Artigo 3.º · Direção de Serviços de Gestão, Informação, Relações Públicas e Arquivo
Em vigor desde 22/05/2012
1 -À Direção de Serviços de Gestão, Informação, Relações Públicas e Arquivo, abreviadamente designada por DSGIRPA, compete:
a)Promover e executar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal da SG, bem como dos gabinetes dos membros do Governo e demais estruturas existentes no seu âmbito;
b)Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal da SG e dos gabinetes dos membros do Governo e demais estruturas existentes no seu âmbito, bem como o registo de assiduidade e a elaboração do mapa de férias;
c)Assegurar a realização dos procedimentos necessários à gestão e avaliação do desempenho dos trabalhadores da SG, bem como garantir o desenvolvimento de iniciativas adequadas que permitam a qualificação e a formação dos recursos humanos;
d)Elaborar os instrumentos de planeamento estratégico e de gestão da SG;
e)Assegurar todos os atos e procedimentos relativos à gestão do pessoal em situação de mobilidade especial;
f)Assegurar a execução das normas de segurança, higiene e saúde no trabalho;
g)Assegurar a elaboração e a execução do orçamento de funcionamento da SG, dos gabinetes dos membros do Governo e demais estruturas existentes no seu âmbito e elaborar as respetivas contas, remetendo-as às entidades definidas por lei, bem como assegurar a arrecadação de receitas e proceder à sua contabilização e entrega nos Cofres do Tesouro;
h)Organizar os procedimentos de aquisição dos bens e serviços necessários ao funcionamento da SG e dos gabinetes dos membros do Governo e demais estruturas existentes no seu âmbito, e ainda, proceder ao acompanhamento e execução dos contratos de fornecimento de serviços, designadamente de locação e assistência técnica;
i)Assegurar o normal funcionamento das instalações e equipamentos do MS, quando não seja da competência específica de outros serviços;
j)Assegurar a gestão da frota automóvel afeta à SG, aos gabinetes dos membros do Governo e demais estruturas existentes no seu âmbito;
k)Garantir a recolha, o tratamento e a difusão de informação de carácter geral ou especializada, com interesse para as atividades do MS, dos profissionais de saúde e do cidadão, privilegiando, para o efeito, os meios eletrónicos, e assegurar a publicação de documentos no Diário da República;
l)Organizar os serviços de receção, atendimento e encaminhamento do público na sede do MS e na SG, apoiando nesta área os gabinetes dos membros do Governo e as estruturas existentes no seu âmbito, bem como assegurar a informação ao público, atender e dar seguimento às exposições apresentadas, em articulação com os diversos serviços e organismos do MS;
m)Assegurar as atividades no âmbito da comunicação e das relações públicas dos gabinetes dos membros do Governo e dos demais serviços e organismos do MS, incluindo estabelecimentos do Serviço Nacional de Saúde;
n)Coordenar e difundir orientações e boas práticas relativamente à estratégia de comunicação e imagem do MS, bem como uniformizar a política de comunicação dos serviços e organismos do MS, incluindo estabelecimentos do Serviço Nacional de Saúde, na Internet, tendo como veículo âncora o Portal da Saúde;
o)Promover as boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MS, e organizar e gerir o Centro de Documentação, assegurando a integração e a catalogação das obras adquiridas, bem como a sua disponibilização aos gabinetes dos membros do Governo;
p)Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo históricos do MS, em articulação com os demais serviços e organismos, procedendo à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente nos respetivos organismos produtores;
q)Organizar e manter o arquivo da SG e dos gabinetes dos membros do Governo, suportado em regulamento atualizado que assegure a normalização de procedimentos, designadamente sobre guarda, acesso, conservação e destruição de documentos;
r)Assegurar a receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência da SG e demais estruturas existentes no âmbito dos gabinetes dos membros do Governo;
s)Assegurar a distribuição das publicações do MS, bem como a sua reprodução e edição;
t)Assegurar a adequação da rede informática e das demais infraestruturas tecnológicas de informação e comunicação na SG, nos edifícios afetos aos membros do Governo, bem como às comissões, grupos de trabalho e outras estruturas que não disponham de meios apropriados, zelando pela segurança e integridade da informação e prestando apoio aos utilizadores, bem como garantir a gestão do sistema de comunicações fixas, móveis e de dados;
u)Garantir a gestão e a manutenção dos recursos informáticos da SG e dos gabinetes dos membros do Governo e coordenar a gestão dos sistemas de informação e aplicações informáticas, potenciando a desburocratização, a simplificação de procedimentos e a transparência dos processos.
2 -À DSGIRPA compete, ainda, assegurar as funções de unidade ministerial de compras, em articulação com a entidade que detém a gestão das compras públicas, relativamente aos bens e serviços cuja contratação não seja da competência da entidade pública prestadora de serviços partilhados do MS, nomeadamente:
a)Proceder à agregação anual das necessidades transversais de aquisição de bens e serviços e de viaturas para os serviços e organismos não integrados no Serviço Nacional de Saúde;
b)Negociar, de forma centralizada, a aquisição de bens e serviços ao abrigo de acordos quadro, bem como constituir agrupamentos de entidades adjudicantes para outras categorias de bens e serviços;
c)Acompanhar e monitorizar a execução contratual dos procedimentos de aquisição de bens e serviços efetuados;
d)Coordenar a gestão da frota automóvel de todos os organismos não integrados no SNS, bem como garantir a atualização do cadastro das viaturas.
3 -Incumbe, ainda, à DSGIRPA, em articulação com as entidades tuteladas pelo MS e com os serviços responsáveis pelo património do Estado:
a)Organizar, preservar e manter atualizado o cadastro do património do MS;
b)Instruir processos de aquisição, arrendamento, locação financeira, restituição por desocupação e constituição de direitos sobre imóveis dos serviços e organismos do MS;
c)Acompanhar e instruir processos tendentes à alienação, permuta e avaliação de imóveis dos serviços e organismos do MS;
d)Promover estudos na área da gestão do património do MS com vista à sua otimização.
4 -À DSGIRPA compete, ainda, estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade nas respetivas áreas de competência, em articulação com os serviços e organismos do MS e demais organismos com atribuições interministeriais nestas áreas.