As remessas dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:
- a)As remessas dos documentos devem ser acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova, (Anexo I);
- b)O auto de entrega deve ser acompanhado de guia de remessa (Anexo II) destinada à identificação e controlo da documentação remetida;
- c)A Guia de Remessa, feita em triplicado, deve ser visada pelo dirigente ou funcionário por ele designado para o envio da documentação e pelo técnico superior de arquivo;
- d)O original será arquivado pelo Arquivo, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem;
- e)O duplicado será devolvido aos serviços de origem após ter sido conferido;
- f)O triplicado será utilizado pelo Arquivo Municipal como instrumento de pesquisa documental, só podendo ser eliminado após a elaboração do respetivo inventário.