Ao Serviço Aprovisionamento, diretamente dependente da Divisão Económico-Financeira, compete, nomeadamente:
- a)Efetuar estudos de mercado, com vista ao fornecimento de bens e serviços que se tomem necessários ao funcionamento dos serviços ou à prossecução das suas atividades;
- b)Participar na preparação de programas de concurso e caderno de encargos para consultas e concursos de aquisição de materiais e outros bens e serviços;
- c)Racionalizar as tarefas dos trabalhadores que operam no armazém, simplificando procedimentos, mas garantindo o seu eficiente funcionamento;
- d)Providenciar um correto e eficaz controlo das existências, por forma a ter, permanentemente, uma atualizada posição do armazém;
- e)Manter um permanente contacto com a Subunidade de Contabilidade, de modo a que fique perfeitamente assegurada a ligação entre o armazém e a contabilidade, quer quanto à orçamental, quer quanto à de custos;
- f)Estabelecer conjuntamente com o Chefe da Divisão Económico-Financeira os elementos necessários para um correto cálculo dos custos das empreitadas e do funcionamento dos vários serviços da autarquia, por forma a obter indicadores certos e fiáveis para a correta articulação e funcionamento dos mesmos;
- g)Proceder às compras de bens necessários ao regular funcionamento dos serviços e à prossecução das suas atividades, depois de devidamente autorizadas;
- h)Proceder às aquisições de serviços necessárias após a realização de consultas aos seus possíveis prestadores, depois de devidamente autorizadas;
- i)Desenvolver as ações necessárias com vista à realização de consultas e ou concursos para a aquisição de bens e serviços nas modalidades e procedimentos legalmente exigidos, acompanhando os respetivos processos em todas as suas fases;
- j)Assegurar as compras de materiais indispensáveis ao regular funcionamento dos diversos serviços municipais, depois de devidamente autorizado;
- k)Organizar e manter atualizado os ficheiros dos fornecedores de bens e serviços, bem corno dos respetivos preços e condições de venda;
- l)Manter atualizado o ficheiro dos consumos de cada serviço, possibilitando uma informação atempada e fácil sobre cada um;
- m)Proceder às demais funções de caráter técnico-administrativo, inerentes à aquisição de materiais, nomeadamente no que se refere a todo o tipo de requisições ao exterior;
- n)Conferir as guias de remessa e as faturas referentes aos bens e serviços adquiridos, através, designadamente, da verificação das respetivas condições oferecidas pelos fornecedores em proposta prévia e superiormente aprovada;
- o)Fornecer informação estatística de apoio à gestão económica e financeira;
- p)Implementar medidas que facilitem a receção, conferência e arrumação de bens;
- q)Dispor as quantidades armazenadas devidamente arruma das e referenciadas, visando facilitar os acessos e movimentações;
- r)Proteger os bens da deterioração e roubo;
- s)Registar correta e atempadamente, as entradas e saídas de cada material em armazém;
- t)Manter devidamente atualizadas as fichas de existências e controlo dos materiais em armazém;
- u)Proceder à conferência qualitativa e quantitativa do material e equipamento rececionado;
- v)Manter atualizadas as provisões das entradas dos materiais em armazém, em quantidades e prazos;
- w)Elaborar os inventários, qualitativos e quantitativos, em conformidade com as normas estabelecidas;
- x)Controlar continuamente os níveis de stocks, tendo em conta os stocks mínimos de segurança previamente definidos para as categorias de material relevantes;
- y)Desencadear o processo de aquisição de material, uma vez atingido o stock mínimo, através da comunicação ao Chefe de Divisão Económico-Financeira;
- z)Gerir o armazém em termos de arrumação e acondicionamento dos produtos e limpeza.