Art.º 5 · Portaria n.º 339/2007 — Direcção de Serviços de Documentação e Relações Públicas

1 -À Direcção de Serviços de Documentação e Relações Públicas, abreviadamente designada DSDRP, compete no âmbito dos serviços de documentação e arquivo:
1. a)Recolher, tratar e difundir, sempre que possível com recurso à via electrónica, a documentação e informação técnica especializada com interesse para as actividades do MAI;
2. b)Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG, assegurando o tratamento da documentação, através de técnicas documentais automatizadas;
3. c)Identificar e gerir os recursos documentais dos organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns;
4. d)Promover a organização e gestão de um catálogo colectivo do acervo documental existente nos centros de documentação e bibliotecas dos organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns e a sua disponibilização em linha;
5. e)Assegurar a ligação e acessos a bases de dados nacionais e estrangeiras, nomeadamente de legislação;
6. f)Organizar e manter o arquivo geral do MAI, com competências sobre toda a documentação de arquivo que deixou de ser de uso corrente e assegurar a sua gestão;
7. g)Acautelar a gestão dos arquivos correntes da Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo;
8. h)Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar os organismos, aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns, no desenvolvimento de planos de classificação;
9. i)Elaborar e actualizar em colaboração com os organismos a que presta apoio, propostas de Portarias de gestão de documentos ou outros instrumentos que legitimem a eliminação de documentos de arquivo, de acordo com a legislação em vigor;
10. j)Apoiar tecnicamente os organismos do MAI na concepção e implantação de sistemas de gestão integrada de documentos de arquivo;
11. l)Editar, divulgar e distribuir as publicações elaboradas na Secretaria-Geral ou noutros organismos do MAI.
2 -Compete à DSDRP no âmbito dos serviços de relações públicas:
1. a)Assegurar o serviço de relações públicas do MAI, em especial dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos de protocolo no âmbito do MAI, articulando com os demais serviços e organismos do Ministério a sua acção, organizando os actos relativos às obrigações protocolares dos serviços do Ministério, bem como dos membros do Governo;
2. b)Realizar e apoiar a organização de congressos, seminários, conferências e outras actividades afins no MAI;
3. c)Recolher, tratar e difundir a informação dos órgãos de comunicação social com interesse para as actividades do MAI;
4. d)Assegurar os contactos com os órgãos da comunicação social, acompanhando a preparação e difusão dos materiais destinados a publicação, nomeadamente providenciando quanto à distribuição dos textos das intervenções oficiais;
5. e)Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as acções sectoriais dos diversos serviços do MAI nesse âmbito;
6. f)Participar na divulgação das actividades dos serviços do MAI;
7. g)Assegurar a recepção e atendimento ao público nos edifícios sede do MAI;
8. h)Apoiar a estada e visita de missões e delegações estrangeiras ao País quando superiormente solicitado.

Artigo 5.º — Direcção de Serviços de Documentação e Relações Públicas

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