Art.º 11 · Portaria n.º 112/2023 — Aplicação do destino final

1 -A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.
2 -O destino final de conservação («C»), conservação parcial por amostragem («CP») ou eliminação («E») é estabelecido na tabela de seleção, sendo aplicado após o decurso do prazo de conservação administrativa.
3 -A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção da entidade, sendo efetuada nos termos do previsto nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo» da tabela de seleção.
4 -Caso se encontre na condição de participante no processo, a entidade pode proceder à eliminação de agregações, sem prejuízo do disposto no n.º 9.
5 -Encontrando-se simultaneamente na condição de dono do processo e de participante no processo, a entidade deve especificar a natureza da sua intervenção no respetivo SI, ao nível das tipologias de ocorrências ou das agregações.
6 -A intervenção na condição de dono do processo e de participante no processo não pode coexistir na mesma agregação.
7 -A operacionalização do previsto no n.º 5 pode realizar-se, designadamente:
1. a)Ao nível do registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção; ou
2. b)Ao nível das tipologias de ocorrências, prevendo uma tipologia para as agregações em que a entidade se encontre na condição de dono do processo e outra para as agregações em que se encontre na condição de participante no processo.
8 -Os processos de negócio transversais em que as entidades se encontrem na condição de dono do processo ou de participante no processo ou em ambas, de forma simultânea, são identificados na tabela de seleção através do caráter «X» nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».
9 -A eliminação de documentos e agregações de processos de negócio transversais com destino final de conservação pelo participante no processo depende de parecer favorável da DGLAB.
10 -A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve ser realizada através de amostragem aleatória, de acordo com as orientações técnicas publicitadas pela DGLAB e baseadas na grelha constante do anexo ii ao presente Regulamento e do qual faz parte integrante.

Artigo 11.º — Aplicação do destino final

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