Art.º 5 · Portaria n.º 404/80 — (Segurança do microfilme)

1 -Na microfilmagem dos documentos deverão observar-se as operações seguintes:
1. a)Selecção da documentação;
2. b)Preparação dos originais a microfilmar;
3. c)Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;
4. d)Microfilmagem propriamente dita;
5. e)Conferência do microfilme com o original no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;
6. f)Identificação das microcópias;
7. g)Descrição e armazenamento das microcópias.
2 -Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, bem como pela segurança da inutilidade dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização, o chefe do serviço onde funciona o respectivo centro de microfilmagem.
3 -O início e o termo de cada filme e ainda qualquer parte intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do responsável.
4 -Os filmes não deverão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e encerramento.
5 -Será elaborado um livro de registo de filmes conservados, que possuirá termos de abertura e encerramento, bem como a referência de eventuais colagens, cortes ou emendas, cujas páginas serão rubricadas pelo respectivo chefe de serviço.
6 -As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que deverão ficar guardadas em locais diferentes.
7 -A conservação dos filmes será feita em bobinas convenientemente referenciadas.
8 -O serviço de microfilmagem deverá elaborar um livro de registo de todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.
9 -As fotocópias obtidas a partir de microfilmes têm a mesma força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do responsável, devidamente autenticada com selo branco.
10 -Quando se proceder à microfilmagem, efectuar-se-á uma declaração donde conste que as imagens reproduzidas em filme são reproduções totais exactas dos originais.

ARTIGO 5.º — (Segurança do microfilme)

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