Art.º 18 · Portaria n.º 139/2021 — Auto de entrega

1 -O auto de entrega deve prever os elementos informativos relativos à remessa de documentos e agregações, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Para efeitos de autenticação, identificação e controlo dos documentos e agregações a remeter, devem ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de autenticação;
2. b)Zona de identificação e controlo global;
3. c)Zona de identificação e controlo por classe; e
4. d)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de autenticação para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de entrega deve prever os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de entrega de saída;
2. b)Número do auto de entrega de entrada;
3. c)Identificação da entidade remetente;
4. d)Identificação da entidade destinatária;
5. e)Identificação dos responsáveis da entidade remetente;
6. f)Identificação dos responsáveis da entidade destinatária;
7. g)Data do auto de entrega;
8. h)Indicação da forma de aquisição;
9. i)Indicação das condições de aquisição; e
10. j)Indicação do diploma ou ato administrativo que legitima a aquisição.
4 -A zona de identificação e controlo global deve prever os seguintes elementos informativos:
1. a)Designação do Fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Dimensão total; e
4. d)Suporte.
5 -A zona de identificação e controlo por classe deve prever os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável;
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações;
5. e)Dimensão; e
6. f)Suporte.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações deve prever os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da agregação;
2. b)Título da agregação; e
3. c)Datas extremas.
7 -As entidades podem criar o auto de entrega, desde que preveja os elementos informativos expressos nos números anteriores ou, em alternativa, adotar o modelo proposto e disponibilizado pelo órgão de coordenação.
8 -O auto de entrega aplicado à documentação objeto de incorporação obrigatória no Arquivo Nacional e nos arquivos dependentes pode ser complementado com outros elementos informativos solicitados pela entidade destinatária.

Artigo 18.º — Auto de entrega

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