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Artigo 11.º — Serviços Administrativos e Financeiros

Vigente desde: 18/01/2018
  1. 1 -Na direção intermédia de 3.º grau, Finanças e Património Municipal estão integrados os Serviços Administrativos e Financeiros, os quais têm como atividade executar todos os procedimentos administrativos inerentes ao funcionamento deste serviço; garantir a prestação de informação económica e financeira, fiável e atempada; assegurar a gestão corrente da documentação entrada e expedida da Câmara Municipal, bem como assegurar a permanente manutenção e limpeza das instalações.
  2. 2 -Estes serviços integram as seguintes áreas: Expediente, Arquivo e Gestão Documental; Taxas e Licenças; Execuções Fiscais; Leituras e Cobranças; Telefones e Limpeza; Contabilidade; Economato; Tesouraria; Contratação Pública.
  3. 3 -O Expediente, Arquivo e Gestão Documental detêm as seguintes funções:
    1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentos recebidos dentro dos prazos respetivos;
    2. b)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço, requerimentos, correspondência e demais documentos;
    3. c)Elaborar estatísticas do serviço, preencher os respetivos impressos e remetê-los aos organismos e entidades oficiais, se tal for determinado, nos prazos legais;
    4. d)Catalogar, indexar, arquivar ou dar outros tratamentos adequados a todos os documentos, livros e processos que lhes sejam remetidos pelos diversos serviços municipais;
    5. e)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;
    6. f)Organizar e manter atualizado o arquivo geral do município, incluindo a classificação e arrumação dos volumes, registo e manutenção dos ficheiros de entradas e saídas de documentos;
    7. g)Velar pela conservação dos documentos arquivados, propondo medidas e ações necessárias para garantir a sua preservação;
    8. h)Promover a organização e arquivo dos Diários da República na sua versão em papel;
    9. i)Acompanhar os processos relativos a recenseamento eleitoral e de eleições autárquicas, legislativas e presidenciais;
    10. j)Organizar e executar todos os procedimentos e formalidades de todos os processos respeitantes a atos eleitorais;
    11. k)Disponibilizar, sob controlo, aos serviços que delas precisem, as fontes necessárias ao trabalho sempre que não seja possível ou seja inconveniente extrair cópias;
    12. l)Gerir o equipamento, de forma a evitar situações de mau funcionamento, devendo participá-las e solicitar a intervenção de fornecedores de serviços contratados ou com garantias em vigor;
    13. m)Proceder à manutenção dos equipamentos em termos de consumíveis;
    14. n)Assegurar as prestações solicitadas pelos diversos serviços;
    15. o)Manter atualizado um registo dos serviços efetuados;
    16. p)Propor a aquisição de material e equipamento necessário à manutenção;
    17. q)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinações superiores;
    18. r)Preparar a minuta dos assuntos que careçam de deliberação da Câmara, bem como secretariar as reuniões da Câmara Municipal, e subscrever as respetivas atas;
    19. s)Organizar e manter atualizado o ficheiro das deliberações dos órgãos autárquicos;
    20. t)Encaminhar o expediente objeto das deliberações para os serviços responsáveis pela sua execução;
    21. u)Realizar tarefas de apoio às convocatórias, organização das agendas e preparação dos processos para apreciação, decisão e apoio direto às reuniões;
    22. v)Assegurar todos os procedimentos relativos a convocatórias, preparação de agendas e processos para apreciação;
    23. w)Elaboração e distribuição de atas, bem como processar todo o expediente da Assembleia;
    24. x)Transmitir aos serviços municipais competentes as informações necessárias ao processamento dos abonos devidos aos membros da Assembleia;
    25. y)Assegurar a resposta, dentro do prazo estipulado por lei, aos pedidos de informação veiculados pela mesa da Assembleia Municipal;
    26. z)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  4. 4 -As Taxas e Licenças detêm as seguintes funções:
    1. a)Liquidar impostos, taxas, licenças e outras receitas do Município, que não sejam afetas a outros serviços, bem como passar e registar as respetivas licenças e guias de receita;
    2. b)Fiscalizar o cumprimento das posturas e regulamentos respeitantes à cobrança de impostos e rendimentos municipais, em colaboração com os agentes de fiscalização;
    3. c)Organizar o registo e identificação dos feirantes e vendedores ambulantes através da submissão de Meras Comunicações Previas (MCP) no Balcão do Empreendedor (BdE), e cobrar as respetivas taxas;
    4. d)Registar autos de transgressão, reclamações e recursos e dar-lhe o devido encaminhamento dentro dos prazos respetivos;
    5. e)Fornecer todos os documentos de registos de matrícula de velocípedes, ciclomotores e veículos agrícolas categoria III necessários para a sua matriculação junto da entidade competente;
    6. f)Fornecer todos os documentos referentes às licenças de condução de motociclos e ciclomotores para os respetivos efeitos junto da entidade competente;
    7. g)Emitir, quando aprovadas as licenças especiais do ruído, os respetivos alvarás;
    8. h)Efetuar os demais procedimentos e tarefas que forem determinados por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou ordem superior;
    9. i)Manter atualizados os registos relativos à inumação, exumação, transladação e perpetuidade de sepulturas;
    10. j)Organizar os processos de aquisição de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo;
    11. k)Conferir, conjuntamente com o Serviço Administrativo de Águas e Saneamento, os recibos e mapas de cobrança do serviço de distribuição de água, de tarifas de resíduos sólidos e de recolha de águas residuais;
    12. l)Emitir ordens de serviço de corte de contador por falta de pagamento da faturação da água, saneamento e resíduos sólidos;
    13. m)Emitir pré-avisos de corte água nos termos da lei;
    14. n)Coordenar com o serviço competente todos os processos de viabilidade de execução de ramais de ligação de água, saneamento e águas pluviais;
    15. o)Organizar todos os processos de pedidos de ramal de água e de saneamento, bem como emitir todas as ordens de medição técnica e de execução;
    16. p)Emitir ordens de serviço de substituição e de mudança de localização de contador de água;
    17. q)Organizar todos os pedidos de limpeza de coletores domésticos e não-domésticos e cobrar as respetivas taxas, quando aplicável;
    18. r)Efetuar o tratamento administrativo dos contratos de fornecimento de água de abastecimento e de recolha de águas residuais;
    19. s)Enviar, trimestralmente, para a Autoridade Tributária e Aduaneira, ficheiros com todos os pedidos de ligação e de cessação de fornecimento de água;
    20. t)Organizar processos de concessão de isenções e benefícios parafiscais;
    21. u)Conferir mensalmente o pagamento das rendas dos prédios da habitação social e efetuar o lançamento de rendas atualizadas na conta dos inquilinos;
    22. v)Organizar Meras Comunicações Prévias (MCP), Comunicações Prévias com Prazo (CPP) e processos de licenciamento de ocupação do domínio público municipal e cobrar as respetivas taxas;
    23. w)Manter atualizados todos os pedidos efetuados no Balcão do Empreendedor;
    24. x)Organizar os processos de licenciamento municipal de afixação e/ ou inscrição de mensagens publicitárias e processos isentos de controlo prévio e cobrar as respetivas taxas;
    25. y)Enviar avisos de pagamento para efeitos de renovação de licenças anuais de ocupação do espaço público;
    26. z)Organizar os processos de licenciamento de provas desportivas, manifestações desportivas e outras atividades que possam afetar o trânsito normal, e cobrar as respetivas taxas;
    27. aa)Organizar processos de cedência de instalações municipais e de cedência de transporte coletivo de passageiros;
    28. bb)Organizar os processos de atribuição e substituição de licença de transporte coletivo de passageiros em transporte ligeiro (táxi) e cobrar as respetivas taxas;
    29. cc)Organizar todos os processos de pedido de alargamento de horário de funcionamento dos estabelecimentos comerciais, emitir os respetivos títulos e cobrar as respetivas taxas;
    30. dd)Validar o registo de utilizadores dos Serviços Online;
    31. ee)Fornecer certidões a pedido dos munícipes;
    32. ff)Fornecer segundas vias e fotocópias autenticadas de documentos arquivados;
    33. gg)Efetuar os demais procedimentos ou atribuições que lhe sejam determinados por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou ordem superior;
    34. hh)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  5. 5 -As Execuções Fiscais detêm as seguintes funções:
    1. a)Proceder, no respeito pelo Código de Procedimento Administrativo e de Processo Tributário, à cobrança coerciva de dívidas e organizar os respetivos processos;
    2. b)Manter todos os processos na devida ordem;
    3. c)Instaurar e instruir os processos de execuções fiscais, praticando para o efeito os atos previstos na lei, no que lhe seja determinado;
    4. d)Elaborar listagens de devedores remissos por processamento mensal de faturação de água, saneamento e recolha de resíduos sólidos;
    5. e)Executar as tarefas que, no âmbito das suas competências, lhe sejam superiormente solicitadas;
    6. f)Rececionar e organizar planos de pagamento de dívidas em prestações;
    7. g)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  6. 6 -As Leituras e Cobranças detêm as seguintes funções:
    1. a)A leitura de contadores, nas casas dos consumidores, dos números relativos aos gastos de água, anotando-os em livros apropriados e recebendo as verbas constantes dos recibos correspondentes aos gastos anteriores;
    2. b)Promover a leitura e a cobrança de consumos de água e da taxa de saneamento, entregando o respetivo produto na tesouraria dentro do prazo estabelecido;
    3. c)Elaborar e manter atualizado o ficheiro de consumos de água;
    4. d)Emissão da faturação e recibos para os consumidores, bem como o seu envio pelo correio, quando aplicável;
    5. e)Conferir, conjuntamente com os Serviços de Taxas e Licenças, os recibos e mapas de cobrança do serviço de distribuição de água, de tarifas de lixo e de conservação de coletores de esgotos;
    6. f)Promover a leitura dos contadores e a recolha de elementos tarifários, a efetuar pelos leitores cobradores de consumos;
    7. g)Conferir e submeter as autorizações de débito direto SEPA;
    8. h)Enviar mensalmente o ficheiro SAFT para a Autoridade Tributária e Aduaneira;
    9. i)Reportar situações de ligação indevida e utilização abusiva e contadores de água;
    10. j)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  7. 7 -Os Telefones e Limpeza detêm as seguintes funções:
    1. a)Estabelecer ligações telefónicas para o exterior e transmitir aos serviços as chamadas recebidas;
    2. b)Prestar informações dentro do seu âmbito;
    3. c)Registar o movimento de chamadas e anotar, sempre que necessário as mensagens que respeitem a assuntos de serviço e transmiti-los por escrito ou oralmente;
    4. d)Zelar pela conservação do material à sua guarda e se necessário, participar avarias;
    5. e)Assegurar a limpeza e conservação das instalações;
    6. f)Realizar tarefas de arrumação e distribuição;
    7. g)Executar outras tarefas simples, não especificadas, de caráter manual e exigindo principalmente esforço físico e conhecimentos práticos;
    8. h)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  8. 8 -A Contabilidade detém as seguintes funções:
    1. a)Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade municipal, procedendo a todas as tarefas definidas na lei ou em regulamento, relativas aos registos de receitas e despesas que traduzam a execução orçamental das opções do plano e da contabilidade patrimonial, quando aplicável;
    2. b)Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;
    3. c)Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de contratação pública, em articulação com o Serviço de Contratação Pública;
    4. d)Proceder à classificação de documentos e ao registo, mantendo em dia o sistema de contabilidade do município;
    5. e)Promover os registos inerentes à execução orçamental e do plano plurianual de investimentos;
    6. f)Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos, proceder às suas modificações e emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à sua execução nos termos definidos nas normas legais em vigor e regulamentares aplicáveis;
    7. g)Executar ou participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução orçamental;
    8. h)Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento e respetivas revisões e alterações, bem como do plano plurianual de investimentos;
    9. i)Elaborar o Orçamento, respetivas revisões e alterações;
    10. j)Conferir os mapas de cobrança de taxas e tarifas de mercados e feiras e emitir as respetivas guias de receita;
    11. k)Conferir a receita das piscinas municipais;
    12. l)Promover a elaboração do balanço, demonstração de resultados e os mapas de execução orçamental;
    13. m)Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos nos termos legais e regulamentares;
    14. n)Coordenar e controlar toda a atividade financeira, designadamente através do cabimento de verba;
    15. o)Determinar os custos de cada serviço e elaborar estatísticas financeiras necessárias a um efetivo controlo de gestão;
    16. p)Promover à arrecadação de receitas e o pagamento das despesas autorizadas;
    17. q)Emitir os documentos de receita e despesa, bem como os demais documentos que suportem registos contabilísticos;
    18. r)Elaborar as reconciliações bancárias mensais;
    19. s)Controlar os fundos de maneio;
    20. t)Coligir todos os elementos necessários à execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e respetivas modificações;
    21. u)Manter devidamente atualizados os registos contabilísticos;
    22. v)Promover a verificação permanente de movimentos de fundos do Serviço de Tesouraria e de documentos de receita e despesa;
    23. w)Manter devidamente organizado o arquivo de toda a documentação de gerências anteriores;
    24. x)Escriturar as contas correntes obrigatórias por Lei;
    25. y)Manter em ordem a conta corrente com empreiteiros e fornecedores, bem como o mapa de atualização de empréstimos;
    26. z)Elaborar, em articulação com o Serviço de Tesouraria, os balancetes mensais, anuais e outros a efetuar quando julgados necessários aos fundos, valores e documentos entregues à guarda da Tesouraria Municipal;
    27. aa)Controlar, em articulação com o Serviço de Tesouraria, as contas bancárias;
    28. bb)Exercer as demais funções que lhe sejam determinadas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou ordem superior;
    29. cc)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  9. 9 -O Economato detém as seguintes funções:
    1. a)Administrar os artigos de consumo corrente existentes e proceder à sua distribuição interna, propondo medidas tendentes a racionalizar as aquisições de material e os consumos;
    2. b)Proceder ao movimento de entradas através de guias de remessa e notas de devolução;
    3. c)Dar saídas dos bens armazenados através das requisições emitidas pelos respetivos serviços e visadas pelos responsáveis;
    4. d)Proceder às aquisições necessárias, após adequada instrução dos respetivos processos;
    5. e)Proceder ao controlo da compra ou do contrato, nomeadamente à vigilância dos prazos e à verificação das faturas;
    6. f)Organizar e manter atualizado o ficheiro de fornecedores bem como o inventário do material de utilização permanente e sua distribuição;
    7. g)Elaborar e submeter à apreciação da Câmara Municipal um relatório anual das atividades desenvolvidas;
    8. h)Garantir uma gestão eficiente de stocks através de um correto sistema de controlo de custos e de consumo;
    9. i)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  10. 10 -A Tesouraria detém as seguintes funções:
    1. a)Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentados e no respeito pelas instruções de serviço;
    2. b)Efetuar o pagamento de todas as despesas, depois de devidamente autorizadas, de acordo com o plano mensal de pagamentos;
    3. c)Efetuar depósitos e transferências de fundos;
    4. d)Efetuar os registos de toda a movimentação diária no sistema informático de tesouraria;
    5. e)Liquidar juros moratórios referentes à arrecadação de receitas;
    6. f)Proceder à guarda de valores monetários;
    7. g)Proceder aos depósitos, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em cofre, nos termos definidos na norma de controlo interno;
    8. h)Movimentar, em conjunto com o Presidente da Câmara, ou o Vereador com competências delegadas para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;
    9. i)Elaborar balancetes diários de Tesouraria;
    10. j)Elaborar, em articulação com o Serviço de Contabilidade, os balancetes mensais, anuais e outros a efetuar quando julgados necessários aos fundos, valores e documentos entregues à guarda do Serviço de Tesouraria;
    11. k)Controlar, em articulação com o Serviço de Contabilidade as contas bancárias;
    12. l)Elaborar conjuntamente com o Serviço de Contabilidade balanços mensais, anuais, de final e início de mandato ou outros, aos fundos, valores e documentos entregues à sua guarda;
    13. m)Proceder à escrituração necessária para registo de todos os movimentos efetuados e envio da documentação necessária para o Serviço de Contabilidade;
    14. n)Passar certidões de relaxe a entregar nas taxas e licenças, findo o prazo de pagamento voluntário do prazo estabelecido;
    15. o)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.
  11. 11 -A Contratação Pública detém as seguintes funções:
    1. a)Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação, e proceder aos registos de todos os procedimentos de contratação nos suportes informáticos em vigor, bem como nas plataformas e portais públicos, sempre que legalmente exigido;
    2. b)Assegurar o lançamento de todos os procedimentos tendentes à contratação para aquisição de bens e serviços e de empreitadas do Município, sob proposta e apreciação técnica dos serviços, instruindo, acompanhando e organizando os procedimentos pré -contratuais, de acordo com a legislação aplicável e respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade;
    3. c)Proceder à promoção, gestão e controlo de todos os contratos de fornecimento de bens e serviços;
    4. d)Preparar e acompanhar os contratos no âmbito da contratação pública;
    5. e)Assegurar a avaliação dos fornecedores e manter atualizada a base de dados de fornecedores;
    6. f)Preparar, com a colaboração dos serviços competentes, os processos de concurso de desencadeados pelo Município, assegurando os procedimentos administrativos correspondentes;
    7. g)Proceder à informação regular do Executivo, mediante a elaboração de pareceres sobre Obras Públicas necessárias ao desenvolvimento local;
    8. h)Controlar os custos, qualidade e prazo das obras executadas;
    9. i)Desenvolver projetos de construção e conservação de redes de distribuição pública de águas e de saneamento, promovendo a realização das obras por Administração Direta ou procedendo às diligências para a sua adjudicação;
    10. j)Colaborar com o Serviço Estudos e Projetos na preparação de candidaturas a financiamento de fundos comunitários e/ou outros de aplicação às autarquias locais, e acompanhar a sua execução e encerramento;
    11. k)Preparar procedimentos de concursos públicos com a publicação no Diário da República e eventual publicação no Jornal Oficial da União Europeia;
    12. l)Preparação e envio de contratos e respetivos processos ao Tribunal de Contas para efeitos de atribuição de visto;
    13. m)Elaborar os autos de consignação, receção provisória, receção definitiva e conta final das obras;
    14. n)Publicitação de todos os contratos no portal Base, quer o relatório inicial de contrato, quer o relatório final de execução;
    15. o)Apoio administrativo às juntas de freguesia e a outras entidades, no lançamento dos seus procedimentos, bem como o seu acompanhamento e controlo;
    16. p)Elaboração e organização processual dos contratos para o Notariado Privativo do Município;
    17. q)Estudo, conceção e organização de procedimentos de Acordo Quadro, em colaboração com as entidades promotoras, ao abrigo das centrais de compras, nomeadamente CIM Viseu Dão Lafões e Connect;
    18. r)Proceder à contratação pública de contratos de prestação de serviços em regime de tarefa e avença em estreita colaboração com os Serviços de Recursos Humanos do Município de Nelas;
    19. s)Colaboração com os Serviços de Armazém, no que respeita à entrega dos bens constantes nos fornecimentos contínuos, bem como apoiar o armazém na elaboração de procedimentos de material a adquirir e rotura de stocks;
    20. t)O exercício das demais funções que lhe venham a ser conferidas relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

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Em vigor desde 18/01/2018

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