Art.º 5 · Portaria n.º 345/2007 — Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação

1 -Compete à Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação, abreviadamente designada por DSAD, em matéria de documentação e biblioteca:
1. a)Organizar e realizar a gestão da Biblioteca Central do Ministério, assegurando nomeadamente a integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos seus Serviços que não disponham de bibliotecas próprias;
2. b)Assegurar a coordenação central das bases de dados das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;
3. c)Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua directa responsabilidade, em particular a base de dados de imprensa;
4. d)Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;
5. e)Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos restantes Serviços do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos;
6. f)Divulgar e difundir a informação existente nos serviços de documentação do Ministério, nomeadamente através da Biblioteca Digital;
7. g)Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativa a fontes documentais;
8. h)Proceder à distribuição interna de normas e directivas necessárias ao funcionamento da SGMFAP;
9. i)Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras actividades.
2 -Compete à DSAD em matéria de arquivos:
1. a)Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos Gabinetes dos membros do Governo e dos Serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;
2. b)Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;
3. c)Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos;
4. d)Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais;
5. e)Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:
  1. i)A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos organismos dependentes do MFAP;
  2. ii)A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda;
  3. iii)A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;
  4. iv)A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no Arquivo.

Artigo 5.º — Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação

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