Art.º 70 · Despacho n.º 7648/2017 — Serviços de Aprovisionamento

1 -O âmbito de aplicação da função Aprovisionamento é constituído por todos os processos de aprovisionamento, desenvolvidos pela JFO, relativos a bens, serviços e empreitadas de obras.
2 -Entende-se por processo de aprovisionamento todos os procedimentos e atividades que visem:
1. a)Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços;
2. b)Definir as especificações dos bens ou serviços a adquirir;
3. c)Planear a aquisição de bens e serviços;
4. d)Definir os moldes em que se vai realizar o processo aquisitivo de bens e serviços;
5. e)Elaborar documentação de suporte aos processos de aquisição de bens e serviços;
6. f)Lançar, acompanhar e adjudicar a aquisição de bens ou serviços;
7. g)Rececionar, armazenar e distribuir os bens adquiridos;
8. h)Fornecer a informação necessária para se proceder à correta contabilização, imputação e pagamento dos bens e serviços adquiridos;
9. i)Controlar os custos com bens e serviços adquiridos;
10. j)Avaliar a qualidade dos bens e serviços adquiridos e a atuação dos fornecedores.
3 -Caracterizam o responsável dos Serviços de Aprovisionamento as seguintes competências:
1. a)Definir as estratégias de aquisição e os tópicos principais de negociação;
2. b)Negociação dos principais contratos;
3. c)Adjudicação de fornecedores;
4. d)Análise de mercado;
5. e)Analisar criticamente a definição de especificações;
6. f)Coordenar a atuação das unidades e subunidades.
4 -A cada comprador é atribuída a responsabilidade por todos os procedimentos e atividades relativos a um conjunto específico de categorias de custo, cabendo-lhes as seguintes tarefas:
1. a)Coordenar o processo de definição de especificações e planeamento das aquisições;
2. b)Definir a estratégias de aquisição;
3. c)Elaborar documentação de suporte a processos de aquisição;
4. d)Lançar e acompanhar os processos de aquisição;
5. e)Substituir o responsável funcional nas negociações (se for assim o entendimento deste);
6. f)Supervisionar o processo logístico de encomenda, armazenamento e entrega (se aplicável) e coordenar a atuação dos fiéis de armazém;
7. g)Promover a avaliação aos fornecedores e aos serviços prestados ou bens fornecidos, em conjunto com o Serviço de Gestão de Fornecedores e Contratos.
5 -Adicionalmente, aos Serviços de Aprovisionamento, entre outras funções compete:
1. a)Propor e implementar medidas no sentido se assegurar que o aprovisionamento se efetua ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidade e qualidade nos prazos previstos;
2. b)Proceder às aquisições necessárias para todas as unidades e subunidades orgânicas após adequada instrução dos processos, incluindo a abertura de concursos, com a participação das unidades orgânicas para tal indicadas em cada caso para definição de especificações técnicas e administrativas necessárias;
3. c)Garantir a realização dos processos de compras e aprovisionamento de acordo com os preceitos legais aplicáveis;
4. d)Proceder ao registo de todos os processos de aquisição nos suportes em vigor e mantê-los atualizados;
5. e)Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo atualizadas as informações sobre os preços dos bens e serviços mais significativos, nomeadamente através da criação e atualização de um ficheiro de fornecedores;
6. f)Analisar e informar sobre as propostas de fornecimento e prestação de serviços;
7. g)Assegurar a conferência e validação dos bens e serviços rececionados e respetivos documentos de suporte, nomeadamente guias de remessa;
8. h)Assegurar o controlo de faturas referentes a fornecimento de bens e serviços, bem como o controlo da execução contratual;
9. i)Assegurar a compra e gestão dos seguros, necessários ao desenvolvimento da atividade da Junta de Freguesia;
10. j)Assegurar o alinhamento e informação permanente sobre os stocks de:
  1. i)Economato;
  2. ii)Existências;
  3. iii)Património
11. k)Assegurar a receção, separação e distribuição das encomendas;
12. l)Assegurar o controlo, a conferência e o registar das requisições internas aos armazéns;
13. m)Informar superiormente sobre eventuais extravios, inutilizações ou furtos de existências, que tenha conhecimento;
14. n)Colaborar com todas as unidades orgânicas na elaboração de estatísticas periódicas dos gastos dos diversos serviços;
15. o)Elaborar e manter atualizados mapas e informações estatísticas respeitantes à atividade do serviço e que sirvam de apoio, nomeadamente à gestão de stocks, à gestão económico-financeira e à gestão de qualidade e de produtividade;
16. p)Executar os procedimentos de controlo interno no âmbito dos Serviços de Aprovisionamento;
17. q)Participar na seleção das aplicações informáticas de apoio ao aprovisionamento, gestão de fornecedores e contratação pública.
6 -Além das competências previstas no número anterior, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.

Artigo 70.º — Serviços de Aprovisionamento

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