Art.º 3 · Despacho n.º 909/2022 — Divisão de Administração e Serviços Instrumentais

1 -A Divisão de Administração e Serviços Instrumentais (DASI) é dirigida por um Chefe de Divisão, competindo-lhe:
1. a)Elaborar propostas de regulamentos no âmbito das suas competências;
2. b)Apoiar administrativamente os órgãos representativos do município, garantindo o encaminhamento das decisões e deliberações para os serviços responsáveis pela sua execução;
3. c)Autenticar os documentos e atos oficiais da Câmara Municipal no quadro das suas atribuições;
4. d)Emitir, nos termos da lei e com base em informações concretas e precisas dos diversos setores da DASI, as certidões que sejam solicitadas à Câmara Municipal;
5. e)Assegurar o expediente relativo a recenseamento eleitoral, atos eleitorais e consultas populares;
6. f)Assegurar a receção, triagem, verificação, registo e encaminhamento de toda a documentação - eletrónica ou física - de origem externa que tenha por destino os Serviços Municipais, utilizando para o efeito o Sistema de Gestão Documental, bem como do seu arquivo;
7. g)Assegurar o encaminhamento de toda a correspondência rececionada para as unidades orgânicas/membros do executivo a que se destina;
8. h)Realizar a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
9. i)Garantir o normal desenvolvimento e respetivo controlo de todos os processos de expediente geral;
10. j)Dirigir o funcionamento do arquivo da DASI;
11. k)Garantir o adequado atendimento dos munícipes que contactem os serviços da Divisão;
12. l)Garantir o apoio aos munícipes no que respeita à defesa dos seus legítimos interesses e direitos;
13. m)Assegurar a gestão das tarifas, taxas, licenças e serviços prestados a terceiros;
14. n)Coordenar o trabalho de fiscalização da DASI e dos Gabinetes Operacionais, quando necessário;
15. o)Acompanhar, apoiar e monitorizar a implementação das novas medidas legislativas com impacto na organização bem como as medidas de descentralização administrativa e delegação de competências do Estado nas autarquias;
16. p)Remeter ao arquivo geral no final de cada ano, os documentos e processos desnecessários ao funcionamento da DASI;
17. q)Promover e colaborar na elaboração do plano plurianual de investimento e do orçamento, respetivas alterações e revisões e acompanhar a sua execução, bem como participar na prestação de contas e no relatório de gestão;
18. r)Subscrever ou visar as ordens de pagamento;
19. s)Assegurar o registo e o inventário dos bens patrimoniais;
20. t)Assegurar a gestão do aprovisionamento/Armazéns;
21. u)Realizar as ações necessárias para implementar, rever, auditar e controlar o Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infrações Conexas do Município de Ferreira do Zêzere;
22. v)Promover o relatório do Estatuto de Direito de Oposição;
23. w)Garantir a definição, implementação e atualidade da Norma de Controlo Interno e avaliar o cumprimento da mesma nos serviços municipais;
24. x)Assegurar o processo administrativo relativo os processos de expropriações;
25. y)Remeter ao Tribunal de Contas, todos os processos do Município;
26. z)Assegurar o processo de fiscalização e administrativo da limpeza de gestão de combustível.
27. aa)Elaborar e submeter à aprovação superior os documentos previsionais do Município (Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos e Planos de Atividades mais Relevantes) e respetivas alterações;
28. bb)Organizar o processo de consolidação de contas do Município, com as empresas municipais;
29. cc)Conceber, propor e aplicar normas relativas à gestão financeira e patrimonial, para serem seguidas por todos os serviços municipais;
30. dd)Elaborar os estudos de base e recolher os dados necessários à preparação e elaboração de Plano Plurianual de Investimentos e Orçamento;
31. ee)Elaborar estudos que permitam efetuar previsões a médio e longo prazo dos recursos financeiros do município;
32. ff)Elaborar estudos económico-financeiros que sustentem a opção de contratação de serviços externos;
33. gg)Supervisionar os processos de Contratação Pública;
34. hh)Apresentar superiormente propostas para melhoria da condição económica e financeira do Município;
35. ii)Manter atualizada a Norma de Controlo Interno;
36. jj)Garantir a implementação da "Contabilidade de Custos" e das normas contabilísticas em uso na administração pública aplicáveis às autarquias;
37. kk)Enviar para as entidades competentes as obrigações e dados estatísticos, bem como os documentos e ficheiros informáticos relativos à área financeira;
38. ll)Efetuar as atividades de controlo e gestão da Tesouraria;
39. mm)Assegurar a liquidação e controlo da cobrança das taxas e outras receitas municipais;
40. nn)Organizar e promover o controlo das atividades da autarquia designadamente ao nível da arrecadação das receitas e da realização das despesas;
41. oo)Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa pública e supervisionar o cumprimento das normas da contabilidade e finanças locais;
42. pp)Articular com as demais unidades orgânicas na gestão das candidaturas, contratos programas, protocolos e outras situações que impliquem movimentos financeiros;
43. qq)Garantir o controlo dos fundos disponíveis;
44. rr)Proceder à preparação das informações técnico legais tendentes à obtenção de deliberação(ões)
genérica(s) dos órgãos executivo ou deliberativo, conforme aplicável, que possibilitem a agilização dos procedimentos de aquisição;
1. ss)Garantir a organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis do município e a sua afetação criteriosa aos diversos serviços municipais;
2. tt)Garantir o cumprimento dos critérios de amortização do património afeto aos serviços, assegurando a imputação de custos a cada unidade orgânica;
3. uu)Supervisionar a aplicação do Regulamento Municipal de Taxas e garantir a execução das atividades relacionadas;
4. vv)Estabelecer mecanismos de articulação com os demais Serviços Municipais que concorram para a eficácia do processo informacional do inventário;
5. ww)Acompanhar as auditorias financeiras realizadas por entidades externas;
6. xx)Gerir as participações sociais do Município;
7. yy)Garantir o pedido de parecer prévio vinculativo ao Executivo Municipal para a abertura de contratos de aquisição em que isso seja aplicável de acordo com a legislação em vigor;
8. zz)Gerir a carteira de seguros do Município;
9. aaa)Contratualizar e gerir a carteira de empréstimos do município;
10. bbb)Gerir o o Espaço Cidadão e as suas atividades;
11. ccc)Superintender o serviço de call center (atendimento telefónico e on-line);
12. ddd)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
2 -A DASI compreende os seguintes setores:
Setor de Notariado, Expediente Geral e Arquivo - SNEGA;
Setor de Taxas e Licenças - STL;
Setor de Contabilidade, Tesouraria Património - SCTP;
Aprovisionamento e Contratação Pública- SAPC.
3 -Compete ao SNEGA:
1. 3.1 -No âmbito do Notariado, compete-lhe:
2. a)Exercer as funções inerentes ao Notariado dos bens municipais;
3. b)Promover, instruir e praticar todos os procedimentos técnico-administrativos inerentes ao notariado privativo do Município, nomeadamente pedido de certidões prediais, matriciais e outras;
4. c)Proceder à notificação de adjudicação/pedido de documentos, contratos, etc., utilizando a plataforma eletrónica adquirida para o efeito;
5. d)Assegurar a receção e encaminhamento de toda a documentação a expedir via CTT, procedendo do mesmo modo quanto à competência não endereçada;
6. e)Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo com toda a documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos atos e operações de natureza administrativa e jurídica e à descrição, identificação e utilização dos prédios;
7. f)Preparar a documentação necessária organizando os respetivos processos para a celebração de escrituras e contratos em que a Câmara Municipal for outorgante;
8. g)Organizar e manter um sistema de ficheiros das escrituras e demais atos celebrados e proceder ao registo nos livros correspondentes;
9. h)Remeter aos serviços competentes da administração central as informações, documentos e ou fotocópias a que, por lei, esteja obrigado;
10. i)Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários do município;
11. j)Organizar em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo com toda a documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos atos e operações de natureza administrativa e jurídica e à descrição, identificação e utilização dos prédios;
12. k)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
13. 3.2 -No âmbito do Expediente Geral, compete-lhe ainda:
14. a)Assegurar os procedimentos necessários à gestão de seguros-caução, garantias bancárias e outros, emitidos a favor do município;
15. b)Executar as tarefas inerentes à receção, registo, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
16. c)Preparar o expediente relativo a recenseamento eleitoral, atos eleitorais e consultas populares;
17. d)Preparar a agenda respeitante aos assuntos a tratar em Reunião da Câmara Municipal e Sessão da Assembleia Municipal, de acordo com as orientações e despachos dos respetivos Presidentes;
18. e)Organizar o serviço respeitante a processos de concursos para atribuição de licenças de veículos de aluguer para transporte de passageiros;
19. f)Efetuar o expediente relativo à passagem de certidões da competência da DASI, bem como o expediente relativo à autenticação de documentos;
20. g)Recolher e coordenar os assuntos tratados nas reuniões da Câmara Municipal e sessões da Assembleia Municipal, elaborando as respetivas atas;
21. h)Elaborar e arquivar editais;
22. i)Organizar os processos de venda de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo cadastro;
23. j)Assegurar a gestão administrativa do cemitério municipal e organizar os ficheiros e demais registos respetivos;
24. k)Executar as tarefas administrativas inerentes a inumações, exumações e transladações;
25. l)Organizar os processos com vista ao licenciamento de feirantes e vendedores ambulantes;
26. m)Assegurar a receção, registo, expedição e arquivo de todos os documentos referentes à atividade geral dos órgãos representativos do município;
27. n)Organizar os processos eleitorais e atos referendários;
28. o)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
29. 3.3 -No âmbito do Arquivo, compete-lhe igualmente:
30. a)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos.
31. b)Proceder ao arquivo dos documentos à sua guarda, de acordo com as regras aplicáveis;
32. c)Registar, afixar e arquivar avisos, editais, éditos, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
33. d)Proceder à organização dos sistemas de arquivo e digitalização de correspondência remetida ao município;
34. e)Assegurar a informação ao público em geral, no domínio não só das áreas de intervenção direta da Câmara Municipal, mas também noutras de caráter mais amplo, mas que sejam do interesse público;
35. f)Garantir o normal desenvolvimento e respetivo controlo, de todos os processos relativos à gestão documental;
36. g)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
4 -Compete ao STL:
1. 4.1 -No âmbito das Taxas, compete-lhe:
2. a)Promover a arrecadação de receitas municipais;
3. b)Liquidar impostos, taxas, tarifas, licenças, autorizações e demais rendimentos do município;
4. c)Conferir os mapas de cobrança das taxas dos mercados, feiras, bem como emitir as respetivas guias de receita;
5. d)Tratar de todo o tipo de seguros, nomeadamente os efetuados ao património municipal;
6. e)Elaborar e manter atualizado o ficheiro de consumidores;
7. f)Promover a cobrança do valor das taxas;
8. g)Fiscalizar o pagamento de taxas, licenças e outras obrigações;
9. h)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
10. 4.2 -No âmbito das Licenças, compete-lhe ainda:
11. a)Promover inspeções, reinspeções e inquéritos a elevadores;
12. b)Emitir licenças para espetáculos, venda de bilhetes para espetáculos e realização de leilões, bem como licenças relativas a publicidade;
13. c)Fiscalizar e dar cumprimento aos regulamentos alusivos à DASI;
14. d)Fiscalizar a limpeza de gestão de combustível, e proceder ao processo administrativo atinente ao cumprimento dessa obrigação legal;
15. e)Proceder ao levantamento de autos de notícia por infração às normas legais;
16. f)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
5 -Compete ao SCTP:
1. 5.1 -No âmbito da Contabilidade, compete-lhe:
2. a)Promover e colaborar na elaboração dos planos plurianuais de investimento e orçamentos e respetivas revisões e alterações, coligindo todos os elementos necessários para esse efeito;
3. b)Colaborar na execução do documento de prestação de contas e fornecer e colaborar na execução do respetivo relatório de gestão;
4. c)Promover os registos e estatísticas inerentes à execução do Orçamento, Grandes Opções do Plano, de forma periódica;
5. d)Coordenar e controlar toda a atividade financeira, designadamente através do cabimento de verbas;
6. e)Remeter aos departamentos centrais e regionais as cópias dos documentos supra numerados e outros elementos determinados por lei;
7. f)Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação das prestações de contas findas;
8. g)Remeter às entidades oficiais os elementos solicitados;
9. h)Conferir a exatidão das operações de arrecadação das receitas, entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria, de débitos e de créditos de valores em documentos, efetuados pela tesouraria;
10. i)Elaborar os balanços mensais, bem como outros julgados necessários e submetê-los a visto;
11. j)Manter em ordem as contas correntes com empreiteiros e fornecedores e os mapas de contabilização de empréstimos;
12. k)Registar no sistema de contabilidade autárquica a contabilização de receitas e de despesas, de acordo com as normas legais;
13. l)Processar toda a documentação necessária para entrega às respetivas entidades dos fundos previamente arrecadados;
14. m)Controlar e processar toda a documentação necessária à entrega do IVA;
15. n)Processar e registar as ordens de pagamento;
16. o)Ordenar todos os documentos de despesa e proceder ao seu arquivo;
17. p)Proceder ao registo informático de todas as operações;
18. q)Informar do cabimento orçamental de todas as despesas e das disponibilidades para satisfação de encargos;
19. r)Informar o os fundos disponíveis antes da autorização da realização de cada despesa;
20. s)Proceder à classificação dos documentos de despesa, ao cabimento e compromisso de verbas disponíveis;
21. t)Registar e controlar os documentos de despesa (faturas, notas de débito, vendas a dinheiro, etc.);
22. u)Proceder ao registo contabilístico de todas as despesas inerentes aos apoios sociais;
23. v)Emitir ordens de pagamento e controlar os respetivos meios de pagamento;
24. w)Executar o processamento contabilístico dos salários do pessoal e remete-los à Tesouraria;
25. x)Garantir a realização da reconciliação bancária;
26. y)Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação da gerência finda;
27. z)Proceder à conferência de conta-corrente de operações não orçamentais e processar o seu pagamento às diversas entidades, dentro dos prazos estabelecidos por lei;
28. aa)Proceder aos registos de todos os subsídios e apoios e processar os pagamentos de harmonia com as deliberações municipais;
29. bb)Elaborar estatísticas e estudos diversos para apoio da gestão e para informação aos diferentes serviços;
30. cc)Elaborar balanços e balancetes de apoio à gestão;
31. dd)Elaborar balancetes diários e proceder à sua conferência;
32. ee)Proceder à conferência diária da folha de caixa e do resumo de tesouraria, fechando o dia contabilístico;
33. ff)Proceder à anulação das receitas eventuais nos termos de legislação em vigor.
34. gg)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
35. 5.2 -No âmbito da Tesouraria, compete-lhe ainda:
36. a)Promover a arrecadação de receitas e entrada de fundos;
37. b)Controlar as contas bancárias do município e emitir ordens de transferência para pagamentos devidamente autorizados;
38. c)Liquidar os vencimentos ou outros abonos do pessoal, mediante relações de transferência ou notas de despesa a fornecer pelo Gabinete de Gestão de Recursos Humanos;
39. d)Entregar aos contribuintes, com o respetivo recibo, os documentos de cobrança e liquidar os juros que forem devidos;
40. e)Efetuar a conferência das Certidões e não divida da Segurança Social e Finanças, quando exigível por Lei.
41. f)Assegurar a constituição, controlo e reconstituição de fundos de maneio;
42. g)Promover o pagamento atempado das obrigações fiscais e outras, nomeadamente IVA, Imposto de selo, Caixa Geral de Aposentações;
43. h)Efetuar o pagamento das ordens de pagamento, depois de verificadas as condições para a sua efetivação, nos termos legais;
44. i)Elaborar os diários de tesouraria e resumos diários da tesouraria, remetendo-os diariamente à Setor de contabilidade, juntamente com os respetivos documentos de receita e de despesa;
45. j)Liquidar os juros de mora que forem devidos referentes à arrecadação de receitas;
46. k)Transferir para a tesouraria da fazenda pública e Instituições Bancárias as importâncias devidas, uma vez obtida autorização;
47. l)Zelar pela segurança de todos os valores e documentos em cofre;
48. m)Manter devidamente processados, escriturados e atualizados os documentos de tesouraria no estrito cumprimento das disposições legais e regulamentares em vigor;
49. n)Manter atualizada a informação do saldo de tesouraria das operações orçamentais e das operações de tesouraria;
50. o)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
51. 5.3 -No âmbito do Património, compete-lhe igualmente:
52. a)Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis do município e a sua afetação criteriosa aos diversos serviços municipais;
53. b)Proceder ao registo de todos os bens, mobiliário e equipamento existente nos serviços ou cedidos pelo Município a outras entidades;
54. c)Organizar e proceder às operações de abate e alienação de bens patrimoniais;
55. d)Proceder ao inventário anual;
56. e)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
6 -Compete ao SACP:
1. 6.1 -No âmbito do Aprovisionamento, compete-lhe:
2. a)Promover a aquisição de bens e serviços, com base na requisição externa ou no contrato, após o cumprimento das normas legais;
3. b)Definir uma metodologia de qualificação e avaliação contínua de fornecedores;
4. c)Determinar, implementar e controlar os consumos médios dos serviços, fornecendo os elementos necessários à elaboração do orçamento anual;
5. d)Controlar as compras efetuadas cada fornecedor, designadamente para aplicação dos limites impostos na Lei;
6. e)Enviar obrigações estatísticas relativas aos contratos de aquisição de bens e serviços às entidades a que a lei o obriga;
7. f)Superintender o funcionamento do armazém e à respetiva organização e acondicionamento de materiais;
8. g)Desenvolver a gestão de stocks assegurando a sua eficácia e eficiência em matéria administrativa;
9. h)Administrar os artigos de consumo corrente existentes e proceder à sua distribuição interna, propondo medidas tendentes a racionalizar as aquisições de material e os consumos;
10. i)Proceder ao registo de entradas em armazém através de guias de remessa e notas de devolução, assim como o respetivo armazenamento e controlo dos mesmos;
11. j)Garantir a conservação dos bens em stock;
12. k)Registar saídas dos bens armazenados através das requisições emitidas pelos respetivos serviços após a autorização dos responsáveis;
13. l)Cumprir com o disposto nas fichas técnicas dos produtos em armazém;
14. m)Organizar e manter atualizado o inventário das existências em armazém;
15. n)Rececionar os pedidos de material através de requisições internas visadas pelo respetivo dirigente de serviço;
16. o)Proceder à receção das faturas, conferindo as quantidades e valores requisitados e os efetivamente fornecidos ou prestados após conferência pelo serviço recetor;
17. p)Manter organizado o armazém;
18. q)Vigiar os prazos de validade dos produtos e emitir alertas sempre que se mostre necessário;
19. r)Cumprir a regra "First in First Out" relativamente aos produtos em armazém;
20. s)Conferir as qualidades e quantidades dos materiais adquiridos pela edilidade, através de uma competente inspeção de receção, e proceder à armazenagem dos bens;
21. t)Informar os serviços requisitantes da entrega dos bens solicitados;
22. u)Garantir a implementação da "Contabilidade de Custos";
23. v)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
24. 6.2 -No âmbito da Contratação Pública, compete-lhe igualmente:
25. a)Centralizar, elaborar e organizar os processos administrativos para a realização de procedimentos visando a aquisição de bens e serviços, solicitando a colaboração das demais unidades orgânicas sempre que isso se mostrar necessário, sendo a preparação dos programas de concurso e os cadernos de encargos para a realização de empreitadas e o acompanhamento os respetivos concursos da responsabilidade do SGET;
26. b)Efetuar o lançamento de todos os procedimentos de bens e serviços do Município, ao abrigo do Código dos Contratos Públicos, na plataforma de contratação pública;
27. c)Gerir a plataforma eletrónica de aquisição de bens e serviços e manter atualizada uma base de dados de fornecedores;
28. d)Definir o tipo de procedimento adequado a cada processo de aquisição;
29. e)Gerir todo o procedimento concursal até à sua adjudicação e celebração do contrato;
30. f)Garantir a junção ao processo de Contratação Pública do pedido de parecer prévio vinculativo ao Executivo Municipal para a abertura de contratos de aquisição em que isso seja aplicável de acordo com a legislação em vigor;
31. g)Proceder à elaboração de convites, programas de concurso, cadernos de encargos e outros documentos necessários ao lançamento dos procedimentos concursais para aquisição de bens e serviços e organizar a informação para a celebração dos respetivos contratos, solicitando a colaboração das demais unidades orgânicas sempre que isso se mostrar necessário, designadamente para a redação das cláusulas técnicas;
32. h)Elaborar relatórios preliminares, relatórios finais, convites, audiências prévias, utilizando a plataforma eletrónica adquirida para o efeito, solicitando a colaboração das demais unidades orgânicas sempre que isso se mostrar necessário, designadamente nas atividades de admissão, exclusão e avaliação de propostas de procedimentos concursais relativos à sua área de atuação;
33. i)Garantir a seleção dos fornecedores (em consultas e ajuste direto) de acordo com a respetiva avaliação contínua;
34. j)Proceder a todas as publicitações legalmente exigíveis, inerentes ao desenvolvimento do procedimento;
35. k)Compilar e verificar toda a documentação necessária à celebração de contrato;
36. l)Promover a celebração de contratos de fornecimento contínuo de bens de consumo permanente;
37. m)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.

Artigo 3.º — Divisão de Administração e Serviços Instrumentais

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