Art.º 13 · Portaria n.º 11/2019 — Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelos Conselhos de Administração das empresas integrantes do Grupo IP, sem prejuízo de delegação de poderes para o efeito.
2 -A eliminação de documentos e agregações pelo Grupo IP aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível, processando-se conforme abaixo indicado:
1. a)Dono - processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
2. b)Dono - agregações excluídas da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Dono - subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação;
4. d)Participante - processos de negócio com destino final de conservação;
5. e)Participante - processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
6. f)Participante - processos de negócio com destino final de eliminação;
7. g)Participante - subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação;
8. h)Participante - subdivisões de processos de negócio com destino final de eliminação.
3 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Elaboração do auto de eliminação, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação pelos Conselhos de Administração das empresas integrantes do Grupo IP, sem prejuízo de delegação de poderes para o efeito e pelos responsáveis do serviço produtor;
3. c)Conservação dos autos de eliminação do Grupo IP, a título definitivo;
4. d)Submissão do auto de eliminação ao órgão de coordenação nos termos definidos e publicitados por este organismo.
4 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.
5 -A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 16.º
6 -A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 13.º — Eliminação

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