Art.º 7 · Edital n.º 971/2021 — Formas

1 -Na transferência da documentação para o Arquivo Municipal, os vários serviços devem observar os seguintes procedimentos:
1. a)Enviar livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
2. b)Enviar livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
3. c)Enviar os documentos nos suportes originais, devidamente limpos, acomodados em pastas e ou caixas, numeradas e identificadas, adequadas às suas dimensões;
4. d)Todos os documentos devem enviar-se organizados, classificados e ordenados, pelos serviços de origem;
5. e)A conferência da guia respetiva será efetuada em conjunto pelos responsáveis de ambos os serviços;
6. f)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e o ano a que se reporta;
7. g)Nos restantes casos de processos com número identificativo, deverá ser também indicado o ano a que diz respeito, bem como o nome, residência e disposição legal em causa;
8. h)Na preparação dos documentos a remeter, devem os serviços produtores eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente clipes, elásticos, agrafes, entre outros.
2 -Toda a documentação enviada deverá ser acompanhada de um Auto de Entrega e de uma Guia de Entrega de Documentos, conforme consta nos Anexos n.º 1 e 2 a este documento, feita em duplicado e visado pelo responsável máximo do serviço ou quem possui competências para o efeito, que remeterá a documentação:
1. a)O original será arquivado pelo Arquivo Municipal, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem;
2. b)O duplicado será devolvido aos serviços de origem, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas do Arquivo Municipal e mais informação que se repute pertinente;
3. c)Nos casos em que a documentação enviada não respeite os requisitos estabelecidos, o Arquivo Municipal reserva-se ao direito de recusar o seu envio até que estes sejam cumpridos.

Artigo 7.º — Formas

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