O Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.
O Ministro da Justiça, Alberto de Sousa Martins, em 26 de Julho de 2010. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 1 de Outubro de 2010.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça adiante designada por SGMJ.
2.º
Avaliação
- 1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo da SGMJ tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
- 2 -É da responsabilidade da SGMJ a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
- 3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção anexa à presente portaria (anexo i).
- 4 -Os referidos prazos de conservação administrativa são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiers. Exceptuam-se os documentos dispositivos (por exemplo, leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
- 5 -Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGMJ.
3.º
Selecção
- 1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGMJ, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
- 2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 8 do artigo 10.º
4.º
Tabela de selecção
- 1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
- 2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
- 3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SGMJ obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
- 1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
- 2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMJ vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
- 1 -Os documentos e ou a informação cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
- 2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
- 1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
- a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
- b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
- c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
- d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
- 2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii à presente portaria.
8.º
Eliminação
- 1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
- 2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
- 3 -A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
- 4 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
- 1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
- a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
- b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
- c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.
- 2 -O modelo de auto de eliminação referido nas alíneas anteriores consta do anexo iii à presente portaria.
10.º
Substituição do suporte
- 1 -A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
- 2 -A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade da SGMJ, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
- 3 -A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization).
- 4 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
- 5 -Os procedimentos da microfilmagem, conservação e consulta dos microfilmes, deverão ser definidos em Regulamento próprio submetido à aprovação da DGARQ.
- 6 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
- 7 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
- 8 -Nos termos do n.º 2, do artigo 5.º, do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
- 9 -A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGMJ atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de entrega
(ver documento original)
Guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)