Art.º 11 · Portaria n.º 286/2013 — Competências da área de Administração e Apoio Geral

1 -À área de Administração e Apoio Geral compete, no domínio do Pessoal e Apoio Geral, entre outras:
1. a)Assegurar a execução de todos os procedimentos referentes à administração de pessoal, designadamente os relativos à relação jurídica de emprego e ao controlo e registo de assiduidade, mantendo também atualizados os processos individuais dos trabalhadores, incluindo a informação em suporte informático;
2. b)Apurar e fornecer a informação necessária ao correto processamento dos vencimentos, abonos e outras prestações sociais dos trabalhadores;
3. c)Instruir os processos administrativos que devam ser submetidos a despacho superior;
4. d)Elaborar o mapa de férias dos trabalhadores do estabelecimento prisional;
5. e)Comunicar os acidentes de trabalho às entidades competentes;
6. f)Desenvolver os procedimentos administrativos relativos à situação de faltas por doença e de outras situações de faltas justificadas ou injustificadas;
7. g)Notificar e emitir guias aos trabalhadores para comparência a atos para os quais tenham sido convocados;
8. h)Promover a divulgação no estabelecimento prisional das orientações emanadas pelos serviços centrais, bem como das normas internas, ordens de serviço e demais diretivas de caráter genérico;
9. i)Assegurar o apoio administrativo aos processos disciplinares, de acidentes de trabalho e de acidentes de viação;
10. j)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos;
11. k)Assegurar o atendimento telefónico e as comunicações eletrónicas institucionais;
12. l)Organizar o arquivo geral do estabelecimento prisional e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos;
13. m)Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outros serviços do estabelecimento prisional, que não disponham de apoio administrativo próprio, nomeadamente, os de apoio à direção.
2 -À área de Administração e Apoio Geral compete, no domínio da Gestão e Administração Financeira, entre outras:
1. a)Elaborar o projeto de orçamento relativo ao centro financeiro do estabelecimento prisional, de acordo com as indicações recebidas dos serviços centrais;
2. b)Elaborar o projeto de orçamento de receita própria;
3. c)Preparar a informação necessária à formalização de alterações orçamentais;
4. d)Executar o orçamento afeto ao estabelecimento prisional na ótica do centro financeiro, efetuando os cabimentos e compromissos das propostas de despesa;
5. e)Verificar a classificação e a cobertura orçamental nos processos de realização de despesa;
6. f)Promover uma adequada gestão dos recursos financeiros do orçamento do centro financeiro do estabelecimento prisional, acompanhando a evolução da execução orçamental e propondo medidas corretivas dos desvios, nos casos aplicáveis;
7. g)Assegurar a reconstituição e liquidação do fundo de maneio do estabelecimento prisional;
8. h)Reunir e preparar os elementos respeitantes ao estabelecimento prisional que devam integrar a conta de gerência da DGRSP;
9. i)Assegurar a gestão do fundo de maneio do estabelecimento prisional;
10. j)Zelar pelo controlo e segurança das disponibilidades em cofre, promovendo conferências regulares;
11. k)Elaborar, com periodicidade mensal, as reconciliações bancárias das contas existentes no estabelecimento prisional;
12. l)Liquidar, cobrar e manter atualizado o registo das receitas próprias do estabelecimento prisional;
13. m)Apurar e liquidar o IVA;
14. n)Depositar mensalmente o valor da receita própria arrecadada na conta de homebanking;
15. o)Promover o fluxo da receita arrecadada de acordo com as indicações recebidas dos serviços centrais;
16. p)Controlar e orientar as contas correntes dos reclusos, nos termos legalmente definidos, impondo a obrigatoriedade da sua escrituração;
17. q)Processar as remunerações aos reclusos, nos termos legalmente definidos;
18. r)Assegurar a aplicação das normas procedimentais emanadas pelos serviços centrais;
19. s)Manter atualizadas as aplicações informáticas de suporte à sua atividade;
20. t)Assegurar o arquivo apropriado de toda a documentação e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos que não são de conservação permanente.
3 -Em cada estabelecimento prisional, na área da tesouraria, existe um único trabalhador responsável por valores, numerário, títulos ou documentos que manuseie ou tenha à sua guarda, o qual apenas pode ser substituído por outro trabalhador nas suas faltas e impedimentos, com conhecimento do diretor ou, existindo, do adjunto do diretor para a área.
4 -O disposto na alínea k) do n.º 2 do presente artigo é concretizado por um trabalhador do estabelecimento prisional que não pertença ao setor da tesouraria e que, no setor da contabilidade, não tenha acesso às contas correntes, devendo-lhe ser diretamente remetidos pelo setor das entradas de correspondência os extratos bancários provindos das instituições de crédito.
5 -À área de Administração e Apoio Geral, no domínio da Gestão e Administração Patrimonial e das Atividades Económicas, compete entre outras:
1. a)Assegurar a execução dos procedimentos respeitantes às aquisições de bens, serviços e equipamentos;
2. b)Manter atualizada uma lista de fornecedores de bens, serviços e equipamentos, bem como dos respetivos preços e condições de venda;
3. c)Efetuar prospeções ao mercado, tendo em vista obter indicação sobre os melhores preços nos domínios dos processos de compra e venda de bens e serviços, nos termos da lei;
4. d)Efetuar o levantamento de necessidades de bens e serviços do estabelecimento prisional, de acordo com as indicações recebidas dos serviços centrais, no sentido de serem promovidas as aquisições centralizadas;
5. e)Proceder à gestão dos stocks, em consonância com critérios definidos, e ao controlo das existências em armazéns;
6. f)Promover a organização dos bens armazenados;
7. g)Elaborar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens e equipamentos do estabelecimento prisional;
8. h)Zelar pela manutenção das instalações, equipamentos e veículos do estabelecimento prisional;
9. i)Assegurar a atualização da informação relativa às viaturas afetas ao estabelecimento prisional, incluindo os serviços de manutenção, assistência e reparação, de acordo com indicações recebidas dos serviços centrais;
10. j)Estabelecer normas de funcionamento dos equipamentos e instalações e assegurar a sua execução e fiscalização;
11. k)Acompanhar o funcionamento dos equipamentos e instalações, promovendo as ações de manutenção e reparação necessárias, bem como propor a sua substituição;
12. l)Assegurar os trabalhos de manutenção e conservação das instalações com recurso preferencial à utilização de mão-de-obra reclusa;
13. m)Assegurar a receção dos bens e serviços adquiridos, procedendo à respetiva conferência no que diz respeito à qualidade e quantidade dos fornecimentos, bem como à verificação do cumprimento das condições contratualizadas;
14. n)Manter atualizada a informação relativa aos contratos em vigor no estabelecimento prisional;
15. o)Acompanhar a execução material dos contratos de bens e serviços;
16. p)Monitorizar os consumos de natureza variável corrente, propondo medidas de contenção;
17. q)Assegurar a atualização da informação relativa às casas de função do estabelecimento prisional;
18. r)Manter atualizadas as aplicações informáticas de suporte à sua atividade;
19. s)Assegurar a aplicação das normas procedimentais emanadas pelos serviços centrais;
20. t)Proceder às aquisições de bens, serviços e equipamentos para a cantina e para o bar, assegurando o fornecimento de bens essenciais ao bem-estar dos reclusos, gerindo os stocks de bens nos mesmos moldes do armazém geral;
21. u)Elaborar o inventário dos bens afetos ao bar e à cantina do estabelecimento prisional;
22. v)Assegurar o funcionamento e a gestão da messe quando explorada pelo estabelecimento prisional;
23. w)Propor à direção do estabelecimento prisional os preços a praticar na venda dos bens da cantina e da messe do estabelecimento prisional;
24. x)Garantir o cumprimento atempado das obrigações fiscais e contabilísticas do bar, cantina e messe, quando explorados pelo estabelecimento prisional;
25. y)Propor o valor a cobrar na venda de bens e serviços das explorações económicas;
26. z)Assegurar o cumprimento dos protocolos elaborados pela DGRSP com empresas fornecedoras de trabalho em meio prisional;
27. aa)Assegurar o arquivo apropriado de toda a documentação e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos que não são de conservação permanente.
6 -O disposto nas alíneas a) a g) do n.º 2 do presente artigo não é aplicável a estabelecimento prisional sem centro financeiro.

Artigo 11.º — Competências da área de Administração e Apoio Geral

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