Portaria

Portaria n.º 1310/2005

Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística dos Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário. Revoga a Portaria n.º 130/86, de 3 de Abril

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pelos estabelecimentos de ensino básico e secundário no âmbito das suas atribuições e competências.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos dos arquivos dos estabelecimentos de ensino básico e secundário tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 -É da responsabilidade dos órgãos e serviços dos estabelecimentos de ensino básico e secundário a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento. Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
4 -Sempre que uma série não estiver prevista numa determinada actividade, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries homólogas constantes da tabela de selecção.
5 -Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta dos estabelecimentos de ensino básico e secundário.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada por cada um dos estabelecimentos de ensino básico e secundário de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, devem os estabelecimentos de ensino básico e secundário obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada um dos estabelecimentos de ensino básico e secundário vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para o arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação de documentos

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 -Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.
4 -A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
5 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 -O modelo consta do anexo III do presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição do suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, nos termos legais.
2 -A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos dos estabelecimentos de ensino básico e secundário atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver modelo no documento original)

Guia de remessa de documentos

(ver modelo no documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação n.º

(ver modelo no documento original)

Artigo 8.º

Eliminação de documentos

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 -Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.
4 -A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
5 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.