Art.º 21 · Edital n.º 1765/2024 — Arquivo Municipal

1 -Os documentos originais em suporte papel, considerados em fase ativa, devem ser arquivados por cada Serviço Municipal até 5 (cinco) anos.
2 -Findos os prazos do arquivo corrente nos termos do número anterior, deve ser solicitado à Divisão Sócio Cultural e Educação a transferência para arquivo intermédio, dos documentos originais em suporte papel, que entram em fase semi-ativa, deixando de ter uma utilização corrente, mas ainda suscetível de reabertura, em virtude do seu interesse administrativo.
3 -Compete à Divisão Sócio Cultural e Educação proceder à análise e avaliação sobre se os documentos devem ser eliminados ou incorporados de acordo com os prazos de conservação.
4 -Após prescritas as respetivas condições de reabertura, que corresponde à fase inativa, os documentos deixam de ser utilizados no âmbito dos fins que motivaram a sua criação e passam a conservação permanente, mediante o seu valor histórico e cultural, integrando o espolio documental no arquivo histórico, para fins probatórios, formativos ou de investigação.
5 -Os documentos criados em suporte digital, que podem ser originários de documentos físicos digitalizados ou de documentos originariamente digitais, independentemente destas características, seguem igualmente o ciclo de vida dos documentos físicos, passando pelas fases de arquivo corrente, intermediário e permanente, devendo fazer parte de um Repositório de Objetos Digitais Autênticos, criado através de um arquivo digital, gerido pelo Gabinete de Informática, em colaboração, sempre que necessário, com a Divisão Sócio Cultural e Educação.

Artigo 21.º — Arquivo Municipal

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