1 -As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a)Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à autenticação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c)A guia de remessa poderá ser remetida em papel ou eletronicamente conforme acordado com o arquivo definitivo;
d)A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências topográficas e demais informação pertinente.
2 -A elaboração da guia de remessa deverá contemplar os seguintes elementos informativos:
a)Entidade Remetente;
b)Número de saída da remessa;
c)Data da remessa;
d)Responsável pela Remessa;
e)Entidade Destinatária;
f)Número de entrada da remessa;
g)Data de entrada;
h)Responsável pela receção;
i)Fundo arquivístico (exemplo: Tribunal de ...);
j)Designação da subunidade orgânico-funcional;
k)Série;
l)Número de referência na tabela de seleção;
m)Datas extremas;
n)Número e tipo de unidades de instalação referentes à série;
o)Suporte;
p)Dimensão da série;
q)Referência a cada unidade de instalação com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa e descrição do seu conteúdo atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária;
r)Cota.
3 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.