Art.º 14 · Despacho n.º 765/2018 — Competências da Secção de Aprovisionamento e Gestão de Stocks

1 -A Secção tem como missão desencadear todos os procedimentos no âmbito do aprovisionamento e da locação de bens móveis e serviços, para que os mesmos se verifiquem ao menor custo, dentro dos requisitos de qualidade, quantidade e prazos previstos, bem como proceder aos respetivos cabimentos /compromissos, e ainda assegurar a gestão do armazém e a gestão de stocks, de forma a garantir, respetivamente, a existência permanente de material em stock e a permanente atualização dos mesmos.
2 -Compete à Secção de Aprovisionamento e Gestão de Stocks:
1. 2.1 -No âmbito do aprovisionamento:
2. a)Efetuar estudos de mercado sobre preços e condições de locação e/ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços;
3. b)Manter informação atualizada sobre o mercado fornecedor, nomeadamente através da atualização de um ficheiro de fornecedores;
4. c)Assegurar que o aprovisionamento se efetue ao menor custo, dentro dos requisitos de qualidade, bem como, com a observância do cumprimento de todas das condições contratualizadas e de todas as disposições legais em vigor;
5. d)Processar todas as requisições para aquisição de materiais e para a prestação de serviços, depois de devidamente autorizadas;
6. e)Expedir as requisições externas para os seus destinatários e enviar cópia para o armazém ou para o serviço onde os bens deverão ser entregues;
7. f)Receber a guia de remessa enviada pelos serviços responsáveis pela conferência;
8. g)Conferir as faturas confrontando o seu conteúdo com o conteúdo da requisição;
9. h)No caso de existências, anexar a correspondente guia de remessa à fatura, e remetê-la à Secção de Contabilidade;
10. i)Verificar a existência de faturas rececionadas com mais de uma via em cuja cópia deverá ser aposto, de forma clara e evidente, o carimbo de "duplicado", quando verificada a inexistência desta formalidade no documento;
11. j)Informar as divergências verificadas, em termos, nomeadamente de quantidades ou de qualidade, entre o contratualizado e os bens entregues ou serviços prestados;
12. k)Colocar preços nas guias de entrada de materiais em armazém.
13. 2.2 -No âmbito da locação e/ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços:
14. a)Desencadear todos os mecanismos necessários à abertura dos procedimentos e respetiva publicitação, bem como elaborar as peças processuais dos procedimentos concursais, à exceção dos de componente técnica e/ou específica;
15. b)Acompanhar e desenvolver todos os procedimentos administrativos relativos à contratação pública até à adjudicação, à exceção daqueles que têm contrato escrito;
16. c)Promover as diligências necessárias, após a elaboração do contrato e respetiva publicitação.
17. 2.3 -No âmbito da contabilidade orçamental:
18. a)Efetuar a cabimentação das despesas e assumir o respetivo compromisso nos termos legais;
19. b)Efetuar lançamentos e conferências.
20. 2.4 -No âmbito da gestão de stocks:
21. a)Registar as entradas de material;
22. b)Manter permanentemente atualizado o ficheiro de existências;
23. c)Informar no final de cada mês a Secção de Contabilidade do encerramento do mês na aplicação informática de gestão de stocks;
24. d)Colaborar na inventariação física periódica das existências, nos termos do disposto no Regulamento do Sistema de Controlo Interno;
25. e)Fornecer, para efeitos de atualização do património, as cópias das requisições das ferramentas do imobilizado;
26. f)Colaborar na realização do inventário anual das existências em armazém;
27. g)Fornecer no final de cada ano a listagem do inventário geral valorizado das existências em armazém.
28. 2.5 -No âmbito do armazém:
29. a)Receber os materiais, efetuando a sua conferência e providenciando pelas suas cargas e descargas;
30. b)Arrumar, movimentar e conservar os materiais armazenados a seu cargo;
31. c)Fornecer os materiais, as ferramentas e os utensílios existentes em armazém mediante requisição, bem como processar as respetivas devoluções;
32. d)Registar as saídas e devoluções de material;
33. e)Arquivar as guias de entrada, requisições e devoluções de material em armazém;
34. f)Remeter à Secção de Contabilidade as requisições internas e devolução referentes a serviços diversos prestados;
35. g)Estabelecer o stock mínimo e o stock de segurança dos materiais, definindo critérios para o efeito e mantendo os mesmos atualizados através do seu controlo e gestão;
36. h)Verificar se os stocks estão reduzidos ou em excesso e prestar informações adequadas ao controlo e gestão dos mesmos;
37. i)Assegurar, de harmonia com as necessidades manifestadas pela Divisão de Exploração de Água e Saneamento, as existências necessárias à execução das respetivas obras;
38. j)Requerer a colaboração ao Parque de Máquinas e Viaturas, para o transporte de material existente em armazém;
39. k)Informar superiormente sempre que os materiais existentes em armazém se tornem obsoletos, constituindo sucata ou monos, para efeitos de alienação;
40. l)Colaborar na inventariação física periódica das existências, nos termos do disposto no Regulamento do Sistema de Controlo Interno;
41. m)Realizar o inventário anual ao armazém;
42. n)Zelar pela manutenção das condições de limpeza, arrumação e segurança do armazém.
3 -Para além das competências constantes nos números anteriores deverá ainda a Secção de Aprovisionamento e Gestão de Stocks desempenhar outras competências que lhe sejam atribuídas por lei ou que lhe sejam superiormente cometidas.

Artigo 14.º — Competências da Secção de Aprovisionamento e Gestão de Stocks

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