Portaria

Portaria n.º 345/2007

Estabelece a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública e as competências das respectivas unidades orgâncias e fixa o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis

Artigo 1.º

Estrutura nuclear da Secretaria-Geral

A Secretaria-Geral do MFAP (SGMFAP), estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares:

a)Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade;
b)Direcção de Serviços de Gestão de Recursos;
c)Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;
d)Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação;
e)Direcção de Serviços de Informação e Relações Públicas;
f)Unidade Ministerial de Compras.

Artigo 2.º

Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade

À Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade, abreviadamente designada por DSIQ, compete:

a)Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão;
b)Assegurar a articulação entre os serviços do Ministério e a Agência para a Modernização Administrativa, I. P.;
c)Promover a aplicação de medidas de aperfeiçoamento organizacional e de modernização administrativa, bem como assegurar todos os procedimentos incluídos no conceito de qualidade em serviços públicos;
d)Elaborar indicadores chave de actividade e de desempenho;
e)Proceder à avaliação do desempenho institucional da secretaria-geral e colaborar com os serviços do MFAP nesta matéria;
f)Proceder a estudos de adequação das estruturas orgânicas dos serviços aos objectivos e missões fixadas e emitir pareceres em matéria de estruturas e modelos organizacionais a adoptar, nos termos da legislação e vigor;
g)Articular com o Instituto de Informática do MFAP e com o CEGER, a realização de projectos nas áreas de responsabilidade da SGMFAP e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afectos;
h)Assegurar o apoio às demais unidades da secretaria-geral e aos Gabinetes dos membros do Governo na gestão e operação dos recursos de informáticos que lhes estejam afectos;
i)Preparar os planos anuais de actividades da Secretaria-Geral e acompanhar a sua execução e elaborar o respectivo relatório de actividades.

Artigo 3.º

Direcção de Serviços de Gestão de Recursos

1 -Compete à Direcção de Serviços de Gestão de Recursos, abreviadamente designada por DSGR, em matéria de recursos humanos:
1. a)Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respectiva implementação;
2. b)Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de quadros de pessoal, nos termos legalmente fixados;
3. c)Assegurar a gestão e organizar e coordenar a formação dos recursos humanos;
4. d)Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais, numa perspectiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e elaborar o programa anual de formação;
5. e)Programar e acompanhar as acções de selecção, recrutamento e acolhimento de pessoal;
6. f)Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal do quadro da secretaria-geral, dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
7. g)Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
8. h)Organizar e manter actualizada a informação relativa aos recursos humanos do Ministério;
9. i)Elaborar o balanço social da SGMFAP e o balanço social consolidado do Ministério;
2 -Compete à DSGR em matéria de recursos financeiros:
1. a)Elaborar, tendo em consideração o plano de actividades anual, as propostas de orçamento da SGMFAP e dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
2. b)Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;
3. c)Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela secretaria-geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efectuar processamentos, liquidações e pagamentos;
4. d)Organizar a conta anual de gerência da secretaria-geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
5. e)Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
6. f)Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;
7. g)Processar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;
8. h)Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes em serviço e doenças profissionais, nos termos legais;
9. i)Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.
3 -Compete à DSGR em matéria de recursos patrimoniais e de aprovisionamento:
1. a)Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais afectos à secretaria-geral e aos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
2. b)Organizar os procedimentos e a celebração de contratos para a realização de obras e para a aquisição de bens e serviços;
3. c)Gerir os contratos de prestação de serviços da SGMFAP, dos gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
4. d)Assegurar a aquisição, distribuição e controlo dos artigos de consumo corrente;
5. e)Coordenar a gestão do parque de viaturas automóveis da SGMFAP e das afectas aos gabinetes dos membros do Governo;
6. f)Garantir o inventário centralizado de todos os bens da secretaria-geral ou à sua guarda.
4 -Compete à DSGR em matéria de recepção e expedição de correspondência:
1. a)Assegurar a recepção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na secretaria-geral;
2. b)Assegurar o serviço de expedição da correspondência da secretaria-geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso

À Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso, abreviadamente designada por DSAJC, compete:

a)Dar o apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do MFAP.
b)Elaborar estudos, pareceres e informações de carácter jurídico;
c)Elaborar os projectos de resposta nos recursos contenciosos;
d)Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo, acompanhando a respectiva tramitação;
e)Participar na preparação, elaboração e análise de projectos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos;
f)Emitir, quando tal lhe seja determinado, parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares;
g)Intervir, quando tal lhe seja determinado, em quaisquer processos de sindicância, inquéritos ou disciplinares;
h)Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que revelem interesse directo para o Ministério.

Artigo 5.º

Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação

1 -Compete à Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação, abreviadamente designada por DSAD, em matéria de documentação e biblioteca:
1. a)Organizar e realizar a gestão da Biblioteca Central do Ministério, assegurando nomeadamente a integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos seus Serviços que não disponham de bibliotecas próprias;
2. b)Assegurar a coordenação central das bases de dados das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;
3. c)Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua directa responsabilidade, em particular a base de dados de imprensa;
4. d)Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;
5. e)Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos restantes Serviços do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos;
6. f)Divulgar e difundir a informação existente nos serviços de documentação do Ministério, nomeadamente através da Biblioteca Digital;
7. g)Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativa a fontes documentais;
8. h)Proceder à distribuição interna de normas e directivas necessárias ao funcionamento da SGMFAP;
9. i)Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras actividades.
2 -Compete à DSAD em matéria de arquivos:
1. a)Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos Gabinetes dos membros do Governo e dos Serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;
2. b)Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
3. c)Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos;
4. d)Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais;
5. e)Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:
  1. i)A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos organismos dependentes do MFAP;
  2. ii)A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda;
  3. iii)A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;
  4. iv)A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no Arquivo.

Artigo 6.º

Direcção de Serviços de Informação e Relações Públicas

À Direcção de Serviços de Informação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSIRP, compete:

a)Recolher, analisar e difundir a informação noticiosa escrita portuguesa e estrangeira sobre matérias de interesse para o Ministério;
b)Assegurar a organização dos actos sociais dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério;
c)Assegurar, no âmbito das suas atribuições, os contactos com entidades nacionais e estrangeiras ou de organizações internacionais, bem como o seu acompanhamento;
d)Preparar e organizar, quer a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País quer a estada de delegações portuguesas no estrangeiro;
e)Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as acções sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito, nos termos que lhe forem superiormente determinados;
f)Participar na divulgação das actividades dos serviços do Ministério;
g)Organizar e assegurar o serviço de recepção e atendimento do público no edifício sede do Ministério;
h)Assegurar o serviço de recepção dos gabinetes dos membros do Governo;
i)Atender sugestões, iniciativas e reclamações do público, prestando os necessários esclarecimentos ou promovendo o respectivo encaminhamento para os serviços e organismos responsáveis.

Artigo 7.º

Unidade Ministerial de Compras

À Unidade Ministerial de Compras, compete:

a)Promover a centralização ao nível ministerial da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas ao nível da Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP);
b)Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério, relativamente a acordos quadro ou outros contratos públicos celebrados pela ANCP;
c)Efectuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ANCP;
d)Enviar informação de compras à ANCP que vierem a ser definidos por esta;
e)Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas;
f)Em articulação com as entidades compradoras, zelar para que os orçamentos de obras, fornecimentos e serviços externos, sejam efectuados por itens de compra e utilizando preços de referência adequados;
g)Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente, com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzem em poupança efectiva;
h)Instalar e gerir os sistemas de informação relacionados com compras que venham a ser definidos pela ANCP.

Artigo 8.º

Unidades orgânicas flexíveis

É fixado em quatro o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis da SG.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.

O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos, em 23 de Março de 2007.

Artigo 3.º

Direcção de Serviços de Gestão de Recursos

1 -Compete à Direcção de Serviços de Gestão de Recursos, abreviadamente designada por DSGR, em matéria de recursos humanos:
1. a)Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respectiva implementação;
2. b)Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de quadros de pessoal, nos termos legalmente fixados;
3. c)Assegurar a gestão e organizar e coordenar a formação dos recursos humanos;
4. d)Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais, numa perspectiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e elaborar o programa anual de formação;
5. e)Programar e acompanhar as acções de selecção, recrutamento e acolhimento de pessoal;
6. f)Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal do quadro da secretaria-geral, dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
7. g)Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;
8. h)Organizar e manter actualizada a informação relativa aos recursos humanos do Ministério;
9. i)Elaborar o balanço social da SGMFAP e o balanço social consolidado do Ministério;
2 -Compete à DSGR em matéria de recursos financeiros:
1. a)Elaborar, tendo em consideração o plano de actividades anual, as propostas de orçamento da SGMFAP e dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
2. b)Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;
3. c)Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela secretaria-geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efectuar processamentos, liquidações e pagamentos;
4. d)Organizar a conta anual de gerência da secretaria-geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;
5. e)Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;
6. f)Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;
7. g)Processar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;
8. h)Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes em serviço e doenças profissionais, nos termos legais;
9. i)Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.
3 -Compete à DSGR em matéria de recursos patrimoniais e de aprovisionamento:
1. a)Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais afectos à secretaria-geral e aos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;
2. b)Organizar os procedimentos e a celebração de contratos para a realização de obras e para a aquisição de bens e serviços;
3. c)Gerir os contratos de prestação de serviços da SGMFAP, dos gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;
4. d)Assegurar a aquisição, distribuição e controlo dos artigos de consumo corrente;
5. e)Coordenar a gestão do parque de viaturas automóveis da SGMFAP e das afectas aos gabinetes dos membros do Governo;
6. f)Garantir o inventário centralizado de todos os bens da secretaria-geral ou à sua guarda.
4 -Compete à DSGR em matéria de recepção e expedição de correspondência:
1. a)Assegurar a recepção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na secretaria-geral;
2. b)Assegurar o serviço de expedição da correspondência da secretaria-geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.