- 1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável ao ICNF, I. P.
- 2 -A eliminação de documentos e agregações pelo ICNF, I. P., aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível, processando-se nos seguintes termos:
- a)Dono - processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
- b)Dono - agregações excluídas da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
- c)Dono - subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação;
- d)Participante - processos de negócio com destino final de conservação mediante consulta prévia do órgão de coordenação, nos termos do disposto no n.º 10 do artigo 12.º;
- e)Participante - processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
- f)Participante - processos de negócio com destino final de eliminação:
- g)Participante - subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação;
- h)Participante - subdivisões de processos de negócio com destino final de eliminação.
- 3 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
- a)Produção do auto de eliminação nos termos do artigo 17.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
- b)Validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos responsáveis da gestão de topo do ICNF, I. P., ou seus delegados, pelos responsáveis do serviço produtor e pelos responsáveis do serviço de gestão da informação ou do arquivo, conforme aplicável;
- c)Conservação do auto de eliminação, a título definitivo;
- d)Submissão do auto de eliminação ao órgão de coordenação nos termos definidos e publicitados por este organismo.
- 4 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.
- 5 -A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 16.º
- 6 -A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.
Artigo 13.º — Eliminação
Vigente desde: 30/12/2021
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Versão 1Versão em vigor
Em vigor desde 30/12/2021