Art.º 12 · Edital n.º 971/2021 — Eliminação

1 -O processo de eliminação consiste na destruição física dos documentos aos quais não é reconhecido valor administrativo, histórico, arquivístico, informativo ou cultural, de forma a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição. Todo o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
2 -Compete ao Arquivo Municipal propor a eliminação dos documentos, de acordo com as determinações legais em vigor e após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados.
3 -Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos legais de conservação preconizados pela legislação em vigor.
4 -A eliminação da documentação não constante da legislação em vigor carece de autorização expressa do Arquivo Distrital de Braga.
5 -A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)A documentação deve ser acompanhada de um Auto de Eliminação (Anexo n.º 3), que faz prova do abate patrimonial, onde conste uma descrição exaustiva e pormenorizada de todos os documentos a eliminar com a identificação do serviço produtor;
2. b)O Auto de Eliminação regula-se pelo formulário do Anexo n.º 4 da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, e dele constam, obrigatoriamente, os vistos do Presidente da Câmara, sem prejuízo da delegação de competências, do responsável da unidade orgânica do serviço produtor depositante e do responsável do Arquivo Municipal;
3. c)O referido auto deve ser elaborado em triplicado, ficando o original no Arquivo Municipal, o duplicado na posse do serviço produtor/depositante e o triplicado ser remetido ao Arquivo Distrital de Braga.
6 -Os documentos, aos quais não for reconhecido valor secundário e não se justifique a sua conservação permanente, serão alvo de eliminação, com recurso a um método que impossibilite a sua leitura ou reconstituição futura.
7 -A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração ou maceração deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 12.º — Eliminação

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