Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
- a)Criação de boas condições de segurança e ambientais;
- b)Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;
- c)Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;
- d)Criação de condições adequadas de depósito e consulta pública.