1 -Os beneficiários ficam obrigados a organizar um processo técnico da operação cofinanciada, preferencialmente em suporte digital, de onde constem os documentos comprovativos da execução das suas diferentes ações e da consecução dos resultados aprovados.
2 -O processo técnico da operação deve estar sempre atualizado e disponível.
3 -O processo técnico das operações de natureza formativa deve respeitar, nomeadamente, as regras gerais em matéria de comunicação e integrar a seguinte documentação:
a)Programa das ações ou das atividades e respetivos cronogramas;
b)Manuais e textos de apoio, bem como a indicação de outros recursos técnicos ou didáticos utilizados na operação, nomeadamente os meios audiovisuais utilizados;
c)Identificação dos formadores e mediadores que intervêm nas ações, contratos de prestação de serviços, se forem externos, e certificados de competências pedagógicas ou comprovativo do pedido de exceção devidamente autorizada para o caso dos formadores, quando tal seja exigido, de acordo com a legislação nacional aplicável nesta matéria;
d)Ficha de inscrição dos formandos ou documento equivalente, informação sobre o processo de seleção, quando aplicável, apólices de seguros e contratos de formação, no caso de formandos inativos, desempregados ou empregados quando frequentem formação por sua iniciativa, os quais devem conter, nomeadamente, a identificação da ação que o formando vai frequentar, o número de horas de formação, a indicação do local e horário em que se realiza a formação, o montante e condições de atribuição dos apoios à frequência da formação a que eventualmente haja lugar e a obrigatoriedade de realização de seguros de acidentes pessoais, bem como a identificação do programa que cofinancia a operação;
e)Sumários ou registos das sessões formativas e relatórios de acompanhamento de formação prática em contexto de trabalho, estágios, workshops, visitas ou outras atividades, devidamente validadas pelos formadores ou outros técnicos responsáveis pela sua execução;
f)Registo de ausências ou de presenças de formandos e outros participantes;
g)Enunciados de provas e testes com os respetivos resultados, relatórios de trabalhos e estágios realizados, assim como pautas ou outros documentos que evidenciem o aproveitamento ou classificação dos formandos;
h)Avaliação do desempenho dos formadores, incluindo a perspetiva dos formandos;
i)Informação sobre as atividades e mecanismos de acompanhamento para a promoção da empregabilidade dos formandos, quando aplicável;
j)Relatórios, atas de reuniões ou outros documentos que evidenciem eventuais atividades de acompanhamento e avaliação da ação e as metodologias e instrumentos utilizados;
k)Outros documentos que permitam demonstrar a evidência fáctica da realização das ações de caráter não exclusivamente formativo;
l)Os elementos que evidenciem os resultados fixados nos termos da decisão de aprovação, incluindo o acompanhamento dos respetivos indicadores;
m)Originais, quando aplicável, e/ou outras evidências da publicidade e da informação produzida para a divulgação das operações;
n)Identificação da equipa técnica afeta à operação com a descrição de funções desenvolvidas no âmbito da entidade e da operação, com o respetivo registo horário, quando aplicável;
o)Regulamento interno da entidade formadora responsável pela execução da formação, quando aplicável;
p)Declarações de ausência de conflitos de interesses e outra documentação comprovativa da respetiva salvaguarda, designadamente nas relações estabelecidas com fornecedores ou prestadores de serviços.
4 -A estrutura e composição do processo técnico da operação, de caráter formativo, deve ser adaptada em função das especificidades da modalidade de formação adotada, devendo, no âmbito da formação a distância (e-learning ou b-learning), assegurar, designadamente, a inclusão da seguinte documentação:
a)Documento metodológico que descreva o modelo de formação a distância adotado, bem como os meios usados na sua implementação;
b)Indicação do software e suportes tecnológicos a utilizar e utilizados, bem como do responsável ou do administrador do sistema;
c)Guia da plataforma adotada;
d)Indicação do regime de apoio pedagógico a disponibilizar ao formando, nomeadamente o tipo de monitoria/tutoria (síncrona e assíncrona), a sua duração previsível e respetivas estratégias de comunicação;
e)Descrição dos instrumentos de verificação e controlo da monitoria/tutoria à distância síncrona e assíncrona;
f)Síntese dos registos datados relativos ao desenvolvimento de fluxos de comunicação (síncrona e assíncrona);
g)Registos dos sumários e das presenças/ausências de formandos e formadores na formação síncrona;
h)Evidências dos fluxos de comunicação estabelecidos entre formador e formandos durante a componente assíncrona e de todas as tarefas/atividades atribuídas e realizadas.
5 -O disposto no n.º 3 considera-se sob a responsabilidade e controlo da área governativa da tutela quando a formação confira habilitação escolar ou académica e seja ministrada por estabelecimento público ou privado de ensino legalmente reconhecido.
6 -As entidades formadoras que tenham sido contratadas ficam obrigadas a entregar o processo técnico-pedagógico no final da ação ao beneficiário que as tenha contratado.
7 -O processo técnico da tipologia de operação de aquisição de géneros alimentares e/ou de bens de primeira necessidade da área de combate à privação material, para além do cumprimento dos n.os 1 e 2, deve conter os seguintes elementos:
a)Processo de candidatura, incluindo os comprovativos de submissão no sistema de informação e respetivos anexos;
b)Proposta de decisão de aprovação, incluindo a comunicação da decisão e o respetivo termo de aceitação;
c)Cronograma da operação;
d)Cópia dos contratos de fornecimento dos produtos e das guias de remessa que comprovam a sua entrega nos locais de distribuição definidos no mapa de distribuição nacional.
8 -O processo técnico da tipologia de operação de distribuição de géneros alimentares e/ou de bens de primeira necessidade da área de combate à privação material, para além do cumprimento dos n.os 1 e 2, deve conter os seguintes elementos:
a)Processo de candidatura, incluindo a emissão de comprovativos de submissão no sistema de informação e respetivos anexos;
b)Proposta de decisão de aprovação, quando aplicável, incluindo a comunicação da decisão e o respetivo termo de aceitação;
c)Instrumentos de formalização da parceria e o modo de funcionamento, explicitando o contributo e as obrigações de cada uma das organizações parceiras no contexto da operação;
d)Cronograma da operação;
e)Informação sobre as ações de acompanhamento efetuadas aos destinatários últimos;
f)Listagem dos destinatários últimos aprovada;
g)Registo, no sistema de informação, das quantidades recebidas e distribuídas, incluindo as guias de remessa, folhas de controlo de existências, autos de perda, e credenciais devidamente preenchidas e assinadas;
h)Originais, quando aplicável, e/ou outras evidências da publicidade e informação produzida para a divulgação das operações;
i)Outra documentação que venha a ser exigida através de orientações emitidas pela autoridade de gestão.
9 -O processo técnico da tipologia de operação de atribuição de um montante financeiro associado ao cartão eletrónico para a aquisição de géneros alimentares e/ou de bens de primeira necessidade e definição das condições para a sua utilização na área de combate à privação material, para além do cumprimento dos n.os 1 e 2, deve conter os elementos constantes no n.º 7, de acordo com as adaptações constantes no aviso para apresentação de candidaturas.
10 -Ao processo técnico da tipologia de operação de distribuição indireta de géneros alimentares e/ou de bens de primeira necessidade através da atribuição de cartões eletrónicos para a sua aquisição nos estabelecimentos comerciais aderentes aplica-se o disposto no n.º 8, com as adaptações constantes no aviso para apresentação de candidaturas.
11 -O disposto no n.º 3 é aplicável, com as necessárias adaptações, à estrutura e composição dos processos técnicos referentes às tipologias de operação de natureza não formativa.
12 -Os beneficiários referidos no n.º 1 ficam obrigados a entregar às autoridades de gestão, aos organismos intermédios e aos organismos responsáveis pelo controlo, quando solicitado, os elementos do processo técnico, sem prejuízo da confidencialidade exigível.
13 -Para efeitos do disposto no n.º 1, no caso de operações executadas sob a responsabilidade dos beneficiários responsáveis pela execução de políticas públicas nacionais, o processo técnico corresponde ao conjunto dos processos individuais que constituem a operação, devendo o beneficiário adotar os procedimentos adequados para garantir a acessibilidade a esses processos individuais.