1 -O GIP conserva a documentação relativa a todos os sistemas e procedimentos de tratamento de dados sob a sua responsabilidade, incluindo, pelo menos:
a)O nome e os contactos da organização e do pessoal do GIP a quem é confiado o tratamento de dados PNR e os diferentes níveis de autorização de acesso;
b)Os pedidos apresentados pelas autoridades competentes, pelas unidades de informações de passageiros de outros Estados-Membros e pela Europol;
c)Todos os pedidos e transferências de dados PNR para um país terceiro.
2 -O PUC-CPI conserva cópia da documentação relativa às alíneas b) e c) do número anterior.
3 -O GIP conserva, pelo menos, registos da recolha, consulta, divulgação e apagamento dos dados.
4 -Os registos das operações de consulta e de divulgação indicam, em especial, a finalidade, a data e a hora dessas operações, a identidade da pessoa que consultou ou divulgou os dados PNR e, se possível, o destino da informação, incluindo a identidade dos seus destinatários.
5 -Os registos e os documentos a que se referem os números anteriores só podem ser utilizados para efeitos de verificação e de autocontrolo, para garantir a integridade e a segurança dos dados e para efeitos de auditoria.
6 -O GIP disponibiliza a documentação e os registos referidos nos números anteriores à autoridade de controlo, a pedido desta.
7 -Os registos a que se referem os n.os 2 e 3 são conservados durante um prazo de cinco anos.
8 -O GIP adota e aplica as medidas técnicas e de organização e os procedimentos adequados para garantir um elevado nível de segurança, adaptado aos riscos que o tratamento representa e à natureza dos dados PNR.
9 -Em caso de violação de dados pessoais que seja suscetível de resultar num elevado risco para a proteção dos dados ou de prejudicar a privacidade do seu titular, o GIP comunica tal facto ao titular dos dados e à autoridade nacional a que se refere o artigo seguinte, sem demora injustificada.