Compete à Divisão Administrativa:
- 1 -No âmbito administrativo:
- a)Emitir certidões e outros atos meramente declarativos, a solicitação dos interessados;
- b)Autenticar todos os documentos e atos oficiais dos SMASCMTV.
- 2 -No âmbito das comparticipações financeiras:
- a)Providenciar pela instrução, organização e submissão das candidaturas relativas a projetos cofinanciados, quer pela União Europeia, quer pelo Estado Português.
- 3 -No âmbito da contratação pública:
- a)Colaborar com os serviços competentes na elaboração das peças processuais dos procedimentos concursais relativos às atividades da Divisão;
- b)Assegurar após a adjudicação a tramitação necessária à celebração de contratos, redigir os contratos e as respetivas minutas, bem como instruir os processos a remeter ao Tribunal de Contas para efeitos de fiscalização, devendo para tal possuir toda a informação necessária à prática destes atos.
- 4 -No âmbito do expediente e arquivo:
- a)Providenciar a implementação de novas técnicas e sistemas de tratamento e classificação de documentos, com a colaboração da subunidade orgânica responsável pela receção de correspondência e arquivo;
- b)Superintender, com a colaboração da subunidade orgânica responsável pela receção de correspondência e arquivo, na organização funcional do mesmo, de harmonia com as necessidades de implementação de métodos de racionalização e simplificação do manuseamento de documentos;
- c)Providenciar pela conservação dos espaços comuns do edifício, a solicitação dos responsáveis das várias unidades e subunidades orgânicas.
- 5 -No âmbito da formação profissional:
- a)Promover e acompanhar o levantamento anual das necessidades de formação, assim como a elaboração e a divulgação do plano de formação, tendo em conta as diversas funções e as necessidades existentes nos SMASCMTV;
- b)Promover as diligências necessárias para a inscrição dos trabalhadores em ações de formação, depois de devidamente autorizadas.
- 6 -No âmbito da inovação, modernização e qualidade:
- a)Estudar e propor as medidas organizativas que contribuam para aumentar a eficácia e qualidade do serviço;
- b)Providenciar pela implementação de medidas de desburocratização, modernização e celeridade dos procedimentos, bem como das medidas para melhoria tecnológica e dos sistemas de informação.
- 7 -No âmbito dos recursos humanos:
- a)Colaborar na definição da política de pessoal dos SMASCMTV;
- b)Assegurar o cumprimento dos procedimentos técnico-administrativos referentes ao recrutamento, seleção e gestão de efetivos;
- c)Assegurar, com a colaboração da Secção de Recursos Humanos, a descrição, análise e qualificação de funções, tendo em vista a definição de adequados perfis de competências e a valorização dos recursos humanos;
- d)Dinamizar e acompanhar o processo de avaliação do desempenho.
- 8 -No âmbito da informática:
- a)Assegurar a administração, a manutenção e a adequada exploração dos sistemas de informação, garantindo os mecanismos de proteção, segurança e controlo de acesso especificados;
- b)Providenciar pela elaboração de propostas tendentes à adoção de novas soluções informáticas e desenvolvimento de projetos, visando um melhor e mais eficaz funcionamento dos SMASCMTV;
- c)Supervisionar tecnicamente os processos de aquisição relacionados com os sistemas informáticos;
- d)Promover a realização e controle do registo do hardware e software afeto à atividade dos SMASCMTV;
- e)Providenciar pela instalação e configuração dos equipamentos informáticos afetos aos SMASCMTV, para o seu regular funcionamento e exploração e promover o apoio aos utilizadores na sua utilização;
- f)Assegurar a otimização da gestão dos equipamentos informáticos e respetivos consumíveis;
- g)Providenciar pelo controlo dos procedimentos regulares de salvaguarda da informação, nomeadamente cópias de segurança e promover a recuperação da informação;
- h)Assegurar a implementação das alterações ao tarifário em vigor, com a colaboração dos serviços competentes, tendo em conta a data de início de vigência do mesmo.
- 9 -Compete ainda à Divisão Administrativa:
- a)Preparar os elementos necessários à elaboração do relatório de atividades dos SMASCMTV, no que respeita à atividade desenvolvida no ano anterior pela unidade orgânica e de outros documentos que se venham a revelar necessários;
- b)Colaborar com a Divisão Financeira e Património na elaboração do orçamento e dar o seu contributo para as Grandes Opções do Plano.
- 10 -Para além das competências constantes nos números anteriores deverá ainda a Divisão desempenhar outras competências que lhe sejam atribuídas por lei ou que lhe sejam superiormente cometidas.