1 - As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à autenticação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa poderá ser remetida em papel ou eletronicamente conforme acordado com o arquivo definitivo;
d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências topográficas e demais informação pertinente.
2 - A elaboração da guia de remessa deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
a) Entidade Remetente;
b) Número de saída da remessa;
c) Data da remessa;
d) Responsável pela Remessa;
e) Entidade Destinatária;
f) Número de entrada da remessa;
g) Data de entrada;
h) Responsável pela receção;
i) Fundo arquivístico (exemplo: Tribunal de ...);
j) Designação da subunidade orgânico-funcional;
k) Série;
l) Número de referência na tabela de seleção;
m) Datas extremas;
n) Número e tipo de unidades de instalação referentes à série;
o) Suporte;
p) Dimensão da série;
q) Referência a cada unidade de instalação com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa e descrição do seu conteúdo atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária;
r) Cota.
3 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.