1 - A Secção Administrativa será chefiada por um Coordenador Técnico que será substituído, nas suas faltas e impedimentos, nos termos da Lei.
2 - Constituem competências dos serviços que compõem a Secção de Apoio Administrativo:
2.1 - Serviço de Gestão de Pessoal:
2.1.1 - O Serviço tem como competência estudar, propor e efetuar todas as medidas no âmbito da gestão de pessoal, recrutamento e seleção, processamento de vencimentos e abonos, visando garantir a qualidade da informação a disponibilizar aos trabalhadores:
a) Organizar e manter atualizados os processos individuais, nos termos da lei;
b) Estudar e informar, de forma sistemática, as medidas tendentes à atualização do mapa de pessoal dos SMASV;
c) Receber, analisar, informar e submeter a despacho ou deliberação todos os requerimentos apresentados pelos trabalhadores;
d) Desencadear os procedimentos necessários à alteração dos posicionamentos remuneratórios dos trabalhadores;
e) Efetuar o controlo de assiduidade e de pontualidade dos trabalhadores dos SMASV e desencadear todos os procedimentos inerentes;
f) Colaborar com as diversas Divisões na aplicação do processo da avaliação do desempenho;
g) Preparar os elementos necessários para a elaboração do relatório de atividades, do orçamento financeiro, do balanço social e de outros documentos que se venham a revelar necessários;
h) Disponibilizar, em conformidade com as normas legais em vigor, os elementos necessários à elaboração do mapa anual de férias;
i) Instruir os processos de aposentação e sobrevivência;
j) Elaborar listas de antiguidade;
k) Colaborar na definição de perfis de competências adequados aos postos de trabalho;
l) Informar superiormente todas as situações relativas ao recrutamento e seleção de pessoal;
m) Receber, analisar, informar e submeter a despacho todos os pedidos de mobilidade apresentados pelos trabalhadores;
n) Organizar e instruir os processos referentes a procedimentos concursais, dando apoio administrativo aos respetivos júris;
o) Instruir os processos para contratação de pessoal, de harmonia com a legislação em vigor;
p) Promover o processamento de vencimentos e abonos;
q) Elaborar e remeter os mapas dos descontos obrigatórios e facultativos, em especial com a A.D.S.E., Caixa Geral de Aposentações, Instituto da Segurança Social, sindicatos e outras
r) Proceder ao tratamento e determinação das comparticipações da ADSE, bem como ao seu processamento;
s) Organizar e manter atualizados os processos clínicos individuais e as fichas de aptidão de cada trabalhador;
t) Instruir os processos administrativos referentes a acidentes em serviço;
u) Participar na interpretação da legislação respeitante a pessoal e na elaboração de informações que possam ter interesse para os trabalhadores e cuja divulgação interna se entenda por conveniente;
v) Organizar e manter atualizado um ficheiro de legislação, despachos, comunicações de serviço, informações e outros relacionados com pessoal;
w) Promover a divulgação de comunicações e ordens de serviço respeitantes ao setor;
x) Elaborar o mapa de pessoal;
y) Prestar informações sobre todos os assuntos inerentes ao Serviço.
2.2 - Serviço de Expediente Geral e Arquivo
2.2.1 - O Serviço tem como competência assegurar, de modo eficiente e eficaz, todas as tarefas no âmbito do expediente, e em particular, as respeitantes à receção, classificação, registo e distribuição interna de correspondência, e ao serviço de expedição do arquivo, visando a eficiente e eficaz gestão de documentos e limpeza das instalações, visando a manutenção das mesmas:
a) Assegurar as tarefas inerentes à receção, registo, classificação e distribuição interna de correspondência, bem como o registo, selagem e distribuição da correspondência expedida pelos Serviços;
b) Organizar e manter atualizado um copiador geral de toda a correspondência expedida;
c) Receber vales e cheques dirigidos aos Serviços, fazer a respetiva listagem e entregá-la na Tesouraria;
d) Arquivar todos os documentos, livros e processos que hajam sido objeto de decisão final, remetidos pelos diversos serviços e demais funções inerentes a um arquivo;
e) Organizar, manter funcional e zelar pela segurança do arquivo geral, definindo a eventual articulação com outros arquivos específicos e com as necessidades da implementação de métodos de racionalização e simplificação do manuseamento de documentos;
f) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
g) Assegurar o registo das propostas no âmbito dos diversos procedimentos concursais;
h) Promover a afixação de editais, despachos, anúncios, avisos e outros documentos a publicitar nos locais e suportes a esse fim destinados;
i) Promover a distribuição de normas internas ou outras diretivas de caráter genérico;
j) Assegurar o serviço telefónico, de reprografia, portaria e receção;
k) Coordenar os serviços de limpeza do edifício;
l) Deverá desempenhar outras competências que lhe sejam atribuídas por lei ou que lhe sejam superiormente cometidas.
2.3 - Serviço de Apoio a Utentes e Atendimento Telefónico
2.3.1 - O Serviço tem como competência assegurar o atendimento personalizado dos utentes/clientes, tendo em vista garantir uma prestação de serviços de excelência e desencadear todas as medidas e procedimentos que lhe são inerentes:
a) Informar esclarecer e encaminhar os clientes e público em geral para os serviços adequados, quando for caso disso;
b) Assegurar o atendimento personalizado ao público, auxiliando os clientes na elaboração de exposições, requerimentos ou preenchimento de impressos;
c) Assegurar o encaminhamento das reclamações;
d) Assegurar o serviço de portaria e receção;
e) Assegurar o atendimento telefónico e prestar informações;
f ) Assegurar a receção de leituras e o seu registo no sistema;
g) Registar e dar seguimento aos diversos pedidos.