1 - Avaliação é a operação que consiste na atribuição aos documentos de prazos de conservação para fins administrativos e na determinação do seu destino final - a conservação permanente ou a eliminação - com base no valor da informação veiculada por estes.
2 - Os prazos de conservação são os que constam das tabelas de seleção do anexo I ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
3 - Os referidos prazos de conservação são contados:
a) No caso da documentação das secretarias constante da tabela I, a partir da data em que for mandada arquivar;
b) No caso dos processos constantes das tabelas II, III, V, VI, VII, VIII, IX, X e XI, a partir da data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo;
c) No caso dos processos constantes da tabela IV, a partir da data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 15.º da Lei n.º 57/98, de 18 de agosto, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 114/2009, de 22 de setembro.
4 - Para a contagem dos prazos de conservação nos termos da alínea b) do número anterior, consideram-se findos para efeitos de arquivo:
a) Os processos cíveis, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão final;
b) Os processos penais, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão absolutória ou de outra decisão final não condenatória, da extinção da pena ou da medida de segurança;
c) Os processos em que se verifique a interrupção da instância;
d) Os processos de inquérito, decorridos 3 meses após despacho de arquivamento;
e) Os demais processos a cargo do Ministério Público, logo que preenchido o seu fim.