças estratégicas na área da cooperação internacional, em linha com as áreas âncora definidas para a Universidade;
15. o)Apoiar o processo de elaboração, estabelecimento e assinatura de protocolos de cooperação interinstitucional nos vários domínios de atuação.
2 -A Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade compreende ainda a Unidade de Gestão dos Laboratórios da Universidade de Évora (UELab).
3 -A estruturação, organização e funcionamento da Divisão de Inovação, Cooperação, Empreendedorismo e Empregabilidade constam de regulamento a aprovar pelo Reitor.