Art.º 11 · Portaria n.º 509/2004 — Formalidades das remessas

1 -As remessas referidas nos artigos 9.º e 10.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Preenchimento da guia de remessa e do auto de entrega, sendo que este último só se elaborará quando se proceder a uma transferência de documentação do arquivo intermédio para o arquivo histórico, ou nos casos de incorporação, doação ou depósito de documentação oriunda do exterior da SCML; este auto de entrega servirá como título de prova;
2. b)Nos casos em que seja transferida documentação dos serviços para o arquivo intermédio só será preenchida a guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação enviada, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será elaborada em duplicado, sendo que a cópia se destina ao serviço remetente e o original será enviado ao arquivo antes da transferência da documentação;
4. d)Após a recepção dos documentos, o arquivo fará a conferência dos elementos e enviará para o serviço que remeteu a documentação o impresso conferido e acrescentado com as informações consideradas pertinentes.
2 -Os formulários referidos no número anterior (auto de entrega e guia de remessa) são os que constam do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 11.º — Formalidades das remessas