A Divisão de Administração Geral, de direção intermédia de 2.º grau, reporta-se diretamente ao Presidente da Câmara Municipal ou ao eleito que este designar, e que compreende uma unidade orgânica flexível de direção intermédia de 3.º grau (Serviços Administrativos) para além das seguintes subunidades orgânicas flexíveis:
a) Subunidade Orgânica Flexível de Recursos Humanos;
b) Subunidade Orgânica Flexível de Atendimento e Expediente.
Competências da Divisão de Administração Geral
1) A Divisão de Administração Geral tem como missão garantir o bom funcionamento dos serviços e a eficaz gestão dos recursos ao serviço do Município;
2) A Divisão de Administração Geral desenvolve as suas que se inserem nos domínios da administração e gestão dos recursos humanos; a organização e desenvolvimento de processos administrativos de interesse para os munícipes e dar apoio aos órgãos do Município;
3) Para além das competências genericamente atribuídas ao pessoal dirigente compete, em especial, ao titular do cargo de Chefe de Divisão de Administração Geral:
a) Garantir o funcionamento dos serviços e a eficaz gestão dos recursos humanos e materiais, bem como promover iniciativas que promovam o desenvolvimento social do Concelho;
b) Dirigir e coordenar toda a atividade da Divisão, o pessoal que lhe está afeto, assim como assegurar a ligação entre esta Divisão e os restantes Serviços Municipais;
c) Supervisionar a unidade orgânica flexível de direção intermédia de 3.º grau (Serviços Administrativos), para além das subunidades orgânicas flexíveis dependentes da Divisão, chamando a si os assuntos de maior complexidade;
d) Assegurar procedimentos operacionais, administrativos e logísticos necessários ao bom funcionamento da Câmara e da Assembleia;
e) Prestar todo o apoio necessário ao bom funcionamento da Assembleia Municipal;
f) Assegurar o atendimento e informação ao munícipe, de forma eficaz e eficiente, garantindo a sua satisfação;
g) Promover uma política de atendimento ao Munícipe e de gestão de serviços municipais tendentes à simplificação e modernização administrativa;
h) Centralizar todo o relacionamento dos serviços com o Munícipe, quer presencial, quer telefónico ou online;
i) Promover o desenvolvimento de ações no sentido de assegurar uma estreita articulação entre o Município, as instituições públicas e os operadores de serviços públicos;
j) Assegurar a receção, registo e encaminhamento do Expediente e correspondência da Câmara;
k) Promover o cumprimento das disposições legais e regulamentares (não técnicas) aplicáveis a todas as áreas cuja competência esteja atribuída ao Município;
l) Assegurar o apoio ao funcionamento do órgão Câmara Municipal, designadamente nas convocatórias, organização das agendas e preparação dos processos para deliberação;
m) Promover a distribuição das deliberações pelos serviços e entidades interessados e respetiva publicitação;
n) Proceder ao registo das deliberações e decisões e à sua distribuição pelos serviços e entidades e diretamente interessados e assegurar, quando for caso disso, a respetiva publicitação;
o) Assegurar a coordenação de todas as tarefas inerentes aos processos eleitorais e referendários;
p) Coordenar todo o processo de arquivo documental de natureza geral e histórica;
q) Promover ações de recolha de arquivos de natureza privada, com interesse para a história concelhia, através da celebração de contratos, garantindo sempre a sua difusão;
r) Prestar apoio administrativo e colaborar nos processos de inquérito e disciplinares;
s) Prestar apoio na implementação e funcionamento do Espaço Cidadão de Castelo de Vide;
t) Colaborar na elaboração e Execução das Grandes Opções do Plano, do Orçamento e respetivas revisões e alterações, e documentos de Prestação de Contas, nos assuntos do domínio desta Divisão;
u) Criar e manter uma base de dados atualizada de regulamentos internos, normas e demais legislação em vigor aplicável à Autarquia;
v) Certificar e autenticar todos os documentos e atos oficiais da Câmara Municipal, promovendo a publicação de editais;
w) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e racionalização de recursos;
x) Colaborar na elaboração e execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção, Infrações Conexas e Conflitos de Interesses;
y) Certificar, mediante despacho, os factos e atos que constam do arquivo municipal;
z) Elaborar regulamentos e despachos internos;
aa) Elaborar Protocolos e Acordos de Colaboração;
bb) Assegurar a gestão administrativa do cemitério municipal, liquidar as respetivas taxas e organizar os ficheiros e demais registos sobre inumações, sepulturas, jazigos, ossários., e os processos de concessão de terrenos no cemitério e ossários;
cc) Assegurar a organização e dar sequência a todos os processos e assuntos de carácter administrativo quando não existam outras unidades orgânicas com essa vocação;
ff) Promover a aplicação anual do SIADAP;
gg) Exercer as competências delegadas e subdelegadas, nos termos da lei
Serviços Administrativos
1) Inseridos na Divisão de Administração Geral, funcionam os Serviços Administrativos coordenados por um dirigente intermédio de 3.º grau.
2) Os Serviços Administrativos reportam diretamente ao chefe da Divisão de Administração Geral;
3) Coordenar a gestão dos recursos administrativos do Município, nomeadamente nas subunidades orgânicas flexíveis de Recursos Humanos e de Atendimento e Expediente;
Coadjuvar o Chefe de Divisão na elaboração das atas das reuniões da Câmara Municipal;
Para além das competências genericamente atribuídas ao pessoal dirigente compete, em especial, ao titular do cargo de dirigente intermédio de 3.º grau dos Serviços Administrativos:
a) Coordenar a execução de todas as tarefas que se inserem nos domínios da administração dos recursos humanos, de acordo com as orientações do Chefe de Divisão de Administração Geral, e de acordo com as disposições legais e critérios de boa gestão;
b) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;
c) Coordenar o serviço de limpeza do edifício dos Paços do Concelho;
d) Consolidar a aplicação do SIADAP, com a criação e monitorização de um sistema de diagnóstico e de acompanhamento, cujos principais objectivos consistem em avaliar, responsabilizar e reconhecer o desempenho dos serviços, dos dirigentes e demais colaboradores, potenciando o trabalho em equipa e a identificação das necessidades de formação e de desenvolvimento, bem como incrementar as competências de liderança e de gestão;
e) Coordenar a elaboração de um regulamento descritivo dos postos de trabalho, em função das atribuições, competências e actividades, bem como o diagnóstico de necessidades de desenvolvimento necessário à racionalização e reafectação de recursos ao nível orgânico e funcional;
f) Colaborar na elaboração de Regulamentos, despachos internos;
g) Colaborar na elaboração de protocolos e acordos de colaboração;
h) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou despacho;
i) Constituem atribuições no âmbito de todas as Subunidades Orgânicas flexíveis da Divisão de Administração Geral;
j) Dar apoio direto ao chefe da Divisão de Administração Geral e ao dirigente intermédio de 3.º grau dos Serviços Administrativos;
k) Coordenar os serviços respetivos, em conformidade com as deliberações da Câmara e as ordens do Presidente;
l) Controle efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos trabalhadores afetos;
m) Assegurar a gestão e manutenção das instalações e superintender no pessoal;
n) Organizar e manter atualizado o arquivo de toda a documentação;
o) Exercer as demais funções que lhe foram cometidas por lei, regulamento ou despacho do Presidente da Câmara.
Constituem atribuições no âmbito dos Recursos Humanos:
a) Programar, coordenar e acompanhar a gestão de recursos humanos do Município, designadamente no que concerne ao recrutamento e seleção de pessoal, à gestão de carreiras, ao processamento de remunerações e outros abonos, à avaliação de desempenho e à promoção da formação.
b) Promover estudos e propor medidas que visem garantir a gestão adequada dos recursos humanos afetos ao Município;
c) Promover, em articulação com as restantes chefias, a afetação e a reafetação dos recursos humanos aos diversos postos de trabalho, tendo em conta o perfil de competências do posto de trabalho e o histórico do trabalhador;
d) Proceder à afetação temporária de trabalhadores a outras unidades orgânicas, designadamente quando estiverem em causa necessidades específicas ou situações de urgência;
e) Proceder à gestão e acompanhamento dos processos relativos a trabalhadores que se encontrem em mobilidade;
f) Coordenar e implementar, no plano técnico, a política municipal de recursos humanos, nomeadamente as ações administrativas relativas ao recrutamento, seleção e cessação de funções de pessoal;
g) Proceder à organização, gestão e atualização dos processos individuais dos trabalhadores ao serviço do Município, a prestações sociais dos trabalhadores, bem como os que derivem de acidentes de trabalho;
h) Instruir os processos de aposentação dos trabalhadores;
i) Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, bem como de acidentes de trabalho;
j) Organizar e controlar a informação relativa ao registo e controle de assiduidade;
k) Assegurar os atos administrativos relacionados com o processamento de remunerações e outros abonos;
l) Colaborar na elaboração e gestão do orçamento, bem como da prestação de contas, no que concerne à área de pessoal;
m) Proceder à elaboração dos mapas de férias;
n) Elaborar o Balanço Social;
o) Propor executar ações nos domínios da segurança, higiene e saúde no trabalho;
p) Organizar, dinamizar e assegurar a aplicação do sistema de avaliação de desempenho, no âmbito dos recursos humanos;
q) Elaborar o diagnóstico de necessidades, colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores e elaborar o plano de formação;
r) Proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual e dinamizar a sua implementação;
s) Assegurar a divulgação das normas que imponham deveres, e direitos aos trabalhadores;
t) Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por Lei, norma, regulamento ou deliberação, despacho ou determinação superior, relativos aos Recursos Humanos.
Constituem atribuições no âmbito da subunidade Orgânica flexível de Atendimento e Expediente:
Constituem atribuições no âmbito do Apoio aos Órgãos:
a) Secretariado das reuniões da Câmara Municipal, nomeadamente a preparação da reunião, elaboração de convocatórias, agendas e subscrição das minutas e atas
b) Promover a adequada publicitação e divulgação de todas as deliberações da Câmara Municipal, com eficácia externa;
c) Promover o encaminhamento dos processos, após aprovação das deliberações, para os serviços responsáveis pela sua execução;
d) Remeter à Assembleia Municipal as deliberações e matérias que, nos termos da lei, careçam da provação ou conhecimento desse Órgão;
e) Proceder à emissão das certidões de atas;
f) Organizar para encadernação os livros das atas da Câmara Municipal, com os respetivos livros de documentos anexos;
g) Exercer as demais funções que lhe foram cometidas.
Constituem atribuições no âmbito dos Assuntos Gerais:
a) Certificar, mediante despacho, os factos e atos que constam do arquivo municipal;
b) Executar tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões e autenticações;
c) Assegurar a organização, a coordenação, a execução e o acompanhamento de tarefas, ações e procedimentos administrativos, referentes a todos os processos de atos eleitorais, referendários e de recenseamento eleitoral, nomeadamente funções legalmente atribuídas à Câmara Municipal;
d) Promover e execução de tarefas relativas ao Dia da Defesa Nacional;
e) Promover a gestão e organização dos mercados municipais e feiras;
f) Assegurar os procedimentos relativos à aquisição de terrenos para sepulturas perpétuas e ossários;
g) Assegurar a gestão administrativa do Cemitério Municipal, liquidar as respetivas taxas e organizar os processos de inumação, exumação, transladação de cadáveres, e os processos de concessão de terrenos e ossários no respetivo Cemitério;
h) Manter atualizada a aplicação informática, com registos relativos às inumações, exumações e trasladações;
i) Organizar processos de emissão de certificados de registo de cidadãos comunitários residentes no concelho, em colaboração com o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras;
j) Instruir processos relativos ao licenciamento de recintos de espetáculos de divertimentos públicos, nomeadamente itinerantes, improvisados e de ruído;
k) Organizar os processos de recolha de resíduos sólidos em viatura municipal, bem como a cobrança da respetiva tarifa;
l) Instruir processos de licenciamento de transportes de aluguer em veículos ligeiros de passageiros;
m) Assegurar a leitura dos contadores de água instalados no Concelho, e cobrança de consumos de água e tarifa de saneamento na freguesia de Póvoa e Meadas;
n) Exercer as demais funções que lhe foram cometidas;
o) Rececionar pedidos no domínio dos processos de edificação de obras particulares, sujeitas ao regime de licenciamento e comunicação prévia, construção, loteamentos, ocupação da via pública, publicidade, ou de outras atividades com incidência no território do concelho;
p) Rececionar pedidos de ramais de esgotos, de águas e limpa fossa, bem como a cobrança das respetivas taxas;
q) Manter organizados e atualizados todos os processos relacionados com as várias áreas da secção;
r) Instrução de processos de candidatura de transporte escolar, ativação dos respetivos passes, e cobranças de todas as receitas provenientes de transportes escolares e outros;
s) Receção e gestão dos pedidos de Cedência e Utilização das Viaturas de Transporte Coletivo Municipal pelas coletividades do Concelho, em colaboração com o Vereador do respetivo Pelouro, e proceder à cobrança de tarifas de acordo com o Regulamento Municipal em vigor;
t) Elaborar contratos de fornecimento de água e controlar o incumprimento dos mesmos, por falta de pagamento e remeter essa informação ao serviço respetivo para que este proceda à suspensão do fornecimento de água, nos termos regulamentares;
u) Elaborar desistência de consumo de água, autorização de débitos e restabelecimentos de consumo;
v) Analisar e corrigir as anomalias nas leituras registadas e na faturação;
w) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento ou despacho do Presidente da Câmara;
Constituem atribuições no âmbito do Arquivo:
a) Classificação e gestão do arquivo corrente e intermédio da correspondência inerente à Secção;
b) Assegurar a gestão do ciclo de vida da informação de arquivo, desde a sua fase de produção, passando pela sua tramitação, até à fase de seleção, avaliação e arquivo;
c) Promover e sensibilizar para a aplicação de boas práticas administrativas, nomeadamente junto dos utilizadores do sistema de Gestão Documental;
d) Organizar os procedimentos de seleção do arquivo e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor.
Constituem atribuições no âmbito do Expediente, Taxas e Licenças:
a) Executar tarefas inerentes à receção e registo da documentação recebida em qualquer suporte e por qualquer meio, bem como a distribuição e expedição de correspondência e outros documentos;
b) Classificar, criar e numerar processos no sistema de gestão documental, pelos gestores dos respetivos procedimentos;
c) Registar e divulgar os editais, bem como elaborar as respetivas certidões de afixação;
d) Elaborar informações, ofícios, editais, certidões e declarações no âmbito das atividades desenvolvidas na Secção;
e) Emitir e liquidar taxas e licenças e demais rendimentos do Município; e registar as respetivas licenças;
f) Conferir mapas de cobrança das taxas de mercados e feiras e equipamentos desportivos, e emitir as respetivas guias de receita;
g) Emitir guias de receita arrecadada nos vários postos de cobrança do município;
h) Emissão de guias de receita de cobrança de rendas da imóvel propriedade do Município e outros créditos municipais;
i) Exercer as demais funções que lhe foram cometidas.
Constituem atribuições no âmbito do Atendimento e Apoio ao Cidadão:
a) Centralizar e gerir o atendimento e a informação municipal, numa lógica integrada de processo, assegurando a coordenação dos espaços, recursos e demais canais afetos a este fim, com exceção do atendimento especificamente atribuído aos outros serviços;
b) Implementar um atendimento multicanal integrado, através da disponibilização de atendimento presencial e a criação de uma multiplicidade de canais complementares de atendimento não presencial, via telefone, correio, correio eletrónica e tecnologia web;
c) Promover uma visão integrada dos vários contactos feitos pelo cidadão/munícipe no âmbito de qualquer processo e independentemente do canal de atendimento utilizado, prestando informações, garantindo a existência de mecanismos que permitam um conhecimento célere das solicitações e a evolução do estado dos processos;
d) Potenciar a utilização dos portais eletrónicos como complemento e, preferencialmente como alternativa ao atendimento presencial e telefónico;
e) Garantir a articulação com e entre as diferentes áreas dos serviços municipais, através da normalização dos procedimentos relativos aos pedidos/requerimentos apresentados pelos cidadãos/munícipes, bem como dos requisitos a observar internamente nas respostas a prestar;
f) Assegurar a gestão dos locais de receção/acolhimento de munícipes;
g) Realizar outras tarefas, no âmbito do atendimento ao público, que não estejam cometidas a outros serviços.
Constituem atribuições no âmbito dos Conselhos Municipais:
a) Elaborar os respetivos regulamentos e desenvolver procedimentos até à sua entrada em vigor;
b) Assegurar a instalação dos Conselhos Municipais;
c) Convocar as reuniões e elaborar as respetivas agendas;
d) Secretariar as reuniões, e laborar as atas, minutas e outro expediente;
e) Dar conhecimento das atas à Câmara e Assembleia Municipal;
f) Remeter as atas para os Ministérios respetivos;
g) Publicitar as atas no site.