Art.º 12 · Portaria n.º 112/2023 — Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações nos termos previstos na tabela de seleção é superintendida, consoante o caso, pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo da entidade.
2 -A eliminação de documentos e agregações aplica-se conjugando a condição de dono do processo e de participante no processo com o destino final atribuído na tabela de seleção às classes de processos de negócio (3.º nível) ou de subdivisões de processos de negócios (4.º nível), só podendo ser realizada nos casos expressamente previstos na tabela de seleção e nos termos dos números seguintes.
3 -O dono do processo deve eliminar os documentos e agregações relativos a:
1. a)Processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
2. b)Subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação; e
3. c)Casos excluídos da amostra a preservar, nos processos de negócio (3.º nível) com destino final de conservação parcial por amostragem.
4 -O participante no processo deve eliminar os documentos e agregações relativos a:
1. a)Processos de negócio com destino final de conservação, nos termos do disposto no n.º 9 do artigo 11.º;
2. b)Processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Processos de negócio com destino final de eliminação; e
4. d)Subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação.
5 -A eliminação de documentos e agregações implica a:
1. a)Produção de auto de eliminação, nos termos do disposto no artigo 16.º, o qual constitui prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos responsáveis da gestão de topo da entidade ou seus representantes; e
3. c)Remessa do auto de eliminação à DGLAB, mediante submissão na plataforma para a classificação e avaliação da informação pública («plataforma CLAV») ou, na sua impossibilidade, através dos meios publicitados por esta direção-geral.
6 -A eliminação de documentos ou agregações em suporte analógico antes do prazo de conservação administrativa fixado na tabela de seleção depende da prévia substituição do respetivo suporte, nos termos do disposto no artigo 15.º
7 -A decisão sobre a forma de destruição a adotar atende a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ser garantida a regularidade da destruição.
8 -Sem prejuízo dos prazos de conservação definidos na tabela de seleção, os documentos e agregações podem ser conservados por prazos superiores, desde que assegurando o bom funcionamento dos serviços da respetiva entidade e as adequadas condições para a sua conservação e a boa gestão documental.

Artigo 12.º — Eliminação

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