Art.º 17 · Despacho n.º 988/2021 — Unidade de Reorganização Administrativa de Procedimentos (URAP)

1 -Integrada na Divisão Administrativa, a Unidade de Reorganização Administrativa de Procedimentos tem como função desenvolver e executar as políticas municipais por forma a garantir a eficiente coordenação dos recursos humanos, contribuindo para a melhoria dos processos de trabalho e qualificação da organização, bem como para a operacionalidade e capacidade de resposta dos serviços municipais, promovendo a adequação dos recursos humanos às oportunidades e necessidades do município. Compete-lhe também assegurar o controlo documental e desenvolver estratégias que visem a melhoria processual com vista à eficiência dos serviços e salvaguarda dos interesses públicos. Tem ainda como função garantir o funcionamento e o planeamento integrado de todos os sistemas tecnológicos de informação e plataformas digitais da organização, salvaguardando a proteção de dados.
2 -Compete-lhe, no âmbito da atividade administrativa e expediente, designadamente:
1. a)Coordenar a atividade dos serviços de si dependentes e assegurar a colaboração com serviços de outras unidades na integração de intervenções conjuntas e transversais, de forma a garantir a correta execução das tarefas;
2. b)Apresentar relatórios de atividade, estudos e propostas de melhoria de procedimentos, colaborando de forma ativa na aplicação de medidas organizacionais, no sentido de racionalizar procedimentos e circuitos funcionais;
3. c)Garantir a aplicação das deliberações e ordens de serviço, dos regulamentos e outras leis em vigor relativas à atividade da unidade;
4. d)Promover, em coordenação com os diversos serviços municipais, a audição regular das necessidades e satisfação dos munícipes e estudar, analisar, tratar e divulgar os respetivos resultados, com o objetivo de criar um sistema de avaliação contínua de expetativas e grau de satisfação;
5. e)Assegurar a receção, registo, classificação, encaminhamento e demais tratamento do expediente e da correspondência geral da Câmara Municipal;
3 -Compete-lhe, no âmbito das telecomunicações do Município:
1. a)Superintender no funcionamento da central telefónica, garantindo o atendimento e reencaminhamento telefónico das chamadas, promovendo e assegurando a comunicação entre a autarquia, colaboradores e os seus munícipes;
2. b)Assegurar a manutenção e atualização de uma base de dados dos contactos de munícipes e empresas de modo a salvaguardar o regulamento geral de proteção de dados.
4 -Compete, no âmbito da gestão do edifício dos Paços do Concelho e do Arquivo Municipal, assegurar estratégias de administração e logística dos edifícios, visando a sua manutenção, promovendo a segurança, higiene, salubridade e eficiência energética.
5 -Compete-lhe, no âmbito dos mecanismos de participação pública, incluído o Orçamento Participativo, promover meios que reforcem e assegurem o envolvimento dos munícipes na gestão da Câmara Municipal de Albergaria-a-Velha, garantindo e promovendo uma cidadania mais ativa e mais próxima do executivo.
6 -Compete-lhe no âmbito do processo de descentralização do Estado, assegurar procedimentos e meios necessários que possibilitem a integração transversal das novas competências, assegurando os meios necessários ao bom funcionamento da organização.
7 -Compete -lhe, no âmbito da transformação digital, designadamente:
1. a)Consolidar, de forma sistémica, o processo de modernização administrativa, promovendo a implementação de medidas que visem o desenvolvimento e otimização organizacional e a melhoria do serviço público municipal, assente em políticas de qualidade, renovação, eficiência e eficácia da gestão pública, acompanhando e desenvolvendo todos os estudos e projetos necessários.
2. b)Identificar e promover a substituição de práticas e metodologias obsoletas por alternativas inovadoras que resultem numa maior celeridade nos tempos de resposta, maior transparência e maior facilidade no acesso aos serviços;
3. c)Investigar, conceber e implementar projetos inovadores, observando as melhores práticas internacionais;
4. d)Colaborar na divulgação de normas e boas práticas de utilização dos sistemas de gestão documental e promover a formação e o apoio a utilizadores sobre os sistemas de informação instalados e projetados;
5. e)Apoiar as mudanças tecnológicas e operativas do Município que conduzam à desburocratização e potenciem procedimentos mais simples e eficientes;
6. f)Promover uma mudança cultural na utilização de novos meios de trabalho, de comunicação digital e interação à distância com o munícipe;
7. g)Promover eficiente gestão da informação e uma eficaz e racional desmaterialização documental, garantindo a integridade, autenticidade e confidencialidade da informação;
8. h)Apoiar na integração entre o sistema de gestão de documentos e outras aplicações de suporte;
9. i)Acompanhar projetos em desenvolvimento no âmbito da transformação digital, de forma a fomentar a sua boa aplicabilidade na realidade da autarquia.
8 -Compete-lhe no, âmbito dos serviços informáticos e equipamentos tecnológicos, designadamente:
1. a)Definir as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação armazenada e em circulação nos sistemas informáticos;
2. b)Utilizar racionalmente os recursos disponíveis nos sistemas informáticos e promover o aproveitamento do software instalado de modo a garantir a satisfação, a todos os níveis, das necessidades dos utilizadores;
3. c)Manter e salvaguardar equipamentos, software e redes de dados;
4. d)Elaborar propostas de cadernos de encargos e minutas de contratos para aquisição de equipamento informático ou para a prestação de serviços de organização técnica ou administrativa a celebrar com fornecedores dos referidos equipamentos ou serviços, podendo ainda propor, sempre que se justifique, a contratação de assessorias exteriores à Câmara Municipal;
5. e)Fazer o planeamento e manutenção da arquitetura dos sistemas de informação do município; definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e integridade da informação, especificando as normas de salvaguarda e de recuperação da informação;
6. f)Coordenar a gestão da Intranet e Internet;
7. g)Acompanhar a instalação e/ou instalar programas e equipamentos fornecidos pelos fabricantes, definindo os parâmetros de utilização a controlar e corrigir as suas condições operacionais;
8. h)Gerir o sistema informático, nomeadamente nos aspetos relacionados com os acessos e segurança da informação, com vista a manter a sua eficácia, eficiência e operacionalidade;
9. i)Promover e assegurar divulgação de informação sobre as possibilidades e potencialidades de utilização da informática junto às unidades orgânicas da Câmara Municipal;
10. j)Garantir, em articulação com a área da Educação, o bom funcionamento da rede de equipamentos informáticos do município ao serviço dos estabelecimentos de ensino;
9 -Compete -lhe, no âmbito do arquivo e gestão documental, designadamente:
1. a)Assegurar a gestão documental do município, garantindo e monitorizando a sua correta implementação de acordo com o plano de classificação da informação arquivística, plano de preservação digital e restantes instrumentos de gestão e preservação de documentos analógicos e digitais;
2. b)Proceder à gestão e controlo da documentação/informação arquivística produzida na Câmara de acordo com os critérios de racionalidade e eficácia ao nível da gestão de documentos;
3. c)Promover junto dos serviços, a correta organização e classificação da informação produzida no município de Albergaria-a-Velha;
4. d)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a avaliação, seleção e eliminação de documentos;
5. e)Definir uma política de gestão de todos os documentos recebidos no Arquivo Municipal, independentemente da forma, tipologia ou suporte;
6. f)Desenvolver normas de aquisição de arquivos privados, pessoais, de famílias ou empresas com relevância para a História do Município de Albergaria-a-Velha;
7. g)Promover a divulgação da documentação existente no Arquivo Municipal, através dos meios de comunicação e informação da autarquia;
8. h)Assegurar o serviço de leitura pública para a documentação à guarda do Arquivo Municipal de Albergaria-a-Velha;
9. i)Promover e desenvolver programas e atividades de caráter cultural, lúdico, pedagógico e educativo, com vista à dinamização e promoção cultural do Arquivo Municipal;
10. j)Garantir a inventariação e o correto tratamento técnico dos fundos arquivísticos à custódia do Arquivo Municipal.
10 -Compete, ainda, praticar todos os atos não explicitamente referidos, mas necessários e inerentes, ao cabal e completo desempenho da sua missão e que visem a prossecução dos objetivos que anualmente lhe forem fixados, bem como exercer as demais competências que venham a ser atribuídas ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores, e assegurar outras atribuições que lhe sejam superiormente cometidas.

Artigo 17.º — Unidade de Reorganização Administrativa de Procedimentos (URAP)

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