A presente alteração ao regulamento entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
ANEXOS
ANEXO N.º 1
Auto de Entrega
(ver documento original)
ANEXO N.º 2
Guia de Remessa de Documentos
(ver documento original)
ANEXO N.º 3
(ver documento original)
ANEXO N.º 4
Normas de Empréstimo de Documentos para Exposição
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É sabido, porém, que se trata de uma situação suscetível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados. Essa a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor as normas que se seguem:
- 1 -A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo para tal o pedido ao Arquivo Municipal.
- 2 -Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do Vereador responsável, com informação prévia do serviço do Arquivo Municipal que ficará apensa ao requerimento.
- 3 -No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, poderá entregar-se reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição.
- 4 -Todos os documentos emprestados serão protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do Arquivo Municipal. O Município de Cabeceiras de Basto fixará o valor de cada peça, objeto de empréstimo, que constará do despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição efetuará o contrato de seguro com uma Seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.
- 5 -Os documentos só poderão ser entregues pelo Arquivo Municipal a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um Auto de Entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada mediante a assinatura da Ficha de Empréstimo, fornecida pela autarquia de Cabeceiras de Basto e onde consta a identificação pormenorizada das peças, inclusivamente a sua descrição física e fotografias.
- 6 -Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição. O acondicionamento deverá ser efetuado sob a orientação do serviço do Arquivo Municipal, de forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte.
- 7 -Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, após aprovação do município de Cabeceiras de Basto, ficando as respetivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição.
- 8 -Ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários.
- 9 -A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (deteção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade, luz), correta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos.
- 10 -Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia do Município de Cabeceiras de Basto, podendo esta ação incorrer em crime de usurpação, conforme o disposto no artigo 195.º, n.º 2, alínea c) do Código de Autor e Direitos Conexos, para além de ser passível de ação cível por violação dos direitos previstos naquele código, podendo essa ação ser exercida em conjunto com a ação criminal, nos termos do artigo 203.º
- 11 -O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados obrigatoriamente dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal.
- 12 -Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao Arquivo Municipal. No ato da receção dos documentos e antes da assinatura do respetivo auto, o Arquivo Municipal deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detetar qualquer possível deterioração ou extravio. Caso se verifique alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á dela conta ao Vereador responsável para os efeitos tidos por convenientes.
- 13 -O Arquivo Municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder do Arquivo Municipal antes da entrega dos documentos.
- 14 -As dúvidas ou os casos não especialmente previstos neste documento serão resolvidos pelo Vereador da área respetiva a quem tenham sido delegados os respetivos poderes.
ANEXO N.º 5
(ver documento original)
ANEXO N.º 6
Carimbo de Revalidação
(ver documento original)
ANEXO N.º 7
Carimbo de devolução
(ver documento original)
ANEXO N.º 8
Ficha de Consulta de Documentos - Utilizadores Internos
(ver documento original)
ANEXO N.º 9
Ficha de Consulta de Documentos - Utilizadores Externos
(ver documento original)
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