Art.º 9 · Despacho n.º 9323/2018 — Divisão de Administração Geral e Atendimento (DAGA) do Departamento de Administração Geral e Finanças (DAGF)

1 -São competências da DAGA:
1. a)Coordenar e instruir, com respeito pelos prazos legalmente definidos, todos os processos de licenciamento não atribuídos especificamente a outros serviços, tendo em vista a sua submissão ao despacho superior competente;
2. b)Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões, autenticações e notificações;
3. c)Assegurar o serviço de expediente, nomeadamente a receção, o registo, a classificação, a distribuição, a expedição e o arquivo da correspondência e a normalização da documentação interna;
4. d)Promover a difusão de informação atualizada relativa à composição, competências e funções dos órgãos municipais e dos seus titulares, bem como as deliberações tomadas e despachos proferidos pelos mesmos, designadamente através da sua disponibilização na intranet e na internet, e pelo envio para publicação no Boletim Municipal e no Diário da República, e por edital;
5. e)Gerir de forma integrada e de acordo com o enquadramento legal aplicável, os arquivos municipais não históricos, estimulando a uniformização de procedimentos administrativos e de tipologias documentais no âmbito dos arquivos correntes;
6. f)Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, qualquer que seja o seu suporte, com interesse histórico para o Município, e encorajar e promover a sua transferência para o arquivo municipal;
7. g)Implementar, emitir pareceres, dinamizar e acompanhar a política de gestão documental municipal, designadamente a propósito das aplicações informáticas de circulação e gestão documental;
8. h)Assegurar o regular funcionamento dos serviços de secretaria, registos e procedimentos administrativos;
9. i)Organizar-se internamente, enquanto e caso se repute adequado, em três subunidades orgânicas conforme previsto na alínea c), do n.º 1 do artigo 2.º, afetas respetivamente a funções de "Atendimento e Relação com o Munícipe" (GARM), de "Qualidade e Controlo Interno" (GQCI) e de "Organização e Modernização" (GOM).
2 -Em conformidade com o previsto na alínea i) do número anterior, são atribuições da divisão a prosseguir tendencialmente pelo Gabinete de Atendimento e Relação com o Munícipe (GARM):
1. a)Gerir e assegurar a realização adequada e rigorosa das tarefas de atendimento presencial ao cidadão e às empresas, nos postos de atendimento;
2. b)Prosseguir os trabalhos de diversificação e complementaridade de instrumentos e métodos de atendimento e relacionamento permanente com o munícipe;
3. c)Dinamizar e estimular a desconcentração territorial sucessiva e progressiva através de um sistema municipal de atendimento multicanal integrado, conjugando o atendimento presencial e a utilização de múltiplos canais complementares de atendimento não presencial, nomeadamente via telefone, correio, correio eletrónico, tecnologia web e outros (contact-center integrado), e operando com ponto focal no relacionamento entre serviços, e destes com os cidadãos.
3 -Em conformidade com o previsto na alínea i) do n.º 1, são atribuições da divisão a prosseguir tendencialmente pelo Gabinete de Qualidade e Controlo Interno (GQCI):
1. a)Instituir mecanismos de qualidade aplicáveis ao setor administrativo e de atendimento municipal, incluindo a totalidade do universo municipal em virtude da transversalidade de interconexão das tarefas de expediente e de apoio à decisão;
2. b)Conceber, implementar, gerir e promover o sistema de gestão da qualidade da Câmara Municipal, com o intuito de estimular a melhoria sustentada dos serviços, na perspetiva de aumento de satisfação do cidadão e do trabalhador, promovendo, acompanhando e desenvolvendo todos os estudos e projetos necessários;
3. c)Promover ações periódicas para análise dos indicadores da qualidade, diagnóstico das áreas que necessitam de melhoria e definição de ações corretivas;
4. d)Implementar e acompanhar auditorias internas e externas no domínio da qualidade associada à satisfação do cidadão e do trabalhador;
5. e)Conceber e implementar instrumentos e mecanismos de controlo dos procedimentos administrativos e conexos, tendo em vista a sua permanente otimização, e a rastreabilidade permanente dos documentos e procedimentos.
4 -Em conformidade com o previsto na alínea i) do n.º 1, são atribuições da divisão a prosseguir tendencialmente pelo Gabinete de Organização e Modernização (GOM):
1. a)Implementar, de forma sucessiva e progressiva, os processos de modernização administrativa em curso, promovendo a execução de medidas que visem o desenvolvimento e otimização organizacional e a qualificação do serviço público municipal, assente em políticas de qualificação e modernização, eficiência e eficácia da gestão pública;
2. b)Proceder ao estudo e propor medidas alternativas na área dos processos e procedimentos, de modo a simplificar e a agilizar a atividade administrativa, e a tornar fluida, oportuna e racional a comunicação interna e tendentes a impulsionar processos de desconcentração e descentralização administrativa que potenciem novas arquiteturas organizacionais;
3. c)Assegurar a execução e revisão de procedimentos escritos e instruções de trabalho, em articulação com os respetivos serviços, numa perspetiva de otimização e desmaterialização;
4. d)Criar, rever e ou atualizar formulários, internos e externos, em articulação com os serviços;
5. e)Promover, em articulação com o Departamento de Informática, a informatização e otimização dos processos internos e apoiar ações de reengenharia assentes na implementação de soluções tecnológicas, estimulando a agilização e eficiência processual das atividades do Município;
6. f)Coordenar as atividades para implementação, na Câmara Municipal, da legislação em vigor relacionada com a modernização dos serviços públicos;
7. g)Instruir os processos de candidatura à obtenção de prémios no âmbito das boas práticas e modernização administrativa, que promovam diretamente a economia, a eficiência e a eficácia, a melhoria da prestação bem como a imagem dos serviços públicos que integram o Município.

Artigo 9.º — Divisão de Administração Geral e Atendimento (DAGA) do Departamento de Administração Geral e Finanças (DAGF)

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