Aos Serviços Administrativos e Financeiros, através das respetivas áreas, compete:
- 1.1 -Contabilidade:
- a)Preparar a elaboração dos documentos previsionais em colaboração com o Gabinete de Planeamento de Recursos, bem como as alterações que se mostrarem necessárias, designadamente através da realização de estudos e previsões financeiras;
- b)Controlar a despesa, comprovar o saldo das diversas contas e, em geral, preparar os processos de execução do orçamento;
- c)Organizar as contas de gerência e preparar o respetivo relatório;
- d)Manter organizada e em dia a contabilidade, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos na forma e nas oportunidades ditadas pela lei;
- e)Preparar os processos para fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito, em especial para controlo prévio da legalidade da despesa pelo Tribunal de Contas.
- 1.2 -Tesouraria:
- a)Manter devidamente processados, escriturados e atualizados os documentos de Tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade dos SASIPP;
- b)Verificar, conferir, arrecadar e registar todas as importâncias legalmente cobradas nos SASIPP, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes;
- c)Proceder ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às requisições de fundos e cobradas diretamente pelos SASIPP;
- d)Dar cumprimento às ordens de pagamento após verificação das necessárias condições legais;
- e)Escriturar a folha de caixa, remetendo-a ao serviço de Contabilidade, conjuntamente com os documentos de suporte da receita e da despesa;
- f)Verificar os movimentos bancários;
- g)Colaborar na elaboração de balancetes e outros que lhe sejam solicitados;
- h)Executar tudo o que mais lhe seja determinado pelo seu responsável hierárquico;
- i)Manter rigorosamente atualizada a sua escrita nos livros de registo obrigatório, de modo a poder ser verificado, a todo o tempo, a exatidão dos fundos em cofre e em depósito.
- 1.3 -Aprovisionamento e Património:
- 1.3.1 -Aprovisionamento
- a)Proceder ao aprovisionamento de bens, materiais e equipamentos necessários ao regular e contínuo funcionamento e atuação dos serviços;
- b)Providenciar para que as aquisições se realizem de acordo com as normas legais;
- c)Proceder a uma racional gestão de compras, de acordo com critérios definidos em colaboração com os utilizadores, após superior aprovação;
- d)Assegurar um correto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos aprovisionados, garantindo a gestão dos armazéns;
- e)Fornecer, após verificação de eventuais autorizações, mas sempre mediante requisição própria, os bens e materiais destinados ao funcionamento ou atuação dos serviços, controlando as entregas através de um sistema eficaz, económico e racional de gestão que garanta a sua adequada afetação e a mais correta utilização;
- f)Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários setores.
- 1.3.2 -Património
- a)Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens dos SASIPP e a respetiva localização;
- b)Assegurar a gestão e controlo do património de acordo com as normas legais.