Na transferência da documentação para o Arquivo os vários serviços devem observar os procedimentos seguintes:
- a)Os documentos serão enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados;
- b)A totalidade da documentação deve encontrar-se organizada e ordenada;
- c)Os processos e requerimentos deverão, sempre que possível, ser devidamente paginados e, caso haja necessidade de retirar algum documento, será colocado em sua substituição uma fotocópia da folha de rosto do documento retirado com a menção da paginação e com assinatura e visto dos responsáveis do respetivo serviço;
- d)Os processos de obras deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo o modelo existente, com o número, o local, a designação da obra, o nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;
- e)Na preparação dos documentos a transferir os serviços devem eliminar os duplicados;
- f)A documentação a transferir deve ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência.