Art.º 14 · Despacho n.º 9712/2019 — Departamento de Gestão e Modernização Administrativa

1 -Constitui missão do Departamento de Gestão e Modernização Administrativa (DGMA) assegurar o apoio técnico e administrativo à governação municipal, no âmbito da modernização administrativa e desenvolvimento tecnológico, o apoio jurídico ao funcionamento da Câmara Municipal, gestão da execução dos contratos de apoio geral ao funcionamento dos serviços municipais, cobrança coerciva de dívidas, gestão dos sistemas gerais de apoio ao funcionamento da organização municipal, bem como assegurar as funções de oficial público nos termos da lei e secretariar as reuniões da Câmara.
2 -Para o desempenho da sua missão são atribuídas, ao Departamento de Gestão e Modernização Administrativa, as seguintes competências:
1. 2.1 -No âmbito do apoio ao Departamento funciona o Núcleo de Apoio Técnico, que tem as funções seguintes:
2. a)Prestar o apoio técnico e administrativo necessário ao exercício das funções de Oficial Público;
3. b)Preparar, e formalizar todos os contratos escritos, com exceção dos respeitantes a Recursos Humanos, nomeadamente no âmbito da Contratação Pública, dos Contratos de Adesão aos Processos de Reconversão Urbanística, dos Contratos de Utilização de imóveis municipais, e dos contratos-programa e assegurar o cumprimento das decisões dos órgãos municipais competentes na matéria;
4. c)Analisar as propostas de contratação apresentadas pelas unidades orgânicas e elaborar minutas de contratos, acordos, e outros instrumentos jurídicos relativos aos atos da sua competência;
5. d)Proceder às competentes notificações desde a decisão de adjudicação até à formalização do contrato escrito, nos termos do Código dos Contratos Públicos;
6. e)Promover a divulgação interna dos contratos celebrados através da utilização de plataforma tecnológica que permita o acesso aos mesmos pelos serviços intervenientes;
7. f)Assegurar, com a colaboração das unidades orgânicas envolvidas, todos os procedimentos administrativos e formalidades necessárias à instrução dos processos a remeter ao Tribunal de Contas, em matéria de fiscalização prévia ou concomitante;
8. g)Articular, com os serviços instrutores, a elaboração de projetos de propostas, a submeter a deliberação de Câmara no sentido de salvaguardar que estas se encontrem em condições formais de aprovação, nos termos da lei, suprindo eventuais deficiências, solicitando se necessário informações e elementos adicionais;
9. h)Elaborar projetos de propostas a submeter ao Órgão Executivo Municipal, no âmbito das atribuições do Departamento;
10. i)Apoiar juridicamente os atos relativos aos procedimentos administrativos da competência da Câmara no que respeita à organização dos processos eleitorais;
11. j)Promover, perante as entidades competentes, designadamente conservatórias do registo predial, a realização dos registos nos termos da lei;
12. k)Desenvolver, em articulação com a unidade orgânica respetiva, os procedimentos necessários à regularização registral das parcelas de terrenos localizados em Áreas Urbanas de Génese Ilegal;
13. l)Desenvolver os procedimentos, de caráter geral, relativos à obtenção de serviços junto de cartórios notariais e conservatórias visando a outorga de instrumentos públicos e apoio na preparação dos respetivos atos notariais e registrais;
14. m)Instruir os procedimentos prévios relativos à formalização dos contratos de arrendamento destinados a serviços municipais;
15. n)Instruir, a solicitação das unidades orgânicas, todos os procedimentos administrativos e formalidades exigidas por lei relativas à publicação da declaração de utilidade pública para efeitos de expropriação de bens imóveis, até à remessa para tribunal;
16. o)Analisar e dar parecer sobre procedimentos e medidas a adotar decorrentes das alterações legislativas, no âmbito das atribuições do Departamento;
17. p)Emitir pareceres e prestar apoio jurídico às diversas áreas de intervenção do Departamento;
18. q)Exercer outras funções que lhe sejam solicitadas sobre matérias da competência do Departamento.
19. 2.2 -No âmbito dos Atos Eleitorais e Referendários:
20. a)Organizar os procedimentos técnicos, de natureza administrativa, relativos aos atos eleitorais e referendários;
21. b)Promover o planeamento dos atos eleitorais e referendários, através do levantamento das necessidades de materiais, base de dados informática e disponibilidades financeiras para pagamento da compensação aos membros de mesa;
22. c)Organizar e manter atualizada informação relativa aos atos eleitorais e referendários;
23. d)Assegurar a receção e divulgação da documentação das entidades competentes referentes ao recenseamento eleitoral, processos eleitorais e referendários.
24. 2.3 -No âmbito da Administração Geral:
25. 2.3.1 -Assegurar o apoio técnico e administrativo, necessários ao bom funcionamento dos Órgãos Municipais, através do exercício das seguintes competências:
26. a)Assegurar o apoio administrativo aos atos de instalação dos Órgãos Municipais;
27. b)Garantir os procedimentos necessários ao funcionamento da Câmara Municipal, designadamente a elaboração das convocatórias para as reuniões, a receção das propostas para deliberação, a elaboração da Ordem do Dia e sua divulgação;
28. c)Coordenar, organizar, registar e numerar as propostas enviadas para agendamento;
29. d)Assegurar o apoio administrativo direto às reuniões;
30. e)Anotar e enviar, ao Gabinete de Apoio à Presidência, os pedidos de informação apresentados no decurso das reuniões pelos membros da Câmara Municipal;
31. f)Elaborar minutas e atas das respetivas reuniões;
32. g)Elaborar editais e emitir certidões das deliberações tomadas;
33. h)Promover a publicitação obrigatória das deliberações da Câmara Municipal, nos termos da lei;
34. i)Remeter à Assembleia Municipal as deliberações em matérias que, nos termos da lei, careçam da aprovação ou conhecimento daquele Órgão;
35. j)Promover a comunicação das deliberações da Câmara Municipal aos respetivos destinatários, com exceção das referentes aos procedimentos instruídos pelas unidades orgânicas;
36. k)Organizar e manter atualizada informação relativa à composição, competências e funções da Câmara Municipal e respetivos membros, bem como dos órgãos e entidades em que estes participam;
37. l)Transmitir ao serviço competente a informação necessária ao processamento das senhas de presença devidas aos membros da Câmara Municipal;
38. m)Centralizar a receção e promover o encaminhamento, para os serviços municipais competentes, dos pedidos de inscrição dos interessados para intervenção nas reuniões da Câmara Municipal.
39. 2.3.2 -Efetuar, com exceção dos relativos aos serviços postais, a gestão da execução da generalidade dos contratos que suportam o funcionamento logístico do Município, nomeadamente os de comunicações (fixas, móveis e dados), limpeza e vigilância das instalações municipais, equipamentos multifuncionais e plotters, fornecimento de gás natural, saneamento, recolha e tratamento de efluentes, fornecimento de água, com exceção dos relativos a fornecimentos de água em bairros sociais e zonas verdes, arrendamento de instalações necessárias ao funcionamento dos serviços municipais, prestação do serviço de seguros, e prestação de serviços de transmissão de televisão por cabo e videovigilância, através do exercício das seguintes competências:
40. a)Promover o planeamento das aquisições, em articulação com as unidades orgânicas respetivas, através do levantamento das necessidades de contratação;
41. b)Garantir o cumprimento da execução dos contratos celebrados, e dos respetivos documentos normativos internos que definam regras de utilização, designadamente de utilização de equipamentos de suporte;
42. c)Avaliar o cumprimento da execução dos contratos e efetuar o tratamento administrativo da informação inerente à prestação dos serviços contratados, nomeadamente depois de verificada a efetiva e adequada prestação dos serviços contratualizados e promover a consequente apresentação de propostas de pagamento;
43. d)Participar na elaboração e preparação dos documentos pré-contratuais, daqueles contratos;
44. e)Encetar procedimentos visando novas contratações, alterações ou rescisões contratuais;
45. f)Organizar e manter atualizada informação relativa à contratação, designadamente fornecedores, objeto, prazos e despesa associada;
46. g)Assegurar a gestão dos contratos de caráter geral que não se encontrem sob a gestão de outro serviço municipal.
47. 2.3.3 -No âmbito do apoio à chefia de divisão funciona o Núcleo de Execuções Fiscais, que tem as funções seguintes:
48. a)Promover a cobrança coerciva das dívidas ao Município, nos termos da lei, organizando, gerindo e instruindo os processos de execução fiscal e prestando o apoio necessário ao trabalhador designado como responsável pelo serviço de execução fiscal;
49. b)Assegurar o cumprimento do protocolo celebrado entre o Município e a Autoridade Tributária referente à cobrança de dívidas coercivas, de competência municipal.
50. 2.4 -No âmbito da Inovação Tecnológica e Qualidade:
51. a)Planear, propor e executar a estratégia de modernização tecnológica, designadamente a relativa à implementação do governo eletrónico local e serviços online;
52. b)Planear, e desenvolver projetos de infraestruturas tecnológicas, nomeadamente os sistemas de informação, de comunicação e demais suportes físicos e lógicos associados, tendo em conta as prioridades de desenvolvimento estratégico e propondo ações de melhoria;
53. c)Participar, no âmbito das tecnologias da informação, em ações de reengenharia de processos, visando a modernização administrativa do Município;
54. d)Acompanhar tecnicamente os procedimentos de aquisição de bens e serviços necessários ao processo de informatização do Município, nomeadamente software, hardware, equipamentos de comunicações e suporte aplicacional.
55. 2.4.1 -No âmbito do apoio à chefia de divisão funciona o Núcleo de Gestão da Qualidade que tem as funções seguintes:
56. a)Contribuir para a melhoria do desempenho da organização, em articulação com as unidades orgânicas, através do apoio tecnológico à gestão integrada da informação, a simplificação administrativa e a normalização e desmaterialização dos documentos e processos, a modernização dos procedimentos, a racionalização dos circuitos e implementação de referenciais de qualidade, com vista à redução de custos e aumento da eficiência, bem como a celeridade no exercício de funções;
57. b)Coordenar a gestão dos conteúdos do Balcão Único e outros meios de comunicação eletrónica;
58. c)Organizar e manter disponíveis os recursos informacionais, normalizar os modelos de dados e estruturar os conteúdos e fluxos informacionais da organização e definir as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação.
59. 2.5 -No âmbito da Gestão Documental e Modernização Administrativa:
60. 2.5.1 -Assegurar a gestão do expediente e da distribuição da documentação de caráter geral através do exercício das seguintes funções:
61. a)Rececionar e gerir a correspondência recebida, entregue presencialmente, ou remetida através do serviço postal, endereço eletrónico ou telefax;
62. b)Analisar, efetuar a triagem, registar, digitalizar e remeter a correspondência recebida, em suporte papel ou digital, aos serviços municipais, bem como efetuar a verificação e remessa da correspondência expedida;
63. c)Efetuar o registo e difusão de despachos e outros documentos de caráter genérico;
64. d)Assegurar a gestão do endereço eletrónico e telefax geral do Município;
65. e)Coordenar, acompanhar e monitorizar o Sistema de Gestão Documental de acordo com o respetivo normativo técnico, bem como promover, em articulação com as unidades orgânicas a gestão integrada da informação, a simplificação administrativa e a normalização e desmaterialização dos documentos e processos, a modernização dos procedimentos, a racionalização dos circuitos e implementação de referências de qualidade, com vista à redução de custos e aumento de eficiência, bem como a celeridade no exercício de funções;
66. f)Propor medidas sobre a utilização da gestão documental e divulga-las pelos utilizadores, em estreita articulação com a Divisão da Inovação Tecnológica e da Qualidade;
67. g)Propor normas de implementação de procedimentos de trabalho e normalização de conteúdos de documentos;
68. h)Efetuar a gestão da aquisição de serviços postais, designadamente:
  h1) Garantir o cumprimento dos contratos celebrados e dos respetivos documentos internos orientadores da atividade;
  h2) Efetuar o tratamento administrativo da informação inerente à prestação do serviço, nomeadamente depois de verificada a efetiva e adequada prestação dos serviços contratualizados e promover a consequente apresentação de proposta de pagamento;
  h3) Participar na preparação dos documentos pré-contratuais inerentes à atividade exercida;
  h4) Encetar procedimentos visando novas contratações, alterações ou rescisões contratuais inerentes à atividade exercida;
  h5) Organizar e manter atualizada informação relativa à contratação, designadamente fornecedores, objeto, prazos e despesa associada inerentes à atividade exercida.
69. 2.5.2 -Fazer a gestão do arquivo municipal, através do exercício das seguintes funções:
70. a)Efetuar o atendimento dos utilizadores do serviço de acordo com os requisitos e procedimentos definidos;
71. b)Organizar, tratar e conservar o arquivo do Município, em condições que garantam a sua integridade e segurança, pela transferência de suporte, de acordo com as normas nacionais e internacionais;
72. c)Gerir o fundo documental garantindo o acesso à informação;
73. d)Definir e promover a divulgação, junto das unidades orgânicas, das regras e princípios a observar no tratamento da gestão integrada da informação em estreita articulação com a Divisão da Inovação Tecnológica e da Qualidade;
74. e)Criar instrumentos de descrição, que facilitem o acesso à informação, a nível interno e externo;
75. f)Avaliar e selecionar a documentação incorporada garantindo a aplicação da legislação em vigor;
76. g)Propor a eliminação de documentação, de acordo com a legislação em vigor, em articulação com as unidades orgânicas produtoras;
77. h)Propor e aplicar a regulamentação arquivística, nomeadamente, no que se refere ao acesso aos documentos, em condições adequadas de acessibilidade e segurança;
78. i)Definir e promover a divulgação das regras e princípios a observar na produção e gestão integrada da informação por parte das unidades orgânicas;
79. j)Promover a realização de ações de esclarecimentos para os trabalhadores municipais, sobre os procedimentos a adotar na gestão da informação documental;
80. k)Prestar apoio técnico a entidades externas, sempre que esteja em causa a preservação do património documental com interesse histórico para o Município;
81. l)Promover ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente, com o objetivo de promover o conhecimento do acervo que integra o arquivo municipal;
82. m)Realizar as demais tarefas de organização e funcionamento do arquivo municipal, de acordo com as normas vigentes, as regras aplicáveis e as boas práticas.
83. 2.5.3 -No âmbito do apoio à chefia de divisão funciona o Núcleo de Apoio Logístico, que tem as funções seguintes:
84. a)Assegurar a gestão das portarias e do acesso aos equipamentos e instalações municipais, desde que os mesmos não sejam efetuados diretamente pelas unidades orgânicas que realizam a respetiva gestão;
85. b)Assegurar o apoio logístico ao funcionamento dos serviços municipais e gerir os recursos humanos afetos.

Artigo 14.º — Departamento de Gestão e Modernização Administrativa

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