Edital n.º 971/2021

O Arquivo Municipal, enquanto serviço transversal a toda a estrutura orgânica e funcional da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, com as atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento técnico e difusão, compreende e unifica o âmbito, funções e objetivos específicos do Arquivo Geral e Arquivo Histórico do Município de Cabeceiras de Basto, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais e todos os acervos doados ou adquiridos com reconhecido valor histórico-cultural.

A dependência orgânica do Arquivo Municipal encontra-se expressa no Regulamento da Estrutura e Organização dos Serviços do Município de Cabeceiras de Basto, que se encontra em vigor depois de publicado nos termos da legislação.

Ao Arquivo Municipal, enquanto serviço responsável pela organização e gestão de toda a documentação produzida, recebida e/ou reunida pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais, independentemente do tipo de suporte, idade, fase ou formato, como resultado da atividade camarária, conservada a título de testemunho, prova ou informação, compete:

1) Recolher, selecionar, tratar e conservar toda a documentação produzida pelos diferentes órgãos ou serviços autárquicos, como resultado da sua atividade normal de gestão e administração, bem como incorporar fundos documentais públicos e particulares, através de doações, aquisições ou depósitos, e que possuam reconhecido valor histórico-cultural;

2) Desenvolver sistemas de organização, classificação e avaliação dos documentos;

3) Ordenar, inventariar e descrever a documentação;

4) Conceber os instrumentos de descrição documental, tais como guias, inventários, catálogos, índices, registos e outros;

5) Facultar aos utilizadores o acesso e consulta da documentação solicitada, respeitando os critérios de confidencialidade da informação, estabelecidos internamente e em conformidade com a Lei;

6) Estabelecer critérios e diretivas sobre transferência de documentação, seleção e eliminação de documentos, gestão documental e os relativos a outros aspetos de tratamento da documentação;

7) Divulgar o património documental e recursos informativos do concelho, mediante a promoção de iniciativas culturais de natureza diversa.

O Arquivo Municipal mantém intercâmbio de informação e cooperação técnica com o Arquivo Distrital de Braga/Universidade do Minho.

Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos, etc.) são enviados ao arquivo municipal com toda a documentação que lhes é inerente.

Os processos e requerimentos deverão ser devidamente paginados e sempre que tenha sido retirado algum documento, será intercalada em sua substituição uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço.

Compete ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:

Toda e qualquer consulta será efetuada no Arquivo Municipal, salvo as exceções previstas pelo presente Regulamento quanto a requisições dos serviços municipais, da Assembleia Municipal, da Presidência e vereação e de tribunais.

O Arquivo Municipal arquivará por cinco anos o respetivo original (ficha branca), podendo eliminar de imediato as fichas azul e amarela.

A comunicação dos documentos processa-se pelos seguintes meios:

Os documentos raros, antigos ou em risco de deteriorações devem ser consultados através de cópias, realizadas pelas tecnologias mais adequadas, de modo a preservar-se a integridade dos originais.

Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no arquivo municipal deverá fornecer gratuitamente duas cópias dos respetivos estudos destinados ao arquivo municipal e à biblioteca municipal.

A Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, através do Arquivo Municipal deve também intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer suporte, que se revelar de interesse para o concelho.

Ao responsável do Arquivo Municipal compete no âmbito das suas funções o cumprimento global deste Regulamento, providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no arquivo municipal, coordenar os trabalhos desenvolvidos pelos funcionários, orientar todo o tratamento arquivístico, dar pareceres técnicos sobre os empréstimos de documentos, promover e controlar a incorporação de novos documentos, coordenar ações no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos documentos, promover realizações culturais individuais e conjuntas e zelar pela dignificação do serviço. Em suma, compete-lhe no âmbito das suas funções, dirigir, orientar, controlar e executar toda a atividade arquivística inerente ao serviço.

Compete aos funcionários do Arquivo Municipal, consoante a sua formação técnico-profissional e sob a orientação de um técnico superior responsável:

O responsável pelo arquivo elaborará um relatório anual dando conhecimento do funcionamento e atividades, o qual deverá obrigatoriamente, conter os seguintes elementos:

Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro classificativo adotado;

Resultados numéricos das transferências e eliminações, bem como das incorporações;

Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos.

Todas as dúvidas e omissões que se venham a verificar na interpretação do presente regulamento serão resolvidas pelo Presidente da Câmara ou vereador com poderes delegados.

À Câmara Municipal compete, sempre que o entender por conveniente, proceder à alteração de qualquer disposição do presente Regulamento.

A presente alteração ao regulamento entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

ANEXOS

ANEXO N.º 1

Auto de Entrega

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ANEXO N.º 2

Guia de Remessa de Documentos

(ver documento original)

ANEXO N.º 3

(ver documento original)

ANEXO N.º 4

Normas de Empréstimo de Documentos para Exposição

O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É sabido, porém, que se trata de uma situação suscetível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados. Essa a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor as normas que se seguem: